Можно ли выдать со склада товар когда идет инвентаризация

Как проводится инвентаризация склада


5119 Содержание страницы Инвентаризация имущества на складе – это обязательное мероприятие. Организуется оно минимум раз в 12 месяцев. По итогам мероприятия имущество фиксируется в инвентаризационной описи. Последнюю опись можно соотнести с бухучетом.

Инвентаризационная опись находящегося на складе позволит предупредить и выявить кражу. Инвентаризация способствует также верному расчету налогов.

Как организовать ? Плановая проверка выполняется раз в год. Внеплановая инвентаризация – при наличии особых обстоятельств.

Перечень этих обстоятельств приведен в ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года:

  1. Порча собственности в результате ЧП (пожары, наводнения, ураганы).
  2. Увольнение более 50% работников штата.
  3. Выявление кражи, порчи имущества, его незаконной эксплуатации.
  4. Смена руководителя, передача собственности другому лицу, перевод организации из государственной в унитарную.

Когда надо ?

Инвентаризация также осуществляется перед составлением годовой отчетности. Мероприятие регулируется Приказом Минфина №49 «Об утверждении указаний по инвентаризации» от 13 июня 1995 года. К СВЕДЕНИЮ! Раз в год – это минимальное число мероприятий. Но на практике проверки осуществляются чаще. Нужно это для своевременного обнаружения факта кражи.
Нужно это для своевременного обнаружения факта кражи. Для проведения мероприятия назначается специальная комиссия.

Ее минимальный состав – 6 сотрудников. В комиссию должны входить эти специалисты:

  1. Лицо, отвечающее за соблюдение трудовых прав сотрудников.
  2. Руководитель фирмы или его зам.
  3. Руководитель отделов.
  4. Представители логистической службы.
  5. Главбух.

Как провести ? Иногда в состав комиссии могут входить и другие профессионалы.

Каждый из сотрудников должен обеспечивать эффективность проведения мероприятия. Состав комиссии утверждается управленцем фирмы путем издания приказа. ВНИМАНИЕ! Руководитель должен обеспечить наличие всего нужного инструмента: техники для взвешивания, подсчета, перевозки.

ВАЖНО! Число сотрудников, участвующих в комиссии, должно неукоснительно соблюдаться.

В обратном случае инвентаризация признается недействительной.

Рассмотрим основные виды инвентаризаций на складе:

  1. Частичная. Проверяется только часть объектов. Проверка позволяет провести мероприятие быстро. Если выявится недостача, мероприятие расширяется.
  2. Полная. Предполагает изучение всего имущества, расположенного на складе. Проверяются в том числе арендуемые объекты.
  3. Выборочная. Анализируются только определенные ценности.
  4. Плановая. Перечень проверяемого имущества устанавливается руководителем.

Раз в год должна обязательно проводиться полная проверка.

Склад перед мероприятием рекомендуется прибрать.

Представителям комиссии предоставляются все документы, касающиеся недавних операций с предметами на складе. К примеру, это могут быть бумаги о приходе, утере, порче, расходе. На прежних отчетах проставляется пометка «до инвентаризации».

Выделение документов, оформленных до мероприятия, позволит выявить отсутствующие объекты. Ответственные за собственность обязаны перед началом инвентаризации поставить подпись в документе о том, что все бумаги на продукцию сданы комиссии. Проставляется еще одна подпись, которая подтверждает списание выбывшего имущества в расход.

Документ о списании прилагается ко всем описям. ВНИМАНИЕ! Различают две формы комиссий: счетную и инвентаризационную. Во вторую входят сотрудники, ответственные за подсчет собственности на складе.

Начать нужно с формирования сличительных ведомостей. Эти документы фиксируют несоответствие бумаг и реальной ситуации на складе.

К примеру, в бухгалтерском отчете указано 100 единиц товара, а на складе обнаружено только 98 единиц. То есть установлена недостача в 2 единицы.

Она указывается в сличительной ведомости. В процессе инвентаризации формируется заключение.

Для его подготовки нужно создать единый реестр, в котором содержатся описи и ведомости. Если на складе есть временно хранящаяся продукция, для нее понадобится отдельная ведомость.

Для удобства может быть сформирован электронный документ.

Отсутствие имущества на складе должно быть зафиксировано. Выполняется это исключительно в присутствии лица, ответственного за товар. Инвентаризация продукции на складе проводится в соответствии с этим алгоритмом:

  • Проверяется правильность заполнения описи после завершения подсчетов.
  • Направление отчетов в бух. отдел.
  • По окончании мероприятия повторно устанавливается наличие продукции на складе, если соответствующее положение есть в документах.
  • Выполняется подсчет имущества.
  • Готовятся бухгалтерские документы.
  • Издается приказ о запрете всех действий с имуществом на складе.
  • Формирование комиссии.
  • Руководитель утверждает участников счетной комиссии.
  • Формирование плана предстоящих мероприятий.
  • Представители счетной комиссии инструктируются на предмет создания описей.
  • Ответственный сотрудник подтверждает, что предоставленные бухгалтерские сведения актуальны.
  • Формирование ведомости.

Если есть неоднозначные моменты, нужно выполнить сравнение сформированных отчетов и единиц товара на складе.

ВНИМАНИЕ! Во время процедуры запрещено перемещение имущества и любые другие манипуляции с ним. Соблюдение этого правила позволит предупредить ошибки и неточности в отчете.

Если в процессе инвентаризации на склад поступают новые товары, в реестре они отражаются в присутствии представителей комиссии.

По окончании инвентаризации оформляются эти документы:

  1. Заключение о мероприятии.
  2. Ведомость о наличии несоответствий между данными инвентаризации и данными бухучета.
  3. Опись продукции, находящейся на складе.

Необходимо также сформировать бумагу с описанием имущества, которого недосчитались при проверке.

Если виновник недостачи не был обнаружен, выполняются эти проводки:

  1. ДТ2 КТ1.
  2. ДТ91/2 КТ64.
  3. ДТ94 КТ1.

Если найден виновник недостачи, вносятся эти записи:

  1. ДТ73 КТ94.
  2. ДТ50 КТ73.

Если же обнаружены избытки и найдено виновное лицо, вносятся эти проводки: ДТ1 КТ91/1. ВНИМАНИЕ! Если масштабы недостачи находятся в установленных рамках, то она относится к издержкам товарообращения.

Если невозможно отнести недостачу к издержкам, необходимо искать виновное лицо. Для этого назначается расследование. Автоматизация предполагает замену ручной замены сверки номеров на сбор номеров посредством специального оборудования.

В частности, используется мобильный считыватель. Пересчет остатков выполняется через терминал сбора данных. Преимущества автоматизации очевидны:

  1. Предупреждение искажений данных.
  2. Траты на автоматизацию окупаются в течение 1-2 лет.
  3. Не требуется приостанавливать работу склада.
  4. Экономия времени, сокращение времени на проверку в 2 раза.
  5. Исключение человеческого фактора.
  6. Уменьшение трат на зарплату сотрудникам.

Этапы внедрения автоматизации:

  • Маркировка.

    На все единицы наносятся наклейки со .

  • Формирование базы данных. Она объединяет все имущество, хранящееся на складе.
  • Заключение.

    Полученные сведения размещаются в электронной системе.

    Они применяются в дальнейшей обработке данных.

  • Фиксация.

    Проводится фиксация совпадений полученных сведений с базой данных.

  • Считывание.

    Сканер считывает данные со штрих-кодов.

    Проводится их обработка и сохранение.

Об обнаруженной недостаче сообщает сам терминал.

Проведение инвентаризации в маленькой фирме: что про это надо знать

Инвентаризация при закрытии года – обязанность всех организаций.

Проведение инвентаризации должно происходить по строго определенным правилам, иначе результаты будут считаться не действительными и компания рискует получить штраф за грубое нарушение правил бухгалтерского учета. При этом в небольших фирмах часто возникают вопросы по порядку организации мероприятия.

Разберем подробнее основные. Согласно Методическим указаниям по инвентаризации (утверждены приказом Минфина от 13.06.1995 № 49) – далее будем называть просто Указания – инвентаризацию должна проводить инвентаризационная комиссия. К составу такой комиссии теми же Указаниями предъявляются условия:

  1. количество членов комиссии – не менее 3-х человек;
  2. в комиссии не могут участвовать сотрудники, на которых возложена материальная ответственность.

В этих условиях у организаций с малым количеством работников возникает вопрос: как быть, если из имеющихся сотрудников нельзя составить инвентаризационную комиссию так, как того требуют Указания?

Например, в фирме всего 5 работников, из которых материально ответственными лицами являются трое?

Сразу отметим, что подобные обстоятельства не являются причиной не проводить инвентаризацию. В п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» и п.

26, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности подобные исключения для общего порядка инвентаризации не предусмотрены.

Выход в таких обстоятельства только один – привлекать к инвентаризации специалистов со стороны. Например, п. 2.3 Указаний допускает привлечь к инвентаризации работников независимых аудиторских компаний. Если уже назначенный член инвентаризационной комиссии не явился на инвентаризацию (например, заболел), то возможны 2 варианта выхода из ситуации:

  • Приостановить инвентаризацию.
  • Назначить замену отсутствующему отдельным приказом руководства.

Проводить инвентаризацию с неполным составом комиссии не рекомендуется.

Если впоследствии проверяющие обнаружат, что кто-то из участников физически не мог присутствовать при пересчете (например, в документах будет его больничный или отчет о командировке), то проведение инвентаризации будет признано формальным, а ее результаты – недействительными. Это является грубым нарушением правил ведения бухучета и карается по ст.

15.11 КоАП РФ штрафом 5000 – 10000 рублей за нарушение, налагаемым на должностных лиц компании.

Если же нарушение происходит повторно, то штраф удваивается, а должностные лица, ответственные за бухучет в организации, могут быть дисквалифицированы на срок до 2-х лет. У фирмы с небольшим штатом может быть большое количество запасов или большая номенклатура. Кроме того, у мелкого и среднего бизнеса любой покупатель или клиент «на счету».

Поэтому, закрывать на несколько суток, к примеру, магазин или точку общепита, особенно в предновогодние дни, не хотят ни владельцы, ни руководство.

Как выполнить условие Указаний о приостановке движения материальных ценностей на время инвентаризации? Для этого до начала мероприятия следует составить продуманный план инвентаризации.

Например, если у фирмы есть отдельный магазин (магазины) и товарный склад, можно в одну дату пересчитывать склад, позволяя магазину работать в обычном режиме (сделать заранее соответствующий завоз товара со склада), а в следующую дату считать магазин, выбрав для этого наиболее подходящее время. На практике пересчет торговой точки часто назначается за пределами времени ее обычной работы или таким образом, чтобы накладка времени инвентаризации на время работы была небольшой.

На практике пересчет торговой точки часто назначается за пределами времени ее обычной работы или таким образом, чтобы накладка времени инвентаризации на время работы была небольшой.

Как правило, при пересчете точки можно уложиться в меньшее время, чем при пересчете склада, потому некоторую временную подвижку можно организовать. При этом фирме, проводящей пересчет, следует помнить о правилах привлечения сотрудников к сверхурочной работе. Например, если продавец отработал обычную смену, а затем остается для участия в инвентаризации, то для продавца это будет сверхурочка.

В ситуации, когда невозможно полностью остановить работу на время пересчета, можно применять правила прибытия и убытия ценностей при инвентаризации.

Делается это следующим образом:

  1. если в ходе инвентаризации что-то поступило на склад (например, пришла машина с товаром), то допустимо, чтобы материально ответственное лицо в присутствии членов комиссии осуществило приемку поступления. При этом поступление фиксируется в отдельном документе – описи «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». При сличении остатков на начало инвентаризации по документам с фактическими остатками ТМЦ по этой отдельной описи не учитываются;
  2. если в ходе инвентаризации требуется что-то отгрузить (например, заказ покупателю, сделанный до начала пересчета), то для такой операции надо оформить письменное разрешение руководителя и главного бухгалтера. Отпуск ТМЦ также должен производиться матответственным лицом в присутствии членов комиссии. Для выбывших таким образом ТМЦ тоже есть отдельная опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформление выбытия матответственным лицом в присутствии комиссии в данном случае приравнивается к пересчету. То есть, результаты отпущенных в ходе инвентаризации ТМЦ могут участвовать в подведении итогов инвентаризации. Например, если товар А на момент отгрузки еще не был пересчитан комиссией, по описи отпустили 5 штук, в инвентаризационную опись внесли после подсчета 10 штук, всего по документам остаток был 15 штук, то по товару А нет ни недостачи, ни излишка.

Если во время инвентаризации идут внутренние перемещения (например, товар с уже пересчитанного собственного склада приехал в магазин, когда там идет инвентаризация), то оформлять это нужно аналогично, отдельной описью на приход ТМЦ во время инвентаризации. Чтобы результаты инвентаризации, особенно с внутренними перемещениями, не содержали ошибок, бухгалтеру нужно заранее обеспечить корректный раздельный учет по местам хранения ТМЦ. По общему правилу, материально ответственное лицо должно присутствовать при инвентаризации.

Но, только вверенных ему ценностей. Например, матответственные работники отдельного склада должны присутствовать при пересчете комиссией склада, но не обязаны находиться, например, в магазине, где за сохранность ТМЦ отвечают работники магазина. Как быть, если матответственное лицо не может присутствовать при пересчете в силу объективных причин?

Можно ли проводить инвентаризацию? Можно, при соблюдении нескольких обязательных этапов: 1. Матответственному работнику следует вручить письменное предложение присутствовать при пересчете вверенных ему ценностей.

На что работник должен дать тоже письменный ответ, в котором будут изложены причины, почему он не может быть на инвентаризации.

Если же данное требование невыполнимо (например, работник отсутствует по невыясненным причинам), то составляется акт об его отсутствии.

2. На основании ответа работника либо акта об отсутствии, руководителю нужно издать приказ о проведении пересчета в отсутствие материально ответственного лица. 3. Во всех инвентаризационных документах в местах, где должен отметиться отсутствующий сотрудник, делаются записи о том, что он отсутствует и по какой причине.

Каждая такая запись заверяется подписями всех членов комиссии. 4. Разрешается вместо матответственного лица привлечь независимых свидетелей для наблюдения за пересчетом. В случае необходимости, например, при оспаривании матответственным лицом результатов инвентаризации, свидетели могут подтвердить, что процесс проводился без нарушений со стороны комиссии.
В случае необходимости, например, при оспаривании матответственным лицом результатов инвентаризации, свидетели могут подтвердить, что процесс проводился без нарушений со стороны комиссии. До недавнего времени на практике были только два способа проведения инвентаризации: натуральная и документальная.

Напомним:

  • Натуральная инвентаризация заключается в непосредственном наблюдении объектов инвентаризации, их пересчете, измерении, взвешивании и т.п. и установлении их фактического количества.
  • Документальная инвентаризация представляет собой ревизию документации с целью документального подтверждения наличия/отсутствия объектов инвентаризации.

С приходом в нашу жизнь пандемии COVID-19 появился еще один способ инвентаризации – дистанционная, с помощью средств аудио- и видеофиксации и коммуникационных средств. Разумеется, такая инвентаризация не может быть дистанционной полностью. Кто-то должен находиться, например, на складе или на точке, осуществляя физический пересчет.

При этом допустимо, чтобы остальные участники, например, члены инвентаризационной комиссии, наблюдали за процессом удаленно.

Тем самым выполняются ограничения, необходимые для противодействия распространению вируса. Инвентаризация с применением средств аудио- и видеофиксации и коммуникаций допустима временно. Пока в промежутке конец 2020-начало 2021 года.

Важно помнить, что любой применяемый способ инвентаризации должен быть сначала прописан в учетной политике организации.

Потому, решив проводить инвентаризацию с учетом текущих санитарно-эпидемиологических требований, необходимо сначала внести указанный способ в учетную политику, а уже потом издавать приказ о проведении инвентаризации. : Теги:

Правила проведения инвентаризации товара в магазине: что это такое и как правильно проводится

Любая организация, вне зависимости от вида её деятельности, сталкивается с необходимостью организовать стабильное производственное хозяйство.

Однако это требует комплексного подхода, включающего все направления предприятия. Тем не менее важнейшим вопросом остаётся инвентаризация товара в магазине (что это такое, как проводится, для чего необходима расскажем в этой статье). Ревизия магазинной продукции имеет определенную последовательность.

Она состоит из нескольких этапов:

  • Пересчет и сопоставление информации. Для ускорения этого процесса используются терминалы сбора данных. Они позволяют быстро определить вес, количество и прочие нужные параметры каждого из проверяемого товара.
  • Подготовка. Руководитель пишет инвентаризационный приказ и ставит свою подпись, а в проверочном магазине выбирается переучетное время. В большинстве случаев оно приходится на вечер. Если же это круглосуточный супермаркет, то отдаётся предпочтение утренним часам или поздней ночи. На этот период приходится минимальная потребительская нагрузка.
  • Занесение результатов. Полученные данные заносятся в счислительную ведомость ИНВ-19. После этого комиссия заполняет акт списания.
  • Принятие мер в зависимости от полученных результатов. Ревизия может завершиться выписыванием штрафа ответственным людям, назначением повторной проверки или определением продукции, которая нуждается в более частом контроле.

Сопоставление реального состояния имущества предприятия с тем, что указывается в представленных документах, позволяет оценить работу сотрудников и сохранить собственные материалы в целостности. Периодическое проведение таких проверок преследует следующие цели:

  1. Установить, каким имуществом владеет компания (это особенно важный нюанс для кредиторов, а также необходимая составляющая любого готового отчета).
  2. Контроль товарной порчи, степень утряски и усушки для подготовки эффективных мероприятий на ближайшее время.
  3. Выявление фактов воровства покупателями или рабочим персоналом, а также прочие злодеяния, направленные на умышленное разворовывание организации.

Так как провести инвентаризацию в магазине можно в плановом и неплановом порядке, необходимо знать какие существуют виды ревизии и какая продукция может провериться.

Она разделяется на три главных типа:

  • Полная — затрагивает абсолютно все товарные позиции. Она проводится 2 раза в год.
  • Выборочная — нацелена исключительно на проблемные позиции (молочные продукты, мясо, сладости). Проверочная комиссия имеет право приходить на объект для оценки каждый день.
  • Локальная — подразумевает под собой проверку «товаров группы риска». Может осуществляться каждый месяц.

Срок и дата запланированного осмотра определяется руководителем компании.

Однако важно знать, что они могут корректироваться в зависимости от специфики фирмы.

Если она нацелена на продажу продуктами, то рекомендуется проводить её минимум раз в неделю.

Если это непродолжительные товары, то оптимальный срок — один осмотр в месяц. Существует несколько обязательных нюансов, которые необходимо учитывать для любой организации. Среди них:

  1. Поступление имущества в аренду,
  2. Выявление порчи или расхищения.
  3. Изменение МОЛ.
  4. Устранение предприятия.

Таблица формы и отличия инвентаризации: Добровольная Обязательная плановая (план по графику); имущество находится в аренде; внезапная; увольнению подлежит ответственный работник (продавец, бригадир); сплошная: материалы, запасы, техника, финансовые возможности; сотрудник сдает свою смену; выборочная: разновидность товара; склад; отдел; обнаружена кража; запрашиваемая: сотруднику необходима ревизия.

составление отчетности. Данная проверка условно делится на 4 продолжительных периода, каждый из которых имеет свои отличительные особенности (необходимый объем документации, перечень нужных постановлений).

Весь процесс обладает следующим видом:

  • Пересчёт и оценка реальных остатков, на основании которых подготавливается проверочная опись.
  • Подведение окончательных результатов.
  • Передача подготовленных бумаг в бухгалтерский отдел для составления общих ведомостей.
  • Подготовка специальных актов в случае выявления даже малейших отклонений от нормы.

Первостепенной важностью обладает приказ о начале (ИНВ-22), подписываемый начальником предприятия.

Комиссия обязана состоять из МОЛ и представителя бухгалтерии или руководителя, указывающего себя в разных ролях.

На этой стадии крайне важно проконтролировать, чтобы сотрудники, имеющие дело с конкретными инвентаризационными товарами, не были осведомлены о предстоящей проверке и не смогли повлиять на её итоги.

Если инвентаризация планируется только в единственном отделе, то он закрывается на этот период.

Назначенная комиссия оценивает текущее состояние продукции и отражает остатки товаров. Завершив с подсчетами, на оформленной описи остаются личные подписи каждого из членов проверочной бригады. На этой стадии может быть недостаточно штучного товарного пересчета, поэтому привлекается взвешивание и прочие измерения (определяются в зависимости от специфики товаров).

Окончательная ведомость готовится в 2 экземплярах (первый отправляется в бух. отдел, а второй — МОЛ), в каждом из которых не должно быть помарок или ошибок.

Сопоставление сведений осуществляется бухгалтером. На основании полученной информации происходит оформление нужного перечня документации (их количество и форма зависит от выявленных нарушений).

При наличии отклонений заполняется счислительная ведомость итогов проверки. Она указывает на имеющиеся несоответствия в реальном и учетном количестве.

На завершающей стадии определяется соответствие остатков с истинными данными.

Сначала начальник подготавливает приказ об утверждении итогов, на основании которого в дальнейшем назначаются виновные и вносятся коррективы в бух. учёт. Работники бухгалтерии подготавливают окончательную ведомость результатов, установленных проверкой, где указаны все недостачи, порчи и прочие отклонения от нормы.

Также формируются суммовые выводы, благодаря чему делаются заключения о том, что больше — убытки или наоборот. Существуют четкие правила проведения инвентаризации в магазине, которые регламентируются законодательством РФ.

  1. На основании результатов проверки руководство принимает решение для устранения недостачи и возмещения убытка (согласно 29 пункту Методических указаний).
  2. Если под осмотр попадают продукты, которые под действием внешних факторов имеют тенденцию к высыханию, испарению, то для них отдельно разрабатываются нормы естественной убыли.
  3. Резерв под уменьшение стоимости продукции создается для каждой товарной единицы, которая принята в бух. учете.
  4. Ревизия должна проводится в порядке расположения материальных ценностей в проверяемом помещении.

Тот, кто проводит инвентаризацию в магазине, обязан предоставить отчет, содержащий в себе результаты проведенной ревизии.

Проверка может показать отсутствие нарушений или наличие даже небольших отклонений от нормальных показателей (недостачи или избыток).

Они могут выявляться не только по материальной части активов, но и на основании расчетов контрагентов.

Помимо этого, в ходе процедуры устанавливается задолженность, которая подлежит списанию из-за истечения срока исковой давности. На основании полученных проверочных данных подготавливается счислительная ведомость (ИНВ-19), в которой указывается выявленная недостача или товарный излишек. По какому нарушению комиссией проводится дополнительная проверка, после чего результаты заносятся в окончательную ведомость (ИНВ-26):

  • По предварительному сговору (если предусматривалась целенаправленная кража или порча материальных ценностей).
  • Недостаток, вследствие естественной убыли.
  • Из-за халатности рабочего персонала.

Установив причину, начальство может найти виновника и взыскать с него недостающие средства.

После окончания инвентаризации соответствующий акт подписывается каждым членом комиссии, руководителем, главным бухгалтером и прочими работниками, которые несут ответственность за передвижение проверяемой продукции. Списываем Куда идет списанная продукция Дебет Кредит 1. Излишки 41 91,1 2. Недостача 94 41 3.

Естественный убыток 44 94 4. Ущерб за счет виновного работника 73,2 94 5.

Недостача за счет прибыли компании 91,2 94 6.

НДС в части товаров, списанных в убыток 91,2 19,3 Инвентаризация в магазине одежды или продуктов нередко может завершиться выявлением убытка, несоответствия или других нарушений. В подобной ситуации необходимо понять причину этих отклонений и определиться с тем, что списывается на потребительскую кражу и какая убыточная доля появилась по доказанной вине продавца или другого работника.

Эти проблемы решаются заблаговременно установленными методами внутри самого предприятия. С этой целью применяется сопоставление реальных показателей с нормами естественной товарной убыли. Ответственный подход к данному вопросу поможет руководству внести правильные коррективы в производственную работу для предотвращения подобных проблем в будущем.

Учитывая требования и формы осуществляемой проверки, ее длительность составляет от 60 минут до нескольких рабочих суток.

Существуют правила, основанные на проверочных видах:

  1. Остальные — на основании решения начальником.
  2. Проведение расчетов с контрагентами — в конце календарного года (31 декабря).
  3. При подготовке балансного ответа — каждый год (в строго установленные сроки: с 1 октября по 31 декабря).
  4. При проверке основных средств — единоразово каждые 3 года.

Несмотря на то что розничная торговля не имеет четко установленных проверочных сроков, рекомендуется осуществлять периодическую ревизию (в разумных пределах). Инвентаризация в продуктовом магазине (примером может служить совершенно любая организация), предусматривает привлечение к процессу некоторых сотрудников. Подписывая трудовое соглашение, работник осознанно берет на себя материальную ответственность за целостность продукции.

Поэтому при выявлении недостачи, его можно законно обвинить в образованном убытке, но при наличии следующих условий:

  1. Наличие доказательств, указывающих на преднамеренные нанесение вреда предприятию.
  2. Сотрудник пребывал в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
  3. Подтверждение фактического административного или уголовного преступления.

Возмещение ущерба допускается исключительно для прямых расходов. Физическое лицо, несущее ответственность за материальные ценности, заполняет письменную объяснительную, которая впоследствии отправляется руководителю. Именно начальство принимает решение о возмещении убытка, издавая соответствующий приказ.

Бух. отдел вычитывает из месячной заработной платы виновного не больше 20%. Эта сумма расходуется на погашение задолженности перед фирмой.

Однако важно учитывать, что работник должен быть ознакомлен с итогами ревизии и поставить личную подпись.

При несоблюдении установленного регламента он имеет законное право оспорить это решение в судебном порядке. Зная, как проводится инвентаризация в магазине, руководство может обеспечить стабильность функционирования своего предприятия.

Однако эффективная работа компании скрывает множество хитростей, позволяющих поддерживать этот результат.

Среди них:

  • Найм квалифицированных работников, обладающих необходимой базой знаний и практическим опытом.
  • Осуществление работ по учету несколькими проверяющими, которые пересчитывают ТМЦ и основные средства.
  • Разработка инвентаризационных стандартов, учитывающих технологические показатели и программное обеспечение.
  • Анализ и структурирование полученных данных ложиться на плечи исполнителя.
  • Проведение экспертизы реализуемой продукции.

Несмотря на то: что основные проверочные расчеты должны осуществляться вручную, привлечение учетной системы позволяет значительно ускорить и упростить этот процесс, предотвращая совершение некоторых ошибок. С её помощью удаётся:

  1. Воспользоваться несколькими способами загрузки описных данных, благодаря чему можно подобрать оптимальный для себя вариант, опираясь на размеры магазина или складского помещения.
  2. Распечатать соответствующие бланки непосредственно в системе.
  3. Всего одним кликом отразить учетные изменения в нужных документах.
  4. Внести коррективы в отклонения у десятка необходимых позиций и сопоставить общий итог.

Привлечение современных и инновационных технологий позволяет значительно облегчить проведение инвентаризации.

Поэтому большинство учреждений, заинтересованных в ускорении проверки, обращаются в компанию «Клеверенс».

Здесь представлена высококачественная продукция — современное оборудование и специальное программное обеспечение. Инвентаризация — это сложная и многоступенчатая процедура, требующая профессионального и ответственного подхода.

Ее проведение даёт возможность оценить производительность собственного предприятия, в том числе и рабочего персонала. На основании полученных после ревизии данных можно сделать полезные выводы, которые помогут в будущем приумножить прибыль и предотвратить финансовые потери.

Поэтому крайне важно знать её базовые особенности, нюансы поведения и способы реализации, регламентированные законодательством страны.

Количество показов: 13258

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель.

Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет». Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

Разберем, как проводить переучет.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше бесплатное приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды. Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе.

Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе.

А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. и попробуйте МойСклад прямо сейчас!

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги.

Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации.

Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера.

Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:

  1. при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже,
  2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,
  3. при ликвидации (реорганизации) организации.
  4. при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел),
  5. при установлении фактов хищений и порчи ценностей,
  6. в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом.

Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги.

Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию. Этап Действия Документ (форма) Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

— Приказ о проведении инвентаризации. Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара.

Данные заносят в графу «Фактическое наличие».

По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии. — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными. Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.

— сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей. — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути. — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение.

— акт о списании товаров. Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете Принимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации. Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах. Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания , который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия.

После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара.

В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью. При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности.

Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — , в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе.

Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку. Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо.

Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись. По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию.

Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета.

Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в .

Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо. Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

  1. ;
  2. .
  3. ;
  4. ТОРГ-15 — акт о порче, бое;

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.

Подписать его должны все члены комиссии. При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать.

Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.

Скачайте документы для инвентаризации! Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад, где вы бесплатно сможете:

  1. Заполнять и печатать документы онлайн (это очень удобно)
  2. Скачать пустые бланки и заполненные образцы ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-6, ИНВ-19, ИНВ-26, ТОРГ-16
  3. Вести учет товаров, оформлять продажи и проводить инвентаризации прямо с мобильного

На этот адрес будет отправлен пароль для доступа к сервису Скачать документы Регистрируясь в сервисе МойСклад, вы принимаете условия . На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации.

На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет. Параллельно с этим в бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли.

Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц.

Процесс инвентаризации документально завершен. Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход.

Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в .

При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский».

При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.

В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.

Читайте также: Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе.

При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее.

Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим.

Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе.

Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия. В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись.

Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию.

Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров. При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам.

Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал.

Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами. Как это сделать — читайте . А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие.

Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!

Читайте также: Скачайте документы для инвентаризации После регистрации вы бесплатно получите:

  1. Доступ в МойСклад — сервис для учета товаров, в котором инвентаризацию можно быстро провести со смартфона, а пересортицу — снизить с помощью автоматической проверки комплектации.
  2. Полный набор документов для инвентаризации: ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-6, ТОРГ-16 и другие.

На этот адрес будет отправлен пароль для доступа к сервису Получить документы и доступ Регистрируясь в сервисе МойСклад, вы принимаете условия . Подпишитесь на рассылку МоегоСклада, чтобы получать новые статьи о торговле и учете Подписаться на рассылку Вы подписаны на рассылку! Для вас подарок — 1000 рублей при регистрации в МоемСкладе.

Это сервис для учета товаров и торговли по нескольким каналам: есть готовые интеграции с интернет-магазином, маркетплейсами, ВКонтакте, доставкой.