Образец ответ на телефонограмму

Образец ответ на телефонограмму

Телефонограмма (образец заполнения)


» Содержание При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11). При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма.

Например: Передал — секретарь И.О.Петрова Тел. 924 19 35 Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова «Передал» от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами. Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля.

В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение.

Ниже указывается время приема — передачи (в часах и минутах). Например: Принял. — Инспектор канцелярии С.О.Лобова Тел. 923 28 22 11 час. 10 мин.Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ).
923 28 22 11 час. 10 мин.Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ).

Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.

Какую информацию можно передать телефонограммой? Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:

  1. Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия.

Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм. Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.

В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи. При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

Реквизит «адресат» оформляется в правом верхнем углу листа бумаги.При приеме телефонограммы необходимо записать; — название фирмы и номер ее телефона; — текст телефонограммы; — должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего; — дату и время приема.

Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй — хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.

В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором. Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом).

Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.).

Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением.

Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля.ВниманиеС помощью телефонограмм обычно передаются следующие сведения:

  1. короткие отчеты,
  2. запросы информации, не требующие приложений, и т.п.
  3. просьбы направить представителей на выездные работы,
  4. приглашения на конференции, встречи, совещания, заседания,
  5. информация о переносе или отмене назначенных ранее мероприятий,

цель телефонограммы – документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. 4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв.

приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160:

«Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления»

. Екатерина Каменева, главный специалист Управления документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом» Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства (исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п.

3 ст. 121 АПК РФ). Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора (выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа – письмо). Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный.

Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо.

Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос.

Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  1. а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.
  2. Положительный ответ должен быть максимально подробным,

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях.

Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях. Жестких требований нет. На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Поэтому если ваша организация / группа компаний / ведомство активно используют телефонограммы, то регламентация такой работы во внутренних документах становится необходимой.В качестве примера можем привести методические рекомендации ВНИИДАДа.

Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ.

ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

  1. должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
  2. должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
  3. входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
  4. исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.Датой телефонограммы является дата ее передачи. Предлагаем ознакомиться: В какой срок нужно прописаться после выпискиПоступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь.Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.

Чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений и при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой — в этом его основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов, и должны быть напечатаны четким, разборчивым шрифтом.Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста — по телефону. Записывается получателем; удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений.

Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.Рекомендации для передачи телефонограммы:

  1. • передавать только краткую и срочную информацию;
  2. • проверять правильность записи повторным чтением;
  3. • не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;
  4. • не передавать сложные тексты (текст должен содержать не более 50 слов);
  5. • записывать их в специальный журнал или оформлять на пишущей машине с последующей регистрацией (применять специальные бланки целесообразно при значительном объеме телефонограмм).

При передаче телефонограммы нескольким адресатам, к ней прилагают список учреждений и адресатов, а также номера телефонов, по которым ее передают.Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение.Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель. После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.

Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.Образец оформления телефонограммы>Форма бланка заказа на машинописные работыПриказ ГТК РФ от 26 февраля 1996 г. N 102

«О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном.Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС»

, 2020.

Рекомендуем прочесть:  Зааон об освобождении заключенвх

Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года.

Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.Вложения или прикрепленные файлыТекст сообщенияЗаголовок сообщенияСообщения электронной почтыЭлектронная почта (E-mail) является компьютерным аналогом обычной почты, в котором в качестве объектов пересылки вместо обычных почтовых отправлений (писем, открыток, пакетов и т.п.), а в качестве среды передачи вместо средств почтовой пересылки (различных видов транспорта) используются каналы информационно-вычислительных сетей.Пользователь электронной почты имеет уникальный адрес (аналог почтового адреса), который имеет следующий вид:Где имя_пользователя – производное имя, обозначающее пользователя (персону или организацию), а имя_домена обозначает узел электронной почты. Эти имена разделяются служебным символом подготовке сообщения электронной почты следует придерживаться определенных правил и рекомендаций.1.

Заголовок сообщения должен точно передавать его содержание.2. При необходимости в заголовке сообщения необходимо указывать степень его важности и срочности.3.

В заголовке должно быть указано, необходимо ли выполнение каких-то действий, или сообщение направлено только для информирования адресата.1. В начале текста сообщения должно быть соответствующее обращение к адресату.2.

При обращении к адресату впервые автору необходимо идентифицировать себя в начале текста сообщения, а в конце наряду с подписью указывать контактную информацию.

3. Общий объем текста сообщения не должен быть большим с тем, чтобы при его чтении не возникало затруднений, связанных с восприятием многостраничных документов. 4. Не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.5.

При посылке ответа на полученное сообщение желательно его текст включать в отправляемое сообщение для сохранения контекста обсуждаемой темы.1. Следует добавлять к сообщению только действительно необходимые файлы.2. В тексте сообщения необходимо обязательно дать краткое описание всех прикрепленных файлов.3.

При значительном объеме прикрепленных файлов желательно направлять сообщение в такое время, когда у адресата наименьшая интенсивность использования каналов связи.4.

Значительные по объему прикрепленные файлы рекомендуется компрессировать с помощью широко распространенных программ архивирования, а в тексте сообщения указывать имя примененной программы компрессии или формат архива (например, ZIP, RAR и т.п.).АДМИНИСТРАЦИЯ Начальнику Главного управленияПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ по делам ГО и ЧС Пермской13.04.2001 в малом зале состоится заседание противопаводковой комиссии.Зам.губернатора области О.М.

Значительные по объему прикрепленные файлы рекомендуется компрессировать с помощью широко распространенных программ архивирования, а в тексте сообщения указывать имя примененной программы компрессии или формат архива (например, ZIP, RAR и т.п.).АДМИНИСТРАЦИЯ Начальнику Главного управленияПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ по делам ГО и ЧС Пермской13.04.2001 в малом зале состоится заседание противопаводковой комиссии.Зам.губернатора области О.М.

ЖдановЧитайте так же: Альтернатива для многодетных земля или квартираПередал специалист И.А. Петелина 58 71 75Принял секретарь Л.И. Иванова 33 61 42Не нашли то, что искали?

Воспользуйтесь поиском:Лучшие изречения:Студент — человек, постоянно откладывающий неизбежность. 10619 — | 7341 — или читать все.185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены.

Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права?

Напишите нам | Обратная связь.Отключите adBlock!

и обновите страницу (F5)очень нужноМассовые коммуникации являются процессом оперирования информацией, в который вовлечено значительное количество людей. Благодаря использованию технических средств передачи информации человеческая коммуникация становится массовой и предоставляет возможность одновременно включать в процесс коммуникации разнообразные социальные, религиозные, этнические группы и общности.Коммуникация (от лат.

communicatio — «сообщение») — сообщение или передача средствами языка содержания высказывания.

Современный толковый словарь русского языка.

С.-Петербург: Норинт, 2005. С. 282.В современном мире к массовым коммуникациям относят:

  1. технические средства и сети, такие как телефон, телефакс, компьютер.
  2. действия, включающие в себя огромные общности людей (религиозные, политические собрания, художественные выставки, форумы и т.д.);

Процесс коммуникации — диалог между людьми, при этом многие дискуссии по сути своей являются переговорами, хотя таковыми и не называются.

Следовательно, даже не подозревая, каждый из нас становится участником личных или деловых переговоров.Переговоры по телефону имеют свои преимущества:

  1. многократно повышается оперативность решения вопросов и проблем;
  2. отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другие города, учреждения в пределах одного города для выполнения каких-либо обстоятельств дела;
  3. по телефону можно также изложить просьбу, отдать распоряжение (совершить управленческое действие) и т.д.

Вместе с тем переговоры по телефону имеют свои недостатки:

  1. лимит времени (особенно в междугородних и международных звонках);
  2. ограниченные возможности восприятия информации только на слух.

В учебниках по секретарскому делу, руководствах по проведению телефонных переговоров есть небольшой раздел «Этика телефонного общения».Под этикой понимается «совокупность норм поведения, мораль какой-либо общественной или профессиональной группы» .Современный толковый словарь русского языка. С.-Петербург: Норинт, 2005. С. 954.Следовательно, профессиональная этика секретаря при проведении телефонных переговоров предполагает:

  1. средний темп речи, четкость произношения, особенно фамилий и чисел (в случае необходимости — по слогам или буквам);
  2. вежливость (употребление вежливых форм общения, доброжелательный тон);
  3. сдержанность (умение вести разговор спокойно, без лишних эмоций, терпеливо).
  4. краткость (говорить о самом главном, по существу, без лишних подробностей);
  5. логичность (последовательность в изложении материала);

Начинающий свою деятельность секретарь может использовать также специальный перечень (см.

табл. 1). Не следует Следует1. Долго не поднимать трубку1. Поднять трубку до четвертого звонка телефона2. Начинать разговор словами: «Привет», «Да», «Говорите»2.

Представиться и назвать свое подразделение и свою должность3.

Спрашивать: «Могу ли я вам помочь?»3. Спросить: «Чем я могу вам помочь?»4. Вести две беседы одновременно4. Концентрировать внимание на одной беседе, внимательно слушать5. Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго и занимать его5. Предложить перезвонить, если требуется время для выяснения деталей6.
Предложить перезвонить, если требуется время для выяснения деталей6.

Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря6.

Использовать бланки для записи телефонных разговоров или деловой блокнот7.

Говорить: «Все обедают», «Никого нет», «Перезвоните»7.

Записать информацию и сообщить абоненту, что ему перезвонятВ соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих секретарь руководителя

«организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно сообщает ему информацию, полученную по каналам связи»

.Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 3-е изд., дополненное. М., 2001.

С. 320.По подсчетам специалистов, телефонные переговоры занимают значительную часть рабочего времени секретаря, так как около 75% ежедневных вопросов он решает по телефону.В должностные обязанности секретаря руководителя входят:

  1. ответы абонентам;
  2. соединение руководителя с абонентом в случае необходимости.
  3. фильтрация вызовов;
  4. прием всех телефонных вызовов и их систематизация;

задача секретаря в работе с телефоном — освободить руководителя от вызовов, не адресованных ему. В лице секретаря руководитель обретает своеобразную защиту от ненужных звонков, так как они нарушают нормальный режим работы и разбивают рабочий день руководителя на короткие обрезки времени. Такая дробность рабочего времени мешает руководителю сосредоточиться.

Не согласованные заранее звонки и непредсказуемые темы для обсуждения вынуждают руководителя резко переключать внимание на решение возникающих задач.

Следовательно, помощь секретаря в организации служебных разговоров (переговоров) по телефону способствует рациональной организации работы руководителя. В регламенте совместной работы с руководителем по предварительной договоренности можно оговорить определенные отрезки времени, когда:

  1. все телефонные вызовы руководитель принимает сам;
  2. телефонные вызовы принимает секретарь, их систематизирует и только самые важные подключает к аппарату руководителя.

Секретарь должен знать круг лиц и организаций, с которыми следует соединять руководителя в любое время.Организация и ведение телефонных переговоров относятся к административным функциям секретаря, бездокументному обслуживанию руководителя.Однако практика показывает, что в процессе подготовки, приема и ведения телефонных переговоров образуются документы, без которых работа секретаря не была бы эффективной, а переданная руководителю информация — полной, достоверной и своевременной.Рассмотрим основные виды бланков, образующихся в процессе подготовки, приема и ведения телефонных переговоров:— телефонный бланк секретаря;— трафаретный бланк входящих звонков;— бланк исходящих телефонных разговоров.Анализу подлежит также такой вид информационно-справочного документа, как телефонограмма.Автор обращает также внимание на учетные формы (журналы):— журнал (блокнот) входящих телефонных переговоров;— журнал входящих телефонограмм;— журнал исходящих телефонограмм.Для удобства систематизации телефонных звонков по указанию руководителя у секретаря, как правило, имеется телефонный бланк с критериями, согласно которым входящие разговоры должны быть:

  1. перенесены (повторный звонок);
  2. отклонены;
  3. пропущены к руководителю.

Может быть использован и другой вариант телефонного бланка секретаря (см.

табл. 2).Какие звонки должны быть переадресованы подчиненным или в другие подразделенияКакие темы секретарь может выяснить непосредственно у абонентаВ какое время руководитель не хочет, чтобы ему мешалиС какими лицами вообще не следует соединятьС какими абонентами следует соединять только в определенные часы (часы приема)С какими лицами следует соединять в любое времяКогда следует «пропускать» частные разговоры, с какими лицамиВ какое время лучше позвонить повторноКогда лучше всего позвонить тому или иному абонентуВ организациях, где большое количество входящих ежедневных телефонных звонков, требующих ответных мер, анализа и т.п., для ведения разговоров по телефону используются специальные телефонные блокноты или журналы, в которых записывается:

  1. кто и кому звонил;
  2. что необходимо предпринять в ответ на звонок.
  3. дата и время звонка;

Форма блокнота (журнала) входящих телефонных переговоров выглядит следующим образом: N п/п Дата, число, месяц Время, чч.мм Организация, Ф.И.О., должность, телефон абонента Цель звонка Решение руководителя ДействиясекретаряМогут быть также использованы трафаретные бланки, более удобные в пользовании, чем журнал (блокнот), однако трафаретные бланки имеют удивительную особенность в самый нужный момент исчезать (так как каждый из них представляет собой отдельную карточку).В специализированных магазинах канцелярских принадлежностей имеются в продаже готовые книжки для фиксирования переговоров по телефону. Их особенностью является то, что материал в них дублируется, и когда секретарь передает руководителю отрывной бланк с информацией о телефонном вызове, у него остается второй экземпляр (корешок или копия). Таким образом ведется учет всех поступивших телефонных звонков.Трафаретный бланк входящих звонков имеет следующую форму.Звонил ___________________________ Ф.И.О.

_________________________________Из (от) _________________ наименование должности, учреждения ______________Телефон: __________________________________________________________________По вопросу: _______________________________________________________________Кто принял вызовДатаВремяКроме того, ведение журналов или заполнение бланков дает возможность секретарю руководителя выявить:

  1. определить варианты их решения.
  2. постоянных абонентов;
  3. наиболее часто возникающие вопросы;

В результате секретарь:

  1. повышает степень самостоятельности.
  2. приобретает необходимый опыт;

При подготовке исходящих переговоров секретарь должен:

  • Подготовить документы, которые могут пригодиться во время разговора.
  • Уточнить фамилию, имя, отчество, должность нужного абонента.
  • При наборе номера соблюдать внимательность, чтобы не допустить неправильного соединения. Набрав номер, подождать некоторое время, необходимое для соединения, но не больше четырех длинных гудков. При ошибке извиниться и положить трубку.
  • Уточнить у руководителя, какого результата он ожидает от телефонного звонка.
  • Дозвонившись, нужно назвать себя и фамилию и должность нужного вам сотрудника.

    Если же секретарь не располагает такими данными, то следует позвать к телефону сотрудника, занимающегося таким-то вопросом, и уточнить его данные.

Для подготовки исходящих телефонных разговоров секретарю целесообразно использовать специальный бланк.—————————————————————————¬¦Название фирмы и адрес: ¦¦ ¦¦Кто звонит (Ф.И.О., отдел): ¦¦ ¦¦Кому звонят (Ф.И.О., N телефона): ¦¦ ¦¦Дата: _____________ Время: _______________ ¦¦ ¦¦Предмет разговора, цель: ¦¦ ¦¦Основные вопросы предстоящего разговора: ¦¦ ¦¦Ссылка на сопутствующие документы: ¦¦ ¦¦Ссылка на предыдущие звонки: ¦¦ ¦¦Пометки во время разговора (что согласовано, что нет, даты, крайни妦сроки): ¦¦ ¦¦Действия, которые следует предпринять после разговора: ¦L—————————————————————————Работа секретаря с телефонограммами.

Секретарю часто поручается передача телефонограмм.

В этом случае, соединившись с абонентом, после приветствия и представления говорят: «Примите телефонограмму» и ждут, когда собеседник подготовится к ее приему.Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре, проверяется и подписывается руководителем. Диктуют телефонограмму, четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.После передачи телефонограммы нужно попросить записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудно воспринимаемые на слух слова передают с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются.

В организации могут быть специальные бланки для телефонограмм, если они составляются часто, но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Особенностью этого вида документа является указание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передавшего и принявшего сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы. Если телефонограмма передается в несколько организаций, то к ней прилагается их список с номерами телефонов.

Телефонограмма имеет типовой формуляр (см. рис. 1).—————————————————————————¬¦Наименование учреждения-автора Адресат ¦¦ ¦¦Должность, инициалы, фамилия лица, Должность, инициалы, фамилия лица, ¦¦передавшего телефонограмму, номер принявшего телефонограмму, номе𠦦его телефона ¦¦ ¦¦ Время приема телефонограммы ¦¦ ¦¦ ТЕЛЕФОНОГРАММА ¦¦Дата N ____________ ¦¦ ¦¦ ¦¦Текст телефонограммы (не более 50 слов) ¦¦ ¦¦Должность лица, подписавшего телефонограмму ¦¦или от имени которого телефонограмма подпись ¦¦передается ¦L—————————————————————————Рис.

1В некоторых организациях, в силу специфики их деятельности, прием и передача телефонограмм ведутся в соответствующих журналах входящих и исходящих телефонограмм.Негосударственные компании в своей делопроизводственной практике прибегают к телефонограммам все реже, и уже не каждый секретарь знает, что же это такое. Однако на госслужбе используют этот вид деловых коммуникаций довольно активно как в общении между собой, так и с коммерческими организациями.

За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм. Кроме того, судебное делопроизводство также предполагает извещение участников судебных процессов при помощи телефонограмм (например, ч.

3 ст. 121 АПК РФ или ст. 133 ГПК РФ). Из этого мы можем сделать только один вывод: однажды в приемной любой компании может раздаться звонок, за которым последует просьба принять телефонограмму.

Как не растеряться в этот момент и сделать все, что требуется, быстро и грамотно?С помощью телефонограмм обычно передаются следующие сведения:

  1. запросы информации, не требующие приложений, и т.п.
  2. приглашения на конференции, встречи, совещания, заседания,
  3. просьбы направить представителей на выездные работы,
  4. короткие отчеты,
  5. информация о переносе или отмене назначенных ранее мероприятий,

цель телефонограммы – документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п.

4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160:

«Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления»

.Мнение экспертаhttps://www.youtube.com/watch?v=ZWsrNcjh3hk Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства (исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п.

3 ст. 121 АПК РФ). Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора (выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа – письмо). Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.

Поделиться: ЗаписиРубрикиРубрики

  1. (2 575)

ПопулярноеКонтактыг.

Москва Багровая улица д.98 (800)-435-65-43 © Copyright 2021, Все о документах. Все права защищены.

5.12.

Правила оформления телеграмм и телефонограмм. Прием и передача служебной информации по каналам факсимильной связи (телефаксам)

5.12.

Правила оформления телеграмм и телефонограмм.Прием и передача служебной информации по каналамфаксимильной связи (телефаксам)5.12.1.

Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи и передаются по телетайпу или через отделение связи с указанием при необходимости категории: «срочная», «правительственная».Перечень лиц, за подписью которых направляются телеграммы категории «правительственная», определяется постановлением Правительства Российской Федерации от 06.02.2006 N 74.5.12.2. Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана.5.12.3.

Текст телеграммы должен быть кратким (не более 50 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации.

Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью.Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью.

Указываются также место и время совершения правонарушения.5.12.4. При наличии условного телеграфного адреса (позывного) в телеграмме указываются пункт назначения, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется, а при отсутствии условного телеграфного адреса — полный адрес корреспондента: пункт назначения, республика (край, область, район), улица, номер дома, наименование организации.5.12.5.

В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата, в конце — приводится номер надзорного (наблюдательного) производства (переписки) отправителя. После номера указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму.

Телеграммы подписываются руководителями прокуратур или подразделений. Личная подпись не должна закрывать текст телетайпограммы. Ниже подписи руководителя проставляются фамилия исполнителя и номер его телефона.При отправлении телеграммы через почтовое отделение ниже подписи должностного лица указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.Например: Саранск респрокурору Сенькину Ваш 12-103-2011 Сроку 25 октября 2011 шлите дело Алексеева Петра Даниловича осужденного приговором Торбеевского рнс 20 января 2010 наш 12-452-2011= Начотдела Личная подпись Петров ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Исп.

Зайцев, тел. 12-23 01.09.2011 или Москва Каланчевская 11 Басманный райсуд Москвы= Связи надзорной жалобой истребую дело нр 15543 отношении Сидорова Александра Сергеевича дело прошу выслать через Московскую горпрокуратуру наш 12-1453-2011= Замгенпрокроссии Личная подпись Кехлеров ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Начальник Главного управления по обеспечению участия прокуроров в рассмотрении уголовных дел судами Личная подпись Анкудинов Исп. Волков, тел. 15-17 15.08.2011 5.12.6. Телефонограмма составляется в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных подразделений.

В ней указываются дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается.5.12.7. Прием и передача текстов документов по каналам факсимильной связи осуществляются работниками подразделений, в которых установлены факсимильные аппараты, имеющие официальные номера органов прокуратуры Российской Федерации. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов.Передаваемая и принимаемая информация не считается документом, имеющим юридическую силу.

В связи с этим при передаче документа факсимильной связью досылка оригинала является обязательной.5.12.8. При передаче и приеме факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:документы передаются по каналам факсимильной связи только за подписью начальников главных управлений, управлений и отделов с визой непосредственного исполнителя;ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, несут исполнитель, подготовивший факсограмму для передачи, и руководитель соответствующего подразделения;объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата A4, не должен превышать 10 листов;факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.5.12.9. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов массовой рассылки, а также документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, не допускается.5.12.10.

Рассылка на места телефаксом и телетайпом плановых заданий, поручений об организации внеплановых проверок (не связанных с разрешением конкретных обращений) производится только после их учета исполнителем в Главном организационно-аналитическом управлении (в соответствии с Регламентом Генеральной прокуратуры).5.12.11. Подлежащие передаче по телефаксу документы учитываются ответственными работниками в подразделениях в книге учета с указанием: порядкового номера факсограммы; даты передачи; индекса подразделения (фамилии лица), передавшего факсограмму; адресата; краткого содержания; количества листов; фамилий исполнителя и должностного лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки.Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с проставлением даты и времени отправки, наименования корреспондента, номера его факса и подписи передавшего факсограмму лица.Поступившие факсограммы также учитываются работниками в книге учета и передаются адресату под расписку в день их приема, срочные — немедленно.5.12.12.

Контроль за использованием факсимильной техники осуществляется руководителями соответствующих подразделений.

В помещения, где установлена аппаратура, посторонние лица не допускаются.5.12.13. При работе в АИК «Надзор» регистрация входящих факсограмм и телетайпограмм осуществляется в соответствии с пп. 2.4.2.8 и 2.4.2.9. При этом доставка факсом и телетайпом отмечается в поле «доставка».

Регистрация исходящих факсограмм и телетайпограмм осуществляется в соответствии с п. 2.6.13.

Пример и образец оформления телефонограммы

› › БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Телефонограмма – это тип документа, который фиксирует в письменном виде устное сообщение, переданное посредством телефонной связи. Документ может содержать часть переданных данных или полный текст в виде цитаты.

Он оформляется в произвольном виде на фирменном бланке компании/учреждения или на листе А4. Готовый образец и правила составления телефонограммы описаны ниже.

В современной практике телефонограмма используется не так часто, поскольку основной поток сообщений передается по электронной почте или по факсу. Однако во многих организациях телефонограммы применяются регулярно.

В них передается информация о:

  1. событиях в будущем, планируемых мероприятиях.
  2. решении текущих вопросах;
  3. указаниях руководства;

Также с помощью телефонограммы можно зафиксировать срочные сообщения, которые вносят изменения в текущий план компании. Нередко этот документ составляется для того, чтобы отразить в письменном виде важное сообщение для возможного судебного разбирательства. В таком случае целесообразно записать телефонный разговор с помощью диктофона, предварительно уведомив об этом собеседника.

Строго утвержденной формы телефонограммы нет, поэтому составить ее можно в произвольном виде. Обычно в документе указывают:

  • Наименование организации.
  • ФИО, должность адресата (лицо, которое непосредственно должно получить сообщение от принявшего – часто это руководитель)ю
  • Номер телефона, на который оно поступило.
  • Номер телефонограммы (указывается в тех случаях, если в организации составляется большое количество подобных документов).
  • Подпись сотрудника, принявшего сообщения, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
  • ФИО, должность передавшего сообщение.
  • ФИО, должность принявшего сообщения.
  • Дата, время сообщения.
  • Текст сообщения. Его можно указать как в виде прямой цитаты, так и в виде пересказа, близкого к тексту. Описание не должно искажать содержание сообщения.

При составлении можно ориентироваться на такой образец.

Порядок ознакомления адресата с текстом телефонограммы прописан в регламенте учреждения.

Как правило, сообщение принимает секретарь, после чего он должен довести его до сведения директора в течение 1-2 рабочих дней.

Оцените статью

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка.