Сроки хранения трудового договора

Сроки хранения трудового договора

Всё о сроке хранения трудовых договоров


» Для каждого кадровика важен срок хранения трудовых договоров. Пока человек трудится на предприятии, такой вопрос не возникает.

Но если он увольняется, то уничтожать трудовой договор незаконно. Сколько бы ни хранились такие документы, обязательно должна быть соблюдена процедура их передачи для дальнейшего хранения.

Порядок заключения трудового соглашения известен всем руководителям. Документ обязательно должен быть зарегистрирован и отправлен на хранение.

Вся работа с трудовыми договорами осуществляется кадровым работником, а в небольших фирмах – секретарем или главным бухгалтером. Главное, на что необходимо обратить внимание, – это дата документа.

Во-первых, она обязательно должна быть указана. Во-вторых, не позднее 3 дней после оформления соглашения новый сотрудник обязан ознакомиться с распоряжением руководителя. Специалисты по делопроизводству советуют издавать приказ в день заключения контракта, чтобы не было просрочек.

Один оригинал соглашения должен быть выдан служащему на руки уже после регистрации. Поэтому кадровику обязательно нужно соблюсти процедуру.

Если номер указан, он вносится в специальный журнал. Многие до сих пор используют бумажные варианты таких книг, поэтому к ним предъявляются особые требования.

Журнал прошивается, страницы прономеровываются и т.д. Помимо номера договора, он может содержать дополнительную информацию. Например, сведения о подчиненном, его должности, сроке работы, реквизиты распоряжения начальства и т.д.

И только после этого сотрудник получает свой документ, а второй экземпляр хранится на предприятии.

При этом служащий ставит свою подпись в регистрационной книге. На многих предприятиях существует практика подписи на экземпляре ТД, который остается у работодателя. Трудовое соглашение работника остается в кадровом отделе. Некоторые подшивают такие документы в личные дела работников, другие формируют отдельный архив.

Некоторые подшивают такие документы в личные дела работников, другие формируют отдельный архив.

Документы обязательно хранятся на предприятии, так как они могут понадобиться сторонам (для внесения изменений и т.д.). Но это правило не касается уволенных служащих.

Бумаги часто хранятся в отделе кадров долгие годы, поэтому существуют особые правила их содержания. По закону, работодатель обязан обеспечить сохранность документов, поэтому их помещают в специальные шкафы.

Желательно, чтобы они были защищены от пожара и других вредных внешних факторов. Многие современные компании предпочитают держать такие важные документы в электронном виде.

Руководство организации обязано принимать все меры для того, чтобы данные не были утрачены, искажены или попали в общий доступ. Помимо этого, существует порядок, согласно которому все электронные данные должны время от времени перезаписываться на более новые носители информации.

Справка: для более эффективной работы на большом предприятии целесообразно создать свой отдельный архив. В случае увольнения с контрактами поступают особым образом.

Их отправляют в архив, где они находятся не менее 75 лет. 75-летний срок используется для сохранения документов обычных подчиненных. Что касается руководителей, подчиненных, имеющих различные награды, и других служащих, то их документы хранятся бессрочно.

Если ТД внесен в личное дело, то для передачи его обязательно необходимо правильно подшить. Делается это следующим образом:

  1. они сшиваются вместе, при этом вначале нужно приложить бланк для описи, а в конце – бланк для заверения.
  2. со всех бумаг снимаются скрепки;

Затем документы помешаются в скоросшиватель.

Все листы личного дела должны свободно переворачиваться. Когда контракты помещены в отдельные папки, перед отправкой с ними также необходимо провести определенные действия. Все ТД должны быть систематизированы по году увольнения, а также в алфавитном порядке. Если документов слишком много, то кадровику следует разделить их на несколько томов.

Если документов слишком много, то кадровику следует разделить их на несколько томов. Срок хранения современных трудовых договоров составляет 75 лет.

Многие специалисты уже давно поговаривают о том, чтобы сократить этот период до 50 лет. Но, несмотря на такое уменьшение, срок хранения все равно остается немаленький. Поэтому кадровым работникам нужно продолжать соблюдать процедуру ведения и хранения ТД, а также их передачи после ухода сотрудников.

Сейчас заключение в России трудового договора с иностранным гражданином далеко не редкость.

Чаще всего По общему правилу, в РФ заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 Споров по поводу того, нужен ли трудовой договор с генеральным директором ˗ единственным учредителем, Знать, чем срочный трудовой договор отличается от бессрочного, важно не только для руководителей.

В

Правила хранения трудовых договоров

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:По мнению суда, сославшегося на ч.

4 ст. 84.1, абз. 8 ст. 165, ст.

234 ТК РФ, а также п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, исходя из правового смысла закона, работодатель несет ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Если по своей вине работодатель не выдал трудовую книжку в день прекращения трудового договора, то у него возникает корреспондирующая обязанность возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки, при этом средний заработок для оплаты времени вынужденного прогула рассчитывается в соответствии со ст.

139 ТК РФ. Как подчеркнул суд, трудовое законодательство расценивает факт отсутствия у работника трудовой книжки как препятствие к трудоустройству, а период задержки ее выдачи — как период незаконного лишения работника возможности трудиться.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:По мнению суда, сославшегося на ч. 5 ст. 65, ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. п. 40, 42, 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателя (утв.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225), приведенные положения закона во взаимосвязи с нормой ч.

6 ст. 84.1 ТК РФ о порядке действий работодателя в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно, указывают на то, что отсутствие у работодателя трудовой книжки работника, а также письменного заявления последнего об оформлении новой трудовой книжки не исключает обязанности работодателя уведомить работника об этих обстоятельствах и предложить ему разрешить в установленном порядке вопрос о предъявлении трудовой книжки для внесения в нее записи об увольнении либо об оформлении новой трудовой книжки. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс: Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Напомним также, что и в приказе об увольнении должна содержаться именно эта формулировка основания расторжения трудового договора (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Статья 22.1.

Сроки хранения документов по личному составу

О новых сроках хранения документов (кадровая документация)

Автор публикации: Юрист Написать Подписаться4 361 просмотров 1 172 дочитываний 10 марта 2020 в 19:23 Краткое содержание:В процессе деятельности каждой организации всегда образуется множество документов. Основной объем связан с ведением коммерческой деятельности, взаимодействием с контрагентами, общением с государственными органами и т.п.Каждый документ имеет определенные сроки хранения.

Эти сроки зависят от вида документа и регулируемых им отношений. Экземпляры договоров, соглашений, платежные документы могут и должны быть представлены как доказательство в суде или надзорном органе. Все это обуславливает сроки их хранения.Но кроме коммерческой деятельности предприятия, огромный объём документации связан с трудовыми отношениями.

Кадровая документация имеет значительные сроки хранения, которые зависят не только от сроков исковой давности, но и средней продолжительности человеческой жизни.Работник предприятия не только хорошо функционирующий механизм, но и человек, который на исходе жизненного пути получает право на различные пособия от государства, а размер пособий может зависеть от выполнявшейся работы и её продолжительности. Все это подтверждается документами, срок хранения которых зависит от продолжительности человеческой жизни и определяется Росархивом. Перечень и сроки хранения документов регулярно обновляются.

Так, в конце февраля 2020 года вступил в силу приказ Росархива, утверждающий перечень типовых документов, создаваемых государственными органами и организациями, и сроки их хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236

«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»

(зарег. В Минюсте России 06.02.2020 г.

№ 57449)).Ниже я предлагаю переработанные выдержки из утвержденного перечня с указанием сроков хранения.1.

Коллективные договоры – постоянно.2.

Штатные расписания (в т.ч. изменения к ним) – постоянно (по месту утверждения); 3 года (в других организациях).3. Положения об оплате труда и премировании работников – постоянно (по месту утверждения); 5 лет (в других организациях).4. Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок – 1 год (после замены новыми).5.

Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных – по месту утверждения (постоянно), в других организациях – 3 года (после замены новыми).6.

Графики отпусков – 3 года.7. Книги, журналы, карточки учета, базы данных: приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 50/75 лет.8. Книги, журналы, карточки учета, базы данных: бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; лиц, подлежащих воинскому учету; отпусков – 5 лет.9.
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; лиц, подлежащих воинскому учету; отпусков – 5 лет.9.

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии).10. Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица – 5 лет (после увольнения или изменения материально ответственного лица).11.

Уведомления о трудоустройстве иностранных граждан – 3 года.12. Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии).13.

Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о направлении в командировку работников – 5 лет (об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет).14. Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: о дисциплинарных взысканиях – 3 года.15.

Согласие на обработку персональных данных – 3 года (после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором).16. Должностные регламенты (инструкции) работников – 50/75 лет.17. Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии).18.

Личные дела руководителей и работников организаций – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии). Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации.19. Журналы, книги учета: инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.20.

Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) – до востребования. Невостребованные работниками – 50/75 лет.21. Документы (акты, докладные, служебные записки) о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка – 1 год.22. Документы (акты, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда – 3 года.23.
Документы (акты, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда – 3 года.23.

Табели (графики), журналы учета рабочего времени – 5 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет).24. Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников организации – 5 лет.25. Переписка об установлении размера заработной платы, денежного содержания, начислении премий – 5 лет.26.

Уведомления, предупреждения, работников (-ам) работодателем – 3 года.27. Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий – 1 год.28. Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий, – 3 года.Срок хранения 50/75 лет означает, что документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.Документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.

«Об архивном деле в Российской Федерации»).да 43 / -4 нетВаш рейтинг должен быть не менее 500 для оценки публикацииОК Поделиться в социальных сетях: Отписаться от обсужденияПодписаться на обсужденияПопулярныеНовыеСтарыеПоказать ещё комментарии (1)

вчера, 19:45

По словам чиновников, заработная плата, социальные выплаты, и соответственно пенсия достаточно высокие в стране, по крайней мере на бумаге.

Но если ознакомиться с форумами или почитав комментарии .
1 64 вчера, 11:22

Совет Федерации постоянно мониторит ситуацию на рынке труда, в случае необходимости в законодательство об удаленной работе могут быть внесены изменения, заявила спикер Совета Федерации Валентина .

2 42 вчера, 09:22

Syda_Productions / Depositphotos.comГруппа депутатов Госдумы и сенаторов РФ разработала законопроект, который должен улучшить правовое положение учителей и преподавателей. В частности, предлагается 0 28 вчера, 07:49

Константин ЧуйченкоФото: Сергей Гунеев / РИА НовостиГлава Минюста Константин Чуйченко прокомментировал идею заменить трудовых мигрантов российскими заключенными.

Об 1 65 позавчера, 11:02

После развала Советского Союза произошли небольшие экономические изменения. И российские капиталисты, используя Трудовой кодекс РФ, локальные нормативные акты и коллективный договор, 1 177 позавчера, 10:25

Источник: gazeta.ru (оригинал)Эксперты назвали лучшие вакансии выходного дня, сообщает ТАСС со ссылкой на исследование платформы по поиску работы HeadHunter.В России сейчас открыто около 3 тыс. 0 3 позавчера, 09:51

О том, что власти в преддверии сентябрьских выборов в Госдуму могут объявить об индексации пенсий работающим пенсионерам, чтобы тем самым мотивировать россиян пойти на избирательные 1 79 позавчера, 02:10

График выплаты пенсии за июнь 2021 года В России 12 июня 2021 года является праздничным днем, при этом он выпадает на субботу.

В связи с этим ближайший понедельник становится выходным днем. Когда . 1 230 22.05.2021, 23:25

Из заявления кредитно-финансового учреждения следует, что максимальный срок займа – месяц.Речь идет о новом банковском продукте с особой механикой: предполагаются в том числе более низкие чеки .

0 111 22.05.2021, 14:31

Добрый день или добрый вечер уважаемые читатели!Предлагаю новую публикацию.ВведениеРасчётОбсуждениеВсё взрослое население нашей многострадальной страны делится на две категории:- Ура! 24 250 21.05.2021, 21:43

В конце января в каждой третьей столичной компании дистанционно работали более 30% сотрудников. Требование об обязательном переводе персонала на удаленку давно отменили, 1 53 21.05.2021, 12:54

Проект устанавливает порядок конвертации электронных и перевода бумажных документов в электронные, а также правила долгосрочного хранения последних.

В обзоре рассмотрим основные 5 57 21.05.2021, 10:33

Этой весной в России массовые драки мигрантов случались от Урала до столичных городов.

В стычках участвуют сотни гастарбайтеров, выясняющих свои отношения с помощью бит, арматуры, цепей.

3 53 Сейчас читают публикациюЮристов онлайн Вопросов за суткиВопросов без ответовПодписаться на уведомленияМобильноеприложениеМы в соц. сетях

© 2000-2021 Юридическая социальная сеть 9111.ru *Ответ на вопрос за 5 минут гарантируется авторам VIP-вопросов. МоскваКомсомольский пр., д. 7Санкт-Петербургнаб.

р. Фонтанки, д. 59Екатеринбург:Нижний Новгород:Ростов-на-Дону:Казань:Челябинск:Администратор печатает сообщение

Сколько хранить кадровые документы: новые сроки

Автор: 22.01.2021 Актуально на 22 января 2021 Время для прочтения: 21 минута Прочитано: Сохранить статью Содержание В 2021 году действует , который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В частности, он установил новые сроки хранения кадровых документов в 2021 году. В таблицах приводим все документы по кадрам и срок хранения по каждому, а также объясняем, что конкретно изменилось.

Также смотрите: Обязательные сроки хранения кадровых документов в организации в 2021 году регламентирует упомянутого приказа Росархива.

Он включает следующие группы документов:

  1. пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
  2. пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
  3. пункт 8.2 – противодействие коррупции;
  4. пункт 8.4 – награждение.

Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2020 года. Например:

  1. график отпусков – 3 года, а не год;
  2. книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.

А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2020 года:

  1. документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
  2. заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
  3. книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.
  4. документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

  1. если после – 50 лет.
  2. если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников.

Сейчас такие документы хранят 75 лет. А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):

  1. заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;
  2. журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
  3. уведомления, предупреждения работников – 3 года;

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы Постоянно (1) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации Постоянно (1) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации.