На приказах ставять входящие

На приказах ставять входящие

Делопроизводство: оформляем приказ по правилам


220073, г.Минск, пер. 1-ый Загородный, д.20 Автор: Алина Дудинская Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы.

Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа. Единые правила для всех реквизитов приказа При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства.

Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими.

Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.

Правило 1. Соблюдаем поля. В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей <*>: — левое — 30 мм; — правое — не менее 8 мм; — верхнее и нижнее — не менее 20 мм. Правило 2. Используем правильный шрифт.

Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт <*>. Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.

Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта <*>. На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.

Внимание! Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки. Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт <*>. Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.

Итак, в приказе нельзя <*>: — выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом.

Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.); — печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами (в виде «П Р И К А З»); — переносить слова (в виде «пере-вести»). Внимание! Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно <*>: — переносить слова; — уменьшать левое поле до 20 мм; — уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.

Шапка приказа Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1). Рисунок 1 Все реквизиты шапки приказа печатаются <*>: — без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения); — без точки в конце; — с максимальной длиной строки — 73 мм.

Реквизит «Наименование организации».

Здесь указывается полное наименование организации в соответствии с ее уставом <*>.

Максимальная длина строки реквизита — не более 73 мм.

Интервал между строк данного реквизита — точно 14 пт <*>. Реквизит «Название вида документа».

В приказах данный реквизит оформляется прописными буквами в виде слова «ПРИКАЗ» <*>. Реквизит «Дата документа». Это дата подписания приказа. Ее проставляет непосредственно руководитель организации, подписавший документ.

Дата оформляется арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ <*>. Реквизит «Регистрационный индекс».

Здесь указывается порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года. Для некоторых приказов порядковый номер дополняется литерой или иным обозначением <*>.

Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) <*>.

К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера <*>: «к» — для приказов со сроком хранения 75 лет; «л» — для приказов со сроком хранения 3 года. Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением <*>.

Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации. Например, г. Минск, г. Лепель, д.

Слобода. Реквизит «Заголовок к тексту».

При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту <*>: — должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким; — нельзя заключать в кавычки и подчеркивать; — нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу; — может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.). Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм.

Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт.
Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм <*>.
Основная часть приказа Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст».

Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей <*>: — констатирующей; — распорядительной (рисунок 2).

Рисунок 2 Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа.

Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка <*>. Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа.

В конце констатирующей части точка не ставится <*>.

Распорядительная часть. Начинается с распорядительного слова, которое печатается без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек и пробелов между буквами. Как правило, распорядительным словом является слово «ПРИКАЗЫВАЮ». В приказах по личному составу используется распорядительное слово, точно обозначающее предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.).

В приказах по личному составу используется распорядительное слово, точно обозначающее предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.).

В приказах по личному составу, сложных по структуре (с 2 и более пунктами), может использоваться слово «ПРИКАЗЫВАЮ» <*>. После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа <*>.

Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка <*>.

Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля <*>. В приказах не оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения».

В иных документах он располагается после основного текста.

В приказах указание о наличии приложения дается непосредственно в тексте. Например, словами «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…представить перечень документов по прилагаемой форме» и др. <*>. Нельзя включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…» и прописывать далее конкретных работников.

Если с приказом нужно ознакомить всех работников организации, то обязательно включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников» <*>.

В конце распорядительной части указывается должностное лицо, ответственное за контроль исполнения всего приказа или его отдельных пунктов.

Отсутствие такого указания означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан.

При этом нельзя включать в приказ пункт «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» <*>.

В конце распорядительной части ставится точка <*>. Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления <*> : — фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА); — если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.; — в конце каждого пункта указывается основание издания приказа. Если основание для нескольких пунктов является единым, оно указывается в конце текста.

Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзацного отступа) и оставляется открытым. Относящаяся к нему информация печатается столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт.

После каждого пункта основания следует поставить точку <*>.

Примеры Основание: 1. Заявление от 07.05.2020. 2. Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019.

Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3. Заключительная часть приказа Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3). Рисунок 3 Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости.

Все они печатаются <*>: — без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения); — без точки в конце.

Реквизит «Подпись». В приказах он располагается сразу после основного текста. Напомним, что реквизит «Отметка о наличии приложения» в приказах не оформляется. Подпись состоит <*>: — из наименования должности лица, подписавшего документ.

Например, «директор», «генеральный директор». К наименованию должности, как правило, добавляется видовое наименование организации (к примеру, «директор общества»).

Перед наименованием должности нельзя ставить предлог «за» или косую черту. Внимание! Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения и. о. (исполняющий обязанности) в реквизите «Подпись» <*>.

Вместе с тем это противоречит ч.

3 п. 57 Инструкции по делопроизводству, согласно которой при подписании документа необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ.

Ни в ОКРБ 014-2017, ни в выпусках ЕКСД не предусмотрена должность «исполняющий обязанности». Таким образом, поскольку в подписи необходимо указывать наименование должности лица, подписавшего документ, не следует использовать сокращение «и. о.», которое не является наименованием должности; — собственноручной подписи; — расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Реквизит «Гриф согласования». Оформляется только в случае, когда приказ нужно согласовать, причем согласование должно быть внешним (при внутреннем согласовании оформляется реквизит «Виза», который мы рассмотрим далее).

Например, такая необходимость возникает, когда текст приказа согласовывается с профсоюзом (в частности, в некоторых случаях увольнения).

Гриф согласования располагается сразу за подписью и должен иметь максимальную длину строки 73 мм. Интервал между строками самого реквизита — точно 14 пт. Гриф согласования начинается словом «СОГЛАСОВАНО».

Оно оформляется прописными буквами, без кавычек и пробелов. Далее оформление будет зависеть от того, единолично или коллегиально производилось согласование <*>. Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.

Пример СОГЛАСОВАНО Директор общества с ограниченной ответственностью «Полоса» Подпись П.П.Петров ДД.ММ.ГГГГ Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс <*>. Пример СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профсоюзного комитета ДД.ММ.ГГГГ N 20 Реквизит «Виза». Приказы обязательно нужно согласовать как минимум с юрслужбой организации <*>.

Поэтому данный реквизит является обязательным для всех приказов. Виза располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа приказа слева. Допускается оформлять визу на оборотной стороне приказа.

Если нужно оформить несколько виз, то они располагаются одна под другой в порядке визирования <*>. Максимально допустимая длина строки визы — 73 мм, а интервал между строками — точно 14 пт <*>.

Реквизит «Виза» включает в себя <*>: — наименование должности лица, визирующего проект приказа; — его собственноручную подпись; — расшифровку подписи; — дату визирования.

Если у визирующего есть какие-либо замечания и дополнения, то он их излагает ниже даты визирования.

При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте приказа указывается: «Замечания прилагаются». Пример Начальник юридического отдела Подпись Л.Л.Лосев ДД.ММ.ГГГГ С проектом не согласен.

Замечания прилагаются Отметка об ознакомлении.

Она оформляется ниже реквизита «Подпись» <*>: — на лицевой стороне последнего листа приказа либо — на оборотной стороне приказа. Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу.

Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.

Читайте также: *по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex Понравилась статья?

Поблагодарите автора. Сказать спасибо Путеводитель Путеводитель Другие статьи автора 08.02.2021 2560 28.01.2021 1431 18.01.2021 85837 16.11.2020 5256 Другие статьи по категории 24.05.2021 741 17.05.2021 7183 13.05.2021 297 29.04.2021 926 Онлайн-сервис готовых правовых решений Как с вами можно связаться? Онлайн-сервис готовых правовых решений Еще нет аккаунта? Попробовать бесплатно Клиентам ilex Войти в сервис Онлайн-сервис готовых правовых решений Отмена Перейти © ООО «ЮрСпектр» 2016-2021 Все права защищены.

Информационные и технологические составляющие эталонного банка данных правовой информации Республики Беларусь предоставлены Национальным центром правовой информации Республики Беларусь.

Спасибо, ваше письмо отправлено.

Закрыть Извините, письмо не было отправлено.

Рекомендуем прочесть:  Имеет ли значение советский стаж

Попробуйте снова. Закрыть

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Вы здесь Опубликовано 2012-01-28 05:10 пользователем Valeratal «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.

Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству.

На практике в него включают: — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; — пригласительные билеты. Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.

От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

——————————— Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления. В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │ └──────────────────────────────────────┘ Или же с помощью резинового штемпеля: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ «__» ___________________ 20__ г.

│ │ Вх. N _______ │ └──────────────────────────────────────┘ Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер?

Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно.

Мы рекомендуем следующую форму. Вх. N Дата поступления От кого получен Краткое содержание Резолюция Кому направлен Распискав получении .

. . . . . Вх-29 16.01.2012 ОАО «Бизнес Портал» г. Москва Предложениепо аренде складских помещений Подготовитьпроект договора О. Е. Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов.

Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.

Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно.

А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота.

Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: — подписания (для документов, не подлежащих утверждению); — утверждения (для документов, подлежащих утверждению); — заседания или принятия решения (для протоколов); — события (для актов). Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год».

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 декабря 2011 г.

следует записать так: 05.12.2011.

Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример. ┌───────────────────┐ │ Исх.

N 03-05/61 │ └───────────────────┘ 03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ Исх.

N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │ └───────────────────┘ └───────────────────┘ К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года.

Возникает вопрос: что это за группы?

Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу.

Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах. Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.

п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

N п/п N и дата исходящегодокумента Кому адресовандокумент Краткое содержание Кем подписан Отметка обисполнении N дела, куда подшитдокумент .

. . . . . . 12 N 01-16ю от23.01.2012 Директору ООО «Плюс»г. Москва Об участии юристов компании в конференции Директор Отправлен почтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге.

Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна. В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.

Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо.

Т. Ю.Комиссарова Эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации» Подписано в печать 29.02.2012 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

3126 Содержание страницы Кадровая документация включает в себя ряд приказов, форм и заявлений.

Для адекватной ориентации в этом пространстве применяется система нумерации. Она является унифицированной, то есть нормируется определенными актами.

Как правильно ? В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день.

Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация. Она решает следующие задачи:

  1. Разделение распоряжений на группы.
  2. Обеспечение правильного хранения документации.
  3. Создание порядка регистрации бумаг.
  4. Систематизация актов на основании их содержания.
  5. Быстрый поиск нужного акта.
  6. Упрощение классификации документов при их оформлении на хранение.
  7. Удобное нахождение связей между несколькими документами (к примеру, между приказом о сокращении штата и приказом о расторжении трудового соглашения).

Каждый документ имеет свой срок хранения.

Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить.

Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения. Как вести ? Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

  1. Краткосрочный: 1 или 5 лет.
  2. Длительный: 50 или 75 лет.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы.

Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.

Вопрос: Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу? Нумерация определяется величиной предприятия.

В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак.

Расшифровка обозначения будет следующей:

  1. Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.
  2. Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.
  3. Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.

Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел.

Допускается также его не проставлять.

Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс. Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений.

Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации.

В обратном случае вероятна путаница. Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной.

К примеру:

  1. Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».
  2. Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».

В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными. Нумерация служит для обозначения приказов.

Последние представляют собой распорядительный документ, устанавливающий определенные правоотношения.

Приказы принимаются руководителями фирмы.

Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года.

Подразделяются бумаги на эти основные группы:

  1. По административной работе. Это распоряжения по формированию охраны.
  2. По главному направлению деятельности. К примеру, это Положение об охране труда.
  3. По персоналу фирмы. К примеру, это приказы о приеме на службу или увольнении.

Все эти приказы должны быть пронумерованы.

Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:

  1. Сложный вариант. Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Для создания шифра нужно использовать несколько букв.
  2. Усложненный вариант. Подразумевает сквозную нумерацию. Документы подразделяются на различные группы. Буква будет указывать на группу, к которой принадлежит бумага.
  3. Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение. Нумерация выполняется от цифры 1. Исчисление будет вестись до конца года. С первого дня нового года нумерация вновь ведется с единицы. Цифра будет обозначать порядок поступления бумаги, а буква – содержание приказа, его вид. Между двумя этими символами, как правило, не ставится разделительный знак.

Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр.

Порядок присвоения обозначений распоряжениям не оговорен в законодательных актах. А потому следует вести журналы для регистрации документации.

Регистрация приказов представляет собой копирование реквизитов с бумаги и фиксацию их в специальной форме. В журнале обязательно должны прописываться номера распоряжений. Количество журналов может быть различным.

Это или один экземпляр на все формы распоряжений, или несколько книг для отдельных групп приказов. Рекомендован именно последний вариант.

К примеру, в одном журнале содержатся приказы по главному направлению деятельности, в другом – распоряжения по персоналу.

ВАЖНО! Регистрация распоряжения наделяет последнее юридической силой. У СВЕДЕНИЮ! Закон не регламентирует формы журналов регистрации.

Поэтому утверждаться они могут сотрудниками компании.

Рассмотрим порядок присвоения индекса:

  • Для нумерации конкретного приказа нужно посмотреть в журнал, проверить, какой именно индекс присваивается соответствующему документу. После этого бумаге присваивается необходимый номер.
  • Каждая из выделенных групп регистрируется в специальных формах. К примеру, это журналы, система электронного документооборота.
  • Распоряжения разграничиваются по отдельным группам. Группы могут выделяться на основании содержания документа, срока его хранения.

ВАЖНО! Компании обязательно нужно зафиксировать собственный способ нумерации в локальных актах.

Принятая нумерация фиксируется в инструкции.

Этот документ является помощником сотрудникам, которые ведут кадровый документооборот. Рассмотрим пример нумерации:

  1. Н – нарушение дисциплины.
  2. Символ П обозначает прием на работу.
  3. О – отпуск.
  4. К – прочие кадровые распоряжения.
  5. У – увольнение.
  6. ПР – перевод сотрудника на другую должность.

Если принимается распоряжение, не относящееся к приведенным группам, можно не помечать его буквенным обозначением.

Согласование и регистрация приказов

Помещено в тему:

Правила по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.

Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов. Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации.

Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз. Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

  1. кто готовит приказ,
  2. прочие заинтересованные – если необходимо.
  3. главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
  4. кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
  5. юридической службы,
  6. службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на . Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать.

В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя.

Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново. Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями».

Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме.

И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново).

Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека. Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа.

Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий.

Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного). Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя.

Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения.

Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации.

Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида.

Сейчас не будем об этом подробно. Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже.

Если нравится, то назовите книга регистрации приказов.

В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях. База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно.

Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге. Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами.

Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние. Вы можете принять за основу этот .doc Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом.

Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах.

Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо. Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо.

В общем, существует маленький простор для маневра. Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.

Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 284 комментария © 2011-2019 .

Все права защищены MAXCACHE: 0.42MB/0.00037 sec

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Содержание Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании. Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д. Например:

  1. о приеме на работу;
  2. о выплате вознаграждений;
  3. о замещении отсутствующего сотрудника;
  4. о переводе на другую должность или в другое подразделение;
  5. о направлении в командировку.
  6. о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
  7. об увольнении;
  8. о привлечении к работе сверхурочно;
  9. о дисциплинарном взыскании;

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Для любого приказа по личному составу должно быть основание. Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление.

Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к.

это удобно. В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

  1. номер;
  2. смысловая часть;
  3. наименование документа;
  4. дата;
  5. отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
  6. основание;
  7. подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.
  8. название организации;
  9. Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к.

служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др. Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О.

каждого. Важно! Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству.

Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу: Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ.

Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор.

За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения. Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале.

Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже). В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

  1. приему на работу;
  2. отпускам;
  3. увольнениям;
  4. командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так: Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте. Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв.

приказом от 25.08.2010 № 558). Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

  1. приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
  2. те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
  3. приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice.

Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета. Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги). Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет от 1С-WiseAdvice.

Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине. Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?