Книга движения трудовых книжек титульный лист

Порядок учета и выдачи трудовых книжек

Журналист 12 сентября 2020 Журнал учета трудовых книжек — это реестр, содержащий информацию о движении основного кадрового документа работника (поступления, выдачи, оформления дубликата или вкладыша). Содержанием реестра нередко интересуются проверяющие в ходе проведения контрольных мероприятий.

Содержание Кадровик или иное лицо, уполномоченное документировать прием и увольнение работников, должен заносить данные из трудовых книжек и вкладышей к ним в специальный журнал регистрации трудовых книжек. Его форма утверждена приложением №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Обязанность работодателя иметь такой реестр прописана в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225.

Ее приобретают в магазинах либо распечатывают самостоятельно, переплетают и пользуются. Выбирая, как назвать регистр: журнал регистрации трудовых книжек или журнал учета трудовых книжек, рекомендуем скопировать в точности название, приведенное в Постановлении Минтруда № 69. Первым делом надо подписать книгу.

Достаточно указать наименование организации и название журнала, а в нижней части вписать дату начала и окончания ведения.

Важно помнить о требованиях к книге учета.

Журнал движения трудовых книжек должен иметь твердый переплет и быть прошнурованным. Все страницы следует пронумеровать, а затем заверить у руководителя. Начальник не только подписывает документ, но и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов в нем.

Печати (при наличии ее в организации) на страницах не нужны. Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют.

Среди обязательных сведений в ней:

  1. порядковый номер регистрируемой записи;
  2. должность, на которую принят гражданин;
  3. наименование службы или отдела, куда он принят;
  4. данные сотрудника;
  5. реквизиты приказа о приеме на работу;
  6. подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа.
  7. дата приема человека на работу (цифрами);

Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Но есть моменты, которые надо помнить:

  1. если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать документ — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который прилагается к реестру;
  2. если необходимо исправить какую-то запись, неверное зачеркивается, а ниже записывается корректная формулировка, обо всех исправлениях необходимо «сообщать» на внутренней части обложки по аналогии с внесением изменений в саму трудовую; там указывается, запись под каким номером исправлена, поставлена дата и роспись ответственного лица.
  3. если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся;
  4. в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы. Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за книжкой, согласие адресата на пересылку, квитанцию об отправке;
  5. фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается;
  6. вносить записи надо в каждую строку. Только полностью заполненный журнал разрешается сдавать в архив. Хранить его надо в течение 75 лет.
  7. графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда.

Книга учета и движения хранится у того сотрудника, кто ее ведет.

Если в организации нет такого документа или его неправильно ведут, контролирующие органы расценят это как нарушение законодательства и оштрафуют по . Минимальный штраф:

  1. для должностных лиц и ИП — 1 000 рублей;
  2. для компаний — 30 000 рублей.

Правовые документы Журналист В 2004 г.

окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности «Журналистика и наука общения». В 2003-2011 работала в известных молдавских социально-политических изданиях.

После переезда в РФ, с 2014 г. сотрудничаю с российской онлайн-прессой Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Журнал учета трудовых книжек титульный лист скачать

» » Правовые ответы Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат.

Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

  • Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
  • В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
  • Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.
  • Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.

Журнал должен иметь установленную Постановлением Российского Министерства Труда форму и соответствовать правилам оформления, закрепленным законодательно. Несоблюдение правил ведения данного документа является основанием для привлечения уполномоченного лица к юридической ответственности.

  1. приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
  2. собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.

В Книгу вписываются сведения о книжках, передаваемых на хранение работодателю при поступлении на работу.

Впоследствии, по увольнении с работы, трудовые выдаются на руки владельцам, о чём в соответствующих графах № 12 и 13 вносятся необходимые записи.Титульный лист книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заполняется работником организации, на которого оформлен приказ о соответствующей ответственности. На законодательном уровне предусмотрена смена ответственного за ведение документационного учета, подразумевающая оформлении изменений посредством приказа, и передачу книги учета новому лицу с использованием внутреннего документа по предприятию акта-передачи.

Прежде чем приступить к оформлению первого листа документа следует удостовериться в соответствии законодательным нормам и правилам книги, в которой каждая страница должна иметь свой номер и быть опломбированной.В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.В настоящее время реестр учёта — это стандартизированная форма для отражения движения трудовых книжек, включающая в себя тринадцать граф на каждом развороте, заполнение которых поручено сотруднику отдела кадров или другому ответственному лицу.

Каждая из граф имеет чёткое назначение, а в целом и общем они отражают процессы приёма, создания, выдачи, пересылки и передачи документов, подтверждающих реальный трудовой стаж гражданина.Регистрация осуществляется при постановке сотрудника на кадровый учёт, и каждая запись, будь то сама книжка (или вкладыш), получает номер в порядке очерёдности поступления.

Приобрести книгу учёта движения ТК можно в тех местах, где обычно продают подобного рода продукцию – различные бланки, журналы и пр., изданные на предприятиях, имеющих отношение к ФГУП «Гознак». Вкладыши: что это такое? Вкладыш – это продолжение ТК, в которой заполнены все листы и разделы.Источник: https://ladyjurnal.ru/zhilishhnoe-pravo/zhurnal-ucheta-trudovyh-knizhek-skachat-titulnyj-listНа предприятии обычно ко всей ответственной документации выдвигаются одинаковые требования, которые заключаются в аккуратности заполнения информации и в обеспечении безопасности документу от повреждений другими лицами.
Вкладыши: что это такое? Вкладыш – это продолжение ТК, в которой заполнены все листы и разделы.Источник: https://ladyjurnal.ru/zhilishhnoe-pravo/zhurnal-ucheta-trudovyh-knizhek-skachat-titulnyj-listНа предприятии обычно ко всей ответственной документации выдвигаются одинаковые требования, которые заключаются в аккуратности заполнения информации и в обеспечении безопасности документу от повреждений другими лицами.

Трудовая книжка является важным документом, на основании которого впоследствии рассчитываются пенсионные начисления. По этой причине, в соответствии с законодательной нормативной документацией, необходимо обеспечить ее хранение на протяжении пятидесяти лет. Следует учесть, что срок хранения книги, свидетельствовавшей о факте производственных отношений с конкретным работником намного больше и составляет семьдесят пять лет.При самостоятельном оформлении книги учета предпринимателем в разделе формы собственности необходимо указать аббревиатуру ИП, подразумевающие деятельность индивидуального предпринимателя.

При этом, в следующей графе, вместо названия предприятия, следует указать личные данные бизнесмена, совпадающие с регистрационной и с паспортной информацией. Скачать образец бланка книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно здесь.

  1. в обычной строке должна быть произведена запись следующего содержания: «Запись № такой-то считать недействительной», рядом должна быть подпись корректировщика, дата этих действий;
  2. далее (на следующей строке) должна следовать правильная запись, а рядом утверждение, что она – действительна, подкрепить подписью исправившего, указать дату исправления.

Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книги и их первичный учет, уведомляют приказом о своей ответственности за данный вид документации, указывают перечень лиц, которым они могут быть выданы и с какой целью. В последние дни каждого месяца работник отдела кадров, получивший трудовые книги, должен отчитаться об их сохранности.Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения в готовом виде вы можете на нашем сайте.

Однако кадровому работнику более важно знать, как корректно его заполнить самостоятельно, ведь необходимость в этом постоянна, поскольку у любого, даже небольшого по масштабам, работодателя процесс движения трудовых ресурсов непрерывен.По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.Правила и инструкции, на основании которых производится учёт и ведение трудовых книжек, нигде прямо не отвечают на этот вопрос. Кроме этого, внимательно изучив нормативные документы – невозможно найти какого либо запрета на подпись в журнале лица, который забирает трудовую работника:В Книгу вписываются сведения о книжках, передаваемых на хранение работодателю при поступлении на работу.

Впоследствии, по увольнении с работы, трудовые выдаются на руки владельцам, о чём в соответствующих графах № 12 и 13 вносятся необходимые записи.

  • Выдача на руки родственникам или другим представителям, действующим по доверенности, в связи со смертью сотрудника, объявлением его пропавшим без вести (по решению суда) или заключением под стражу.
  • Оформление трудовой (на случай приема сотрудника без опыта какой-либо работы, трудоустраивающегося в первый раз).
  • Перенос всех или отдельных трудовых в новое место в связи с переездом, ремонтом, срочными обстоятельствами (например, для предотвращения порчи документов из-за повреждений крыши). Обычно книжки переносятся и хранятся в сейфе, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
  • Прием книжки от сотрудника, который принят или восстановлен на работе, вне зависимости от предполагаемого срока действия трудового договора (в том числе на сезонную работу).
  • Выдача на руку сотруднику в связи с его увольнением по любым причинам (в том числе выдача не на руки, а почтовым отправлением, если работник по каким-либо причинам не явился за документом).
  • Внесение в неё любых записей, отражающих служебные движения сотрудника: премирование, переводы на другие должности в рамках одного филиала или разных подразделений, переименование должности, переход на новую позицию.
  • Срок хранения – он составляет 75 лет. Соответствующая дата вписывается в поле: например, до 1 сентября 2092 года.
  • Общее количество внесенных записей.
  • В верхнем поле нужно вписать полное официальное название организации, без сокращений.

    Например, Общество с ограниченной ответственностью «Елизария» или Индивидуальный предприниматель Светлов Владимир Игоревич.

  • Даты начала и окончания ведения.
  • Номер тома (если до этого журнала были 5 аналогичных, соответственно, это 6 том).

Согласно правительственному Постановлению № 225 работодатель обязан не только иметь журнал, но и придерживаться правил хранения и внесения данных.

Вместе с книгой учета работодатель должен вести расходно-приходную книгу, предназначением которой является фиксация сведений о документах, приобретенных за счет предприятия.Журнал должен иметь установленную Постановлением Российского Министерства Труда форму и соответствовать правилам оформления, закрепленным законодательно. Несоблюдение правил ведения данного документа является основанием для привлечения уполномоченного лица к юридической ответственности.В п. 41 Правил содержатся некоторые требования к этому журналу: листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, удостоверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

  1. приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
  2. собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.

Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно.

К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме. Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».[/box]

  1. Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
  2. Выполняется в твердой, плотной обложке.
  3. В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.
  4. Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
  5. Она используется до фактического ее окончания.
  6. Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
  7. Страницы нумеруются и прошнуровываются.

26 Июн 2018 stopurist 241 Источник: https://uristtop.ru/privatizatsiya/zhurnal-ucheta-trudovyh-knizhek-skachat-titulnyj-listДействующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

  • Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
  • Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
  • Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
  • Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
  • Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.Основные требования к внешнему виду документа:1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.2) Сквозная нумерация.

Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован.

Такое требование четко изложено в п.

41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.4) Заверительная запись.

Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  1. подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.
  2. количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  3. дату начала ведения журнала;
  4. название документа;

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП).

Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:Порядковый номер столбца1Проставляется порядковый номер записи2, 3, 4Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ5Заполняется ФИО владельца трудовой книжки.

Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью6Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее.При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка:с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»;с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером;с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков7Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания)8Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник9Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность.
Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка:с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»;с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером;с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков7Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания)8Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник9Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность.

При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк10Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала11Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка.Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк12Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации.Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска)13В зависимости от ситуации:

  1. заполняются реквизиты уведомления, направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;
  2. проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;
  3. указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  • Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
  • Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.
  • В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

  1. предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  2. предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: http://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

  • Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.
  • Для порядка в работе с трудовыми книжками.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.Чаще всего в организации это:

  1. кадровик
  2. hr-менеджер
  3. бухгалтер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.На обложке:

  1. полное наименование организации;
  2. дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:Шаг 1.

В первый столбец вносим порядковый номер.Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записиШаг 3.

В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).Шаг 5.

В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме.

Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.Шаг 6.

В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).Шаг 7.

В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу.Шаг 8.

В десятом расписывается ответственное лицо.Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника.

Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).Шаг 2.

В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником.

Для этого надо:

  • В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
  • Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
  • Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.
  • Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

  • На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
  • Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

  • Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.
  • Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  • Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей.

Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.Источник: https://clubtk.ru/forms/trudovyye-knizhki/kniga-uchetaРаботников отдела кадров, лиц ответственных за архив может интересовать доступность к общепринятым бланкам для оформления журнала трудовых книг.Обычно онлайн запрашиваются формы книг, необходимые для временного хранения оригиналов документов.

Касается случаев, если требуется принятый в делопроизводстве образец правильного заполнения журнала по учету трудовых книжек.Представляет собой прошитый и опломбированный реестр. Хронологическая отчетность упрощает просмотр записей по движению трудовых книжек и вкладышей к ним.Система учета, хранения оригиналов утверждена официально. Процедура ведения журнала содержится в инструкциях, закреплена на законодательном уровне.Скачать бесплатно бланк журнала в формате excel можно здесь.Несложная форма позволит:

  1. обеспечить строгий учет как уже заполненных трудовых, принятых на хранение от лиц, устроившихся на официальную работу, так и чистых подшивок. В запасе должны иметься новые экземпляры, предназначенные для оперативного оформления отношений в будущем;
  2. вести достоверные записи по движению и выдаче документов с фиксацией оперативной информации по каждому сотруднику.
  3. задействовать специально оформленный внутренний журнал для оперативной работы с оригиналами трудовых и вкладышей;

Такой журнал систематизирует делопроизводство, экономит время на разбирательствах, когда приходится выдавать справки, вести отчет по заполнению вкладышей или движению трудовых книжек работающих или увольняющихся сотрудников.Касается ситуаций, если необходимо срочно найти необходимые документы, выписки, приказы или приходится работать непосредственно с оригиналами для выяснения общего стажа или последнего места работы.На практике удобнее всего использовать унифицированную форму журнала, которую заполняют для хранения трудовых книг.

Общепринятый вид одобрен постановлением № 69 Минтруда РФ (10.10.2003).

Это касается типового образца, где предусмотрено 13 граф.Ведя учет и перемещая – не забывайте соблюдать хронологию, вначале заполняя первую графу. Регистрация должна охватывать не только берущиеся на учет книги о трудовой деятельности сотрудников, но количество вкладышей к ним.Регистрируя всех поступающих на официальную работу, работодатель обязан строго соблюдать закон, придерживаться действующих инструкций. Как правильно вести учет трудовых книг отражено в постановлении № 225 Правительства РФ (16.04.2003) п.

40, где указаны особенности оформления отчетного документа.Рассматриваемый вид отчетной документации обязателен к заполнению.

Проще скачать образец журнала учета трудовых книжек, чтобы быстро прошить нужное количество листов.Кроме взятия на учет книги о трудовой деятельности от вновь поступившего на работу, в этом журнале принято делать отметки о:

  1. оформлении вкладыша, если чистые страницы закончились и нужно подшить листы для новых записей;
  2. передаче (под роспись) на руки уволившемуся его документа;
  3. выдаче дубликата (в случаях необходимости);
  4. заполнении нового бланка, когда сотрудник оформляется на первое место работы.

Необходимо придерживаться хронологического порядка, требуемого для реестра, чтобы не нарушить правильность всех записей.Форма строго обязательна к заполнению. Работодатель не вправе отказаться от ведения такого журнала, что зафиксировано постановлением № 225 Правительства РФ (16.04.2003).Имея перед глазами образец, где указаны все графы (13 по общепринятой форме) заполняемого журнала, лица, ответственные документировать прием на работу и увольнение сотрудников, смогут без труда переносить сведения из персональных книжек в нужные ячейки бланка.Образец заполнения:Для учета движения документации при оформлении этого журнала – грамотно подпишите книгу, не забыв заполнить информацию для титульного листа.

Указывается название предприятия и документ, где на титульной страничке принято заполнять даты (начало и окончание в оформлении книги).Строго соблюдая нумерацию записей, последовательно в каждой графе бланка необходимо будет заполнить сведения с занесением: 1 номера по порядку (№ п/п) 2, 3, 4 даты (указав число, месяц, год) поступления на работу (заполнение документа) 5 ФИО владельца оформляемого документа, что берется на хранение под роспись 6 реквизитов книжки/вкладыша (серии, номера) 7 специальности, должности, профессии устроившегося на работу 8 наименования организации, с уточнением подразделения, куда поступил человек 9 приказа с датой и № распорядительного документа 10 расписки ответственного, оформившего (принявшего) оригинал 11 полученной суммы (руб.) за оформление формы или вкладыши 12 даты выдачи на руки оригинала после прекращения трудовых отношений (договора) 13 расписки от владельца документа о получении оригинала трудовойПридерживаясь установленного порядка для оформления бланка, лица ответственные за журнал по движению трудовых книжек, обязаны правильно пронумеровать подшивку.

Документ предполагает сквозную нумерацию страниц, обязательно прошивается.

Номеровать допустимо как страницы, так и отдельные листы.При этом обеспечивается строгая отчетность в журнале, где невозможно самостоятельно добавить или преступно изъять из книги отдельные элементы. Не нарушая правил отчетности, журнал должен иметь заверительную запись.Рассматриваемая форма книги заполняется ответственным лицом и на задней обложке журнала содержит стандартные сведения.
Не нарушая правил отчетности, журнал должен иметь заверительную запись.Рассматриваемая форма книги заполняется ответственным лицом и на задней обложке журнала содержит стандартные сведения.

В них входят:

  1. название отчетного журнала;
  2. подпись с указанием должности лица заверяющего и его ФИО.
  3. дата начала ведения реестра;
  4. общее количество листов (или страниц);

Для оформления этого реестра рекомендована твердая обложка. Не только на случай принятия на работу или для увольнения используется книга, но и для случаев, рассмотренных в этой статье выше.Периодом ведения данного журнала считается заполнение всех прошитых листов.

В делопроизводстве предусмотрен срок хранения записей этой книги до 75 лет.Для любого документа важно правильно прошить все страницы, чтобы невозможно было изъять отдельные листочки.

Цельность реестру гарантирует прочная и сплошная шелковая нить, применяемая для прошивки.Ее концы еще до начала ведения этого документа должны пройти пломбировку на задней обложке.

Форма заверяется специальной печатью и нанесением других реквизитов с подписью ответственного лица.Чтобы все сведения книги сохранились, имели статус 100% достоверности, важно заверение поручить руководителю фирмы.

Ни его зам., ни сотрудники, ответственные за делопроизводство, не вправе расписаться на обороте этого реестра.Скрепление ниток в прошивке с заверительной записью должно подкрепляться пломбой (иметь сургучную печать). Недопустимо применять в виде аналога пломбы из бумажных фрагментов или наклейку. В Правилах о ведении и хранении трудовых (4 абз., п.

41) допустимо использовать только опломбирование сургучом.Когда возникают ситуации – если требуется исправить определенную запись или неверно занесенные сведения, выявленное несоответствие аккуратно зачеркивается. Затем делают запись с корректной формулировкой, указывая все исправления.

Сообщают на внутренней части обложки, придерживаясь аналогии по внесению изменений в трудовой.Если требуется корректировать ошибку, конкретизируется каждая неверная запись с порядковым номером, ставятся дата и роспись, что заносятся в журнал ответственным лицом.Все исправления выявленных ошибок и несоответствий проводятся без нарушения требований действующего законодательства РФ.

Недопустимо нарушать правила при ведении этого реестра.Важно вовремя исправлять найденные ошибки или явные несоответствия, при этом все отметки должны быть аккуратными и иметь «читабельный» вид.Для руководителя важно постоянно вести этот документ, который хранится у того, кто за реестр ответствен. Каждая запись должна производиться в строгом соответствии с правилами ведения журнала.При отсутствии в организации такого документа, или в случаях неправильного ведения, заполнения книги учета трудовых книжек, контролирующий орган вправе расценить ситуацию как явные несоответствия в делопроизводстве и законодательства.Чтобы вас не оштрафовали по несоответствиям КоАП РФ (ст.5.27), рекомендуется придерживаться общих правил в заполнении и ведении этого реестра.Минимальным штрафом для должностного лица за отсутствие этого реестра является 1 тыс. руб., а для компании сумма составит – 30 тыс.

руб.В каждой организации придерживаются установленных норм в ведении журналов. Если рассматривать выдачу на руки сотрудникам этого реестра, то стоит отметить, что:

  1. графа 12 указывает точную дату возврата книжки уволившемуся с предприятия;
  2. журнал для учета трудовых книжек попадает к увольняющемуся лицу при получении его трудовой;
  3. графа 13 имеет место для росписи непосредственно самого сотрудника – он, получая трудовую, расписывается в реестре, тем самым свидетельствуя отсутствие каких либо претензий к работодателю.
  4. если человек решил уволиться, то заполняют 12 и 13 графы книги, в которой ведется строгий учет трудовых;

Все тонкости в соблюдении алгоритма действий при приеме и увольнении сотрудников помогут не нарушить хронологию этого реестра, что очень важно при выдаче справок и другой оперативной информации.

Ценно, когда в деле принимают участие опытные кадровики, знающие определенные нюансы в делопроизводстве.Соблюдая корректный формат в датах сделанных записей, ответственные лица за оформление и ведение журнала, смогут избежать штрафов и административных взысканий.Необходимо помнить, что в этой форме содержится правильное написание должностей (регламентируемое штатным расписанием компании).Отражая идентификацию (ФИО) владельцев трудовых книжек, при заполнении журнала по учету и архивации оригиналов, недопустимо делать сокращения не только в фамилии хозяина книжки, но и просто ставить инициалы.Соблюдая несложные правила в регистрации поступающих и оформляемых документов, ответственные лица смогут быстро находить нужные сведения и отметки.

Реестра требует внимательного заполнения всех 13 граф.Принимаемые на хранение работодателем оригиналы, оформляемые вкладыши должны проходить регистрацию в этом реестре под отдельными порядковыми номерами.Аккуратность ведения журнала позволит отразить реальность действий по перемещению трудовых и вкладышей каждого отдельно взятого сотрудника.