Может ли работник хранить у себя трудовую книжку

Может ли работник хранить у себя трудовую книжку

Инструкция: как правильно хранить трудовые книжки


Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Учет и хранение трудовых книжек в организации — это одна из обязательных задач, которую решает работодатель. Особые правила установлены только для физических лиц.

Но с введением электронных трудкнижек все поменяется.

18 мая 2020 Автор: Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается.

Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы. Трудовая книжка содержит:

  1. сведения о награждениях.
  2. сведения о работе, куда вписывают информацию о приеме на работу, перемещениях внутри организации, совместительстве, в том числе внешнем, если работник предоставляет такую информацию, увольнении;
  3. информацию о работнике или титульный лист: Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия или специальность, дата заполнения титульного листа;

С 2015 года для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ печати не обязательны, в связи с чем 31.10.2016 Минтруд выпустил приказ № 589н, в котором разъяснил вопрос проставления печатей в кадровых бумагах. Печать необходима, если она в организации имеется и утверждена учредительными документами.

Если печати нет, бумаги заполняются без нее. Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003.

В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ.

Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.

Если у гражданина нет трудовой, работодатель предоставляет ему чистый бланк, если она полностью заполнена — бланк вкладыша. Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Дебет 20, 26, 44 Кредит 60. Стоимость документа, предоставляемого работнику:

  1. компенсируется внесением соответствующей суммы в кассу организации;
  2. вычитается из зарплаты сотрудника.

Работодатели обязаны соблюдать требования к хранению трудовых книжек, установленные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Этот документ устанавливает правила ведения и хранения как чистых бланков, так и текущих кадровых бумаг.

Для хранения заводят специальные книги учета: Бланк Действующие документы Наименование документа учета Приходно-расходная книга Книга учета движения Где утверждена форма Приложение № 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 Кто хранит Бухгалтерия Кадровая служба Где хранить В условиях, позволяющих обеспечить сохранность бумаги: в сейфе, запирающемся шкафу или помещении Пункт 45 правил говорит о том, что работодатель ответственен за сохранность бумаг работников и закрепляет обязанность возложить ответственность за хранение на конкретное должностное лицо.

Ответственное лицо назначается приказом по организации. Он не имеет законодательно установленной формы, составляется на бланке компании и содержит все возлагаемые на работника обязанности в связи с ведением и хранением кадровых бумаг, правила заполнения и хранения трудовых книжек оговаривают, что назначенное должностное лицо несет административную ответственность за несоблюдение правил обращения с бумагами сотрудников.

Полезно: . Ответственность за сохранность несет работодатель, поэтому трудкнижка хранится у него. Хранение трудовой книжки у работника возможно, только если его работодатель — физическое лицо. По ст. 66 ТК РФ, физлицо не ведет кадровые документы. Если компания и сотрудник работают дистанционно, соглашением сторон они вправе отказаться от оформления кадровых бумаг.

Если компания и сотрудник работают дистанционно, соглашением сторон они вправе отказаться от оформления кадровых бумаг. Это правило закреплено ст. 312.2 ТК РФ.

Кадровые документы выдаются в момент увольнения. Если документ не востребован после увольнения либо если сотрудник умер и его родственники не забрали документ, работодатель обязан хранить его у себя, срок хранения трудовых книжек установлен п.

449 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 75 лет, если они закончены делопроизводством до 01.01.2003.

И 50 лет — если после этой даты. В соответствии с п. 42 постановления № 225, бланки, испорченные при заполнении, подлежат утилизации.

Поскольку речь идет о документе строгой отчетности, прежде чем непосредственно уничтожать, необходимо его правильно списать, а именно: составить акт, в котором перечислить номера всех уничтожаемых бланков, вклеив в него вырезанные номера.

Акт не имеет жестко установленной формы.

Подписывает документ комиссия в составе сотрудников работодателя: кадровой службы и бухгалтерии. После формального списания бумаги физически уничтожаются:

  1. наняв для этого специализированную организацию;
  2. либо самостоятельно в шредере или через сжигание.

С 2020 года в Российской Федерации введены электронные рабочие бумаги — это альтернатива привычным бумажным документам, реализованная исключительно в цифровом виде. Принцип работы в том, что информацию о сотруднике работодатель вносит напрямую в информационную базу Пенсионного фонда РФ через личный кабинет страхователя.

Работник в любое время вправе посмотреть информацию о себе в личном кабинете застрахованного лица на сайте ПФР или запросить у работодателя выписку из электронной трудовой. В течение 2020 года сотрудники подают работодателям заявления о переходе на электронный порядок или о том, что они хотят продолжить пользоваться бумажными документами — в таком случае информация дублируется в оба формата.
В течение 2020 года сотрудники подают работодателям заявления о переходе на электронный порядок или о том, что они хотят продолжить пользоваться бумажными документами — в таком случае информация дублируется в оба формата.

Если работник целиком переходит на электронный документооборот, работодатель выдает ему бумажный вариант и не несет более ответственность за хранение трудовых книжек, выданных на руки.

Работнику, даже перешедшему на электронные книжки, следует сохранять бумажный документ — в цифровую базу вносится информация после 01.01.2020. Все, что предшествовало этой дате, записано в бумажной книжке и сохраняет юридическую силу.

Об авторе статьи Гольцова Полина юрист, специалист по госзакупкам В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе

«Управление государственными и муниципальными закупками»

.

С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Срок хранения кадровых документов в организации — это от 1 года до 75 лет. Конкретный период устанавливается законодательством в зависимости от типа и социально-экономической важности документации.

20 января 2020 Конфликт интересов на муниципальной службе — это ситуация, при которой личная выгода служащего влияет на выполнение им обязанностей по службе. 1 ноября 2020 Больничный лист по уходу за больным родителем — это документ, который выдают трудящимся по особым правилам.

Он позволяет ухаживать за болеющими родными.

Порядок оплаты отличается от пособий по уходу за ребенком.

6 декабря 2020 Перевод в связи с медицинским заключением — это изменение трудовой функции работника, связанное с состоянием его здоровья.

Если оно ухудшилось, руководство не вправе оставлять сотрудника на вредной для него должности.

10 февраля 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

VI. Учет и хранение трудовых книжек

Данный документ в перечень НПА, на которые не распространяется требование об отмене с 01.01.2021, установленное ФЗ от 31.07.2020 . 40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:(в ред.

Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)(см. текст в предыдущей редакции)а) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;б) трудовых книжек и вкладышей в них.Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.(в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 , от 25.03.2013 )(см.

текст в предыдущей редакции)41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.КонсультантПлюс: примечание.Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных и абзацем четвертым пункта 41 Правил, осуществляется при наличии печати ( Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными Российской Федерации об архивном деле.(п. 43 в ред. Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)(см.

текст в предыдущей редакции)44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Открыть полный текст документа

Где должны храниться трудовые книжки работников

» Главная / Трудовое право / Трудовая книжкаНазадОпубликовано: 20.06.2018Время на чтение: 9 мин0127Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до 2002 года.

Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно. В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).

  1. Правовое регулирование вопроса
  2. Выдача трудовых книжек на руки

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию 8 или задайте вопрос на сайте.

Это бесплатно.Задать вопросЭто документ, который характеризует историю трудовой деятельности отдельного человека, содержит данные о стаже, местах работы и продолжительности.

Предоставление книжки является обязательным условием при устройстве на работу.В том случае, если у работника книжки нет, ее оформляет работодатель при условии, что сотрудник работает более 5 дней на предприятии. В документе фиксируется вся информация о работодателе, работнике и его должности, а так же наградах, поощрениях, переводах и увольнении.В РФ он существует с 1939 года, несмотря на изменения внешней формы и обложки, суть осталась неизменной.

В настоящее время используется образец, заложенный в 2004 году актами Правительства РФ.Требование обязательного заведения книжки предусматривается в ст. 65 Трудового Кодекса РФ. Работодатель должен быть при этом индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом.

На физических лиц, нанимаемых на работу сотрудников (горничная, водитель, домработница, няня), не возлагается обязанность фиксировать записи о работнике.Она особенно актуальна в период расчета общего стажа в ситуации, когда работодатель не предоставил данные в Пенсионный Фонд.

Единственным подтверждением трудовой деятельности является именно книжка.Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2020 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами.

В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».Обязанность хранения книжки в сейфе или ином устройстве, равно как и оформление, ведение документа, возлагается на сотрудников отдела кадров. Его состав и масштабы зависят прежде всего от размеров фирмы.

Если фирма небольшая, или это индивидуальный предприниматель, то как правило с книжками работает бухгалтер или секретарь.Если фирма крупная, то в отделе кадров есть уполномоченный специалист. В случае смены сотрудника, ответственного за трудовые книжки, подписывается акт приема и передачи. Это делается для того, чтобы не возникало в последующем сложностей, недоразумений с самими документами и данными внутри них.
Это делается для того, чтобы не возникало в последующем сложностей, недоразумений с самими документами и данными внутри них.

ВНИМАНИЕ! Процесс назначения сотрудника, ответственного за хранение трудовых книжек происходит на основании Приказа, изданного руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

Приказ составляется в свободной форме.Как правило, организует хранение трудовых книжек отдел кадров предприятия. При этом нужно соблюдать следующие правила (резюмируя требования ПП № 225):

  1. Хранить документы нужно в специально отведенном месте – лучше несгораемом сейфе. Если сейфа нет, можно использовать шкаф, если это позволяет обеспечить защиту от утраты бланков.
  2. С момента регистрации ответственность за сохранность бланков возлагается на работодателя.
  3. «На руки» работникам выдавать бланки можно только в целях оформления пенсии или при увольнении.
  4. Невостребованные книжки также хранятся у работодателя, но отдельно от основных.
  5. Каждая принятая от персонала книжка подлежит регистрации в книге по учету трудовых и вкладышей.
  6. Сначала работодатель должен назначить лицо, ответственное за учет бланков и их хранение.

Если у предприятия есть обособленные подразделения, все трудовые хранятся в головном офисе. Допускается хранить книжки ОП отдельно, но для этого нужно создать отдельную кадровую службу на основании распоряжения руководителя организации.При смене лица, ответственного на предприятии за хранение и учет книжек, выполняется передача бланков новому сотруднику.

Для этого составляется акт и проверяется наличие документов. В случае, когда поручить учет некому, ответственным лицом является руководитель компании. Читайте: Выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФВ России действует целое Постановление Правительства, посвященное трудовым книжкам и порядку обращения с ними.

В том числе, оно регулирует, где должны храниться трудовые книжки работников. Так, п. 42 регламентирует, что вкладыши из книжки относятся к бланкам строгой отчетности.В связи с этим, местами хранения документа должны быть такие помещения или устройства, которые могут обеспечить безопасность, сохранность и целостность книжки, не допустить факты фальсификации, изъятия. ВНИМАНИЕ! Сама оформленная книжка не является бланком строгой отчетности по закону.

Но, она организация или предприниматель обязаны отвести сейф из металла, отдельный шкаф, специальное помещение, которые могли бы исключить возможность доступа третьих лиц к бумагам.Работодатель самостоятельно может определить место хранения, но условие соблюдения безопасности является основным. В связи с этим, нет определенных требований к сейфу для хранения трудовых, если такое устройство и используется, то на общих принципах своего действия.

В процессе хранения именно книжек никаких особенностей нет.Процесс получения работодателем книжки начинается с момента трудоустройства гражданина, она должна быть взята сотрудниками отдела кадров. Затем происходит оформление и прием человека на работу, начинается трудовая деятельность с параллельным хранением трудовых книжек в организации.По установленным правилами документ возвращается обладателю. Как хранить книжку на период трудоустройства?

В большинстве случае сотрудники убирают ее в отведенное для этого место, либо установку. Достают только в случае необходимости внесения записи или выдачи документа.Большую часть времени он должен оставаться изолированным, ни в коем случае нельзя допускать посторонних к книжкам и информации, содержащейся в них.Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  1. оформление дубликата.
  2. первое трудоустройство;

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  1. профессию.
  2. Ф.И.О.;
  3. образование и специальность;
  4. дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем.

Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки.

Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

  1. о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  2. паспорт.
  3. об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  4. СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2020 года вы сможете увидеть ниже.Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек.

В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним.

Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке.

Если печати нет, значит, не ставим.После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).Это важно знать: Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец 2020 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку. Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения.

Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2020 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.Сколько документ находится у работодателя?

Ровно на протяжении всего периода трудовой деятельности человека. Есть некоторые краткосрочные исключения, когда книжка может быть отдана, но об этом речь пойдет далее.По окончании трудовых правоотношений, то есть при увольнении, документ выдается только на руки обладателю.

В том случае, если наступила смерть работника, то под расписку документ могут забрать родственники.В том случае, ели сотрудник был уволен, он должен как можно быстрее забрать документ с прежнего места работы. Сотрудники откладывают такую книжку в сторону от других и дают человеку 3 месяца на выполнение требования.

Если книжку не забрали, то соблюдаются следующие действия:

  • В личное дело вкладываются документы, подтверждающие попытки работодателя вернуть трудовую сотруднику.
  • В карточке личного учета, которая была заведена на сотрудника ранее делается запись о том, что документ не на руках обладателя, та же запись оставляется в регистрационном журнале.
  • В самом документе делается отметка о том, что трудовой у работника нет, он ее не забрал в срок, предусмотренный законом.

По происшествии 3 месяцев, трудовая книжка признается невостребованной и подлежит хранению вместе со всеми документами, только в отдельной пачке.

Может ли сотрудник забрать ее? Разумеется, он должен ее забрать с предприятия.Обратите внимание!

Книжки, признанные невостребованными, хранятся на протяжении 2 лет в отделе кадров, затем передаются в архив на хранение не менее 50 лет.Запись в трудовой книжке при увольнении при ликвидации предприятия — . Увольнение после отпуска с последующим увольнением — .Можно ли получить трудовую книжку по доверенности — тут подробнее.Некоторые организации требуют предъявления оригинала ТК, а не её заверенной копии или выписки из документа.

Увольнение после отпуска с последующим увольнением — .Можно ли получить трудовую книжку по доверенности — тут подробнее.Некоторые организации требуют предъявления оригинала ТК, а не её заверенной копии или выписки из документа. Сама трудовая может понадобиться гражданину при оформлении трудовой визы в другой стране, для выхода на досрочную пенсию и т.

д.Формально выдача оригинала ТК осуществляется лишь в момент увольнения сотрудника.

Вся ответственность за сохранность документа лежит на должностном лице. Если гражданину требуется бланк ТК, ему необходимо обратиться в отдел кадров с соответствующим заявлением.

Документ выдаётся исключительно под расписку.Гражданин обязуется вернуть ТК в течение трёх дней после завершения работы с документом в сторонней организации (например, в ПФР). После возвращения кадровик оформляет .В некоторых случаях-исключениях, допускается передавать документ на руки собственнику. Во всех иных ситуациях гражданин имеет право запросить заверенную копию документа, либо выписку из него.

Органы государственной власти не уполномочены запрашивать оригиналы документа, поэтому если Вам он нужен, то копией вполне можно обойтись.Работодатель может выдать документ, если:

  • Работнику нужно обязательное социальное обеспечение, например назначении пенсии при условии, что трудовые отношения не прекращены. В таком случае сотрудник пишет заявление, забирать трудовую и обязывается вернуть ее в течение 3 дней. Этот срок исчисляется с момента получения книжки из органа социального обеспечения.
  • При увольнении, о чем ранее было указано.

Как видите, вариантов не так уж много, это связано с важностью трудовой книжки, а так же с возможной ответственность работодателя за нарушение правил хранения.

Весь процесс передвижения трудовой книги фиксируется в книге (журнале) учета.

В ней делается отметка о том, когда документ поступил в предприятие; кто, когда и зачем его забирал, реквизиты; когда был уволен человек.Как указывалось выше, ТК относятся к документам строгой отчётности, поэтому уполномоченный сотрудник должен вести учёт каждого бланка и вкладыша к нему.

Осуществляется это с помощью двух документов:

  1. книги учёта движения трудовых.
  2. приходно-расходной книги, в которой фиксируются сведения о приобретённых ТК и дополняющих их вкладышах;

Первый документ должензаводиться бухгалтерией компании. Информация в него вносится с момента получения чистых бланков от фирмы-поставщика. Сотрудник должен указать серию и номер каждой ТК, а также подробно расписать порядок покупки и расходования документов.Книга учёта движения ТК обычно заполняется кадровиками, однако при их отсутствии эту работу способен выполнять другой сотрудник.

В данный учётный документ вносится информация о дате приёма гражданина на должность, ФИО работника, серии и номере бланка ТК и т. д.Обе книги учёта должны быть прошнурованы и опломбированы, иметь нумерацию на каждой странице, подписи должностных лиц (начальника и ответственного за сохранность ТК работника) и оттиск печати компании.Некоторые небольшие предприятия не имеют необходимой сургучной печати.

В такой ситуации достаточно опломбировки учётной документации.Правила ведения трудовых книжек на предприятии обязывают вносить информацию в документ исключительно уполномоченным лицом. Совершение ошибок и опечаток недопустимо.

При порче документа работник вынужден завести новую ТК.Ввиду того, что все данные о местах и продолжительности работы человека сосредотачиваются в трудовой книжке, в случае ее утери возможность восстановления усложняется.

В настоящее время нет общей базы, в которой бы хранилась вся информация о каждом работнике РФ, поэтому утрата книжки – достаточно проблемный вопрос, который желательно избежать.Если человек является безработным и официально не трудоустроен, то он сам отвечает за целостность документа.

На протяжении всего трудоустройства ответственным за сохранность становится работодатель.

ВАЖНО! Статьей 13.25 КоАП РФ предусматривается ответственность за нарушение правил по хранению и учету трудовых книжек.

Может быть наложен штраф от 200 000 до 300 000 рублей на организации, на должностные лица от 2 500 до 5 000 рублей.В отдельных случаях может наступить и уголовная ответственность, например при отказе работнику в выдаче документа, при несоблюдении установленных правил, которое повлекло утрату.Забота о том, как хранятся бланки – прямая обязанность руководителя организации.

Недобросовестность в этом вопросе может привести не только к административной ответственности для работодателя и его должностных лиц, но и к уголовной для директора.Если в процессе трудоустройства специалиста работодатель утерял его трудовую, он обязан принять все меры к восстановлению информации.

Для этого направляются запросы к предыдущим нанимателям, в ПФР РФ. После получения нужных сведения оформляется дубликат.Проверить, правильно хранятся трудовые или нет, может ГИТ (государственная инспекция труда). При нарушениях инспектор составляет предписание по устранению ошибок.

Если недочеты не устранить, применяется административная ответственность по ч.

2 стат. 13.25 КоАП:

  1. Для юрлиц – штраф 200000-300000 руб.
  2. Для должностных лиц работодателя – штраф 2500-5000 руб.

Трудовым законодательством предусмотрена материальная ответственность работодателя в случае нанесения ущерба сотруднику (стат. 165, 234, 394 ТК РФ). Уголовная ответственность утверждена в стат.

140 УК РФ (за отказ работодателя в выдаче работнику бланка), 292 (за внесение в документ ложных данных), 325 (за хищение книжки или уничтожение).Несмотря на то, что в большинстве случаев на предприятии оборудовано специальное хранилище или устройства для трудовых книг, бывают случаи их утери. Что в таком случае происходит и какие особенности есть в разных ситуациях? Наиболее распространенными случаями выступают:

  • Умышленно или по неосторожности, кто-то из сотрудников отдела кадров потерял, либо испортил документ. Необходимо незамедлительно оформить дубликат. В данном случае эта обязанность возлагается на работодателя, указываются данные о периоде работы сотрудника в данной организации. Кроме того, делается обобщенная отметка о прошлых местах работы.
  • Стихийное бедствие или чрезвычайное происшествие, в результате чего все документы безвозвратно исчезли, испортились. В таком случае формируется специальная комиссия, которая формирует рабочий стаж каждого работника на основании оставшихся документов, либо показаний других работников, работодателя.

В любом случае, если трудовая книжка была потеряна, либо испорчена по вине работодателя, обязанность по восстановлению возлагается именно на него.

Хотелось бы так же обратить внимание, если бланки книжек были испорчены, то сотрудники не просто выбрасывают их, а формируют акт списания и уничтожают в установленном месте.Трудовые книжкиТрудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п.

6.2 Положения о документообороте). Для быстрого и безошибочного нахождения трудовых книжек в организации можно составлять картотеку трудовых книжек работников.

За хранение трудовых книжек отвечает работник, назначенный приказом руководителя организации.

См. образец составления приказа.

Если за ведение трудовых книжек отвечает другой работник, то он получает чистые бланки трудовых книжек от работника, ответственного за их хранение, по письменной заявке (п. п. 42, Правил ведения трудовых книжек).

См. образец составления заявки.

Для учета трудовых книжек работодатель должен вести две книги (п.

40 Правил ведения трудовых книжек): • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — приходно-расходная книга); • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета движения трудовых книжек).Все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них указываются в приходно-расходной книге.

В ней же делается отметка о выдаче бланка для оформления (п.

41 Правил ведения трудовых книжек): • трудовой книжки или вкладыша в нее новому работнику; • вкладыша в трудовую книжку действующему работнику; • дубликата трудовой книжки действующему или уволенному работнику.См. образец приходно-расходной книги. Если бланк трудовой книжки был испорчен, то его надо уничтожить, о чем составляется акт (п.

Если бланк трудовой книжки был испорчен, то его надо уничтожить, о чем составляется акт (п. 42 Правил ведения трудовых книжек).

См. образец составления акта. Сведения о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек работников, в том числе оформленных в вашей организации, записываются в книгу учета движения трудовых книжек (п.

41 Правил ведения трудовых книжек). См. образец заполнения книги учета. Работник, получающий трудовую книжку при увольнении, должен расписаться в графе 13 книги учета движения трудовых книжек.

Если уволенный работник не забрал трудовую книжку, она хранится в организации до востребования (п. 43 Правил ведения трудовых книжек).

Подробнее читайте в Статье: Хранение невостребованных трудовых книжек по правилам (Кожанова Е.) (

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

, 2020, N 2) Личные карточки и личные дела Личная карточка работника, в отличие от личного дела, обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения трудовых книжек). Тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки.

Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника. Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования. Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек (и дел) заводится специальный, запирающийся на ключ, шкаф.

Доступ к документам, содержащим персональные данные, имеют только работники отдела кадров, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их на столе, тем более на ночь или на время отпуска или другого временного отсутствия кадровика.

Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Наличие журнала учета личных карточек и (или) журнала личных дел работников не обязательно для коммерческих организаций.

О передаче этих документов в архив организации и дальнейшее хранение читайте в Статье: Хранение личных карточек и личных дел (Кожанова Е.) (

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

, 2020, N 9).

На заметку: за нарушение правил хранения трудовых книжек и личных дел возможно привлечение к ответственности за нарушения трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ) и законодательства о защите персональных данных (ст.

13.11, ст. 13.14 КоАП РФ).Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюсСсылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам .

Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить ЗДЕСЬ.

В соответствии с действующим законодательством, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей. Об этом, указано в Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года № 225.Обеспечивать сохранность документов, руководитель предприятия обязан на протяжении всего срока действия договора с сотрудником.

Трудовая книжка обязательно выдается подчиненному лично на руки в последний день его служебной деятельности на предприятии, а также его близкому родственнику под расписку в случае смерти самого сотрудника. Это нужно запомнить.Где хранится трудовая книжка работника после его увольнения, если он отказался от получения данного документа? Это очень интересный вопрос, волнующий многих граждан.

Так вот, в данной ситуации трудовая книжка должна храниться в архиве предприятия до востребования в течение 50 лет, но при том условии, что она поступила в архив после 2003 года. Если данный документ был передан в архив раньше указанного года, то срок хранения увеличивается до 75 лет.

Это обязательное условие. В комментируемом определении суд признал действия работодателя нарушением прав работника. По мнению арбитров, работодатель должен был обеспечить своевременное получение работником трудовой книжки.

Обязанность по получению трудовой книжки в другом городе у работника отсутствует. В итоге суд взыскал с работодателя не полученный работником заработок за период задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки в соответствии со ст. 234 ТК РФ.В случае задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок (ст.

234 ТК РФ).( 1 оценка, среднее 5 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 Зона права

Может ли работодатель выдавать трудовую книжку на руки работнику?

Вы здесь Опубликовано 2014-05-23 09:18 пользователем OP Трудовая книжка является обязательным документом для каждого трудоустроенного гражданина, который проработал на предприятии более 5 дней. Данный документ является подтверждением трудовой деятельности и стажа человека.

При первом трудоустройстве работодатель обязан оформить на человека трудовую, куда будут записываться все основные события, касающиеся профессиональной деятельности.

Но у некоторых возникает вопрос, можно ли выдавать трудовую книжку на руки работнику.

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка должна после оформления храниться у работодателя.

Со всеми вносимыми в документ записями работники кадровой службы обязаны ознакомить владельца трудовой, поскольку он несет ответственность за все сведения, внесенные в документ. Многие интересуются вопросом, можно ли выдавать трудовую книжку на руки.

Правительством было постановлено, что человек имеет право получить трудовую на руки только в двух случаях:

  1. при увольнении.
  2. при переводе на новую работу в другой организации}

Во всех остальных случаях трудовая книжка остается на хранении у работодателя и ее выдача на руки строго запрещена. Нарушение данного правила может стать причиной серьезных неприятностей для работодателя. За сохранность трудовой книжки вся ответственность ложится на работодателя, а поэтому каждый сотрудник кадрового отдела должен знать, когда работнику выдается на руки трудовая книжка.

В случае утери документа все действия по его восстановлению должен выполнять работодатель.

Кроме того, его ждет наказание за халатность и несоблюдение установленного законодательства. Если же работник не увольняется и не меняет места работы, но при этом нуждается в получении подтверждения своего стажа и трудовой деятельности, он может составить письменное заявление на получение заверенной копии установленного образца. Такого документа вполне достаточно, чтобы получить кредит в банке и решить другие подобные вопросы.

Согласно действующему законодательству, копия должна быть выдана сотруднику на руки не позже трех дней после поступления соответствующего заявления. Большинство организаций могут обходиться ксерокопией трудового документа, но иногда все же могут требовать оригинал. Подобная ситуация часто наблюдается с Пенсионным фондом.

Но даже если работодатель выдаст оригинал трудовой под расписку, ответственность за ее сохранность все равно будет лежать на нем, а не на сотруднике.

Специалисты рекомендуют направлять все необходимые документы непосредственно в Пенсионный фонд, без выдачи их работнику на руки. При этом у сотрудника Фонда необходимо взять расписку о получении документа. Поэтому ответ на вопрос, можно ли сотруднику выдать на руки трудовую книжку, зависит от того, кто именно требует документ.

Иногда сторонние организации могут требовать копии трудовой, заверенные нотариусом.

В таком случае, владелец трудового документа должен обсудить все детали с работником кадрового отдела, после чего работодатель оплатит услуги нотариуса, а работник компенсирует понесенные затраты.