Как выглядит дубликат трудовой книжки образец заполнения

Как выглядит дубликат трудовой книжки образец заполнения

Как оформить дубликат трудовой книжки

19 мая 2020 Как сделать дубликат трудовой книжки при утере:

  • Записать номер, серию, дату выдачи в книгу учета, получить подпись сотрудника.
  • Принять заявление от сотрудника.
  • Собрать сведения о предыдущем стаже.
  • Заполнить новый бланк.

Содержание Информация о периодах работы, занесенная в трудовую книжку, имеет огромную важность при начислении пенсии. А что делать, если она потеряна или испорчена?

Вопросу, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, посвящена ч.

3 постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225:

  1. работник настаивает на его оформлении по причине недействительной записи.
  2. в результате ЧП утеряны документы, в том числе кадровые;
  3. признана негодной;
  4. работник или наниматель ее потерял;

Выдает копии кадровая служба предприятия.

Если подлинник потерял работодатель, восстанавливает его отдел кадров этой же организации. Если потерял сам работник, копия изготавливается тоже по месту работы. Сложности возникнут при утере, когда человек нетрудоустроен.

В этом случае восстановлением занимается предыдущий работодатель (п. 31 постановления). При обращении к новому руководителю документ сотруднику заведут заново.

Первой записью в нем будет очередное место работы. Работник, потерявший документ со сведениями о своей производственной деятельности, обязан написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки на предыдущем месте работы.

Сделать это надо максимально быстро после обнаружения факта утери. В обязанность работодателя входит оформление копии по обращению сотрудника.

В новой редакции ТК, в ст. 65, не указывается, к какому нанимателю обращается сотрудник. Он вправе обратиться на прежнюю работу. Если он устраивается на новое место, наниматель обязан оформить новый документ по его заявлению.

В обоих случаях необходимо документальное подтверждение всех периодов работы и предоставление заявления об утере. Кадровикам нечасто приходится сталкиваться с такой задачей, поэтому предлагаем памятку, как оформить дубликат трудовой книжки, — придерживайтесь следующего алгоритма:

  • Принимается заявление от работника.
  • Заполняется бланк.
  • Работник расписывается в получении копии.
  • Оформляется приказ о выдаче.
  • Указывается дата выдачи, номер бланка вписывается в журнал учета.
  • Собираются сведения о рабочем стаже.

Работник пишет заявление на выдачу дубликата трудовой книжки на имя руководителя прежнего места работы.

Утвержденного бланка заявления нет, поэтому оно пишется в свободной форме. Указываются данные заявителя и причина обращения. В законодательстве о труде нет требований по оформлению приказа о выдаче дубликатов трудовых книжек в случае их утери, кражи и т.

д. Этот документ оформляется в соответствии с правилами осуществления документооборота организации. В приказе фиксируются основание выдачи: обращение работника и ответственный исполнитель — сотрудник кадровой службы.

Восстановление документа требует времени — на это отводится 15 дней. Кадровики часто не знают, как заполнить дубликат трудовой книжки сведениями о рабочем стаже, если они отсутствуют.

Работнику необходимо подтвердить стаж документами до того момента, как книжка была утеряна. Это справки с предыдущих мест работы, приказы о приеме в организацию, копии трудовых договоров, расчетные книжки — любые официальные свидетельства периодов работы.

Все предоставляемые свидетельства должны заверяться. Доказательства стажа запрашивает сам работник, работодатель обязан оказать ему содействие — кадровая служба составляет запросы на предыдущую работу или в архивы.

Если документы отсутствуют, рабочий стаж подтверждается показаниями свидетелей в судебном порядке (см. пункт 24 правил, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Организация может обратиться в ПФР с запросом о видах деятельности за определенные периоды.

Закон обязывает кадровика всегда иметь запас бланков такого типа. В книге прихода и расхода фиксируются серия, номер бланка, дата его заполнения.

Правила 225 и инструкция № 69, раздел 7, регламентируют, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

  • В хронологическом порядке расписываются периоды работы отдельно по каждому работодателю.
  • Документ выдается на руки работнику под подпись в книге учета ТК и вкладышей, в ней же фиксируются серия и номер бланка, дата выдачи.
  • Титульный лист заверяется печатью организации, отдела кадров и подписью кадровика.
  • В графе 3 указывается общий подтвержденный стаж.
  • Заполняются базовые данные: Ф.И.О., сведения об образовании, другие. Если информация изменялась, вписываются актуальные данные.
  • На титульном листе в верхнем правом углу указать: «дубликат».

Готовая копия выдается работнику через 15 дней после его заявления. Но если при сборе документов для подтверждения стажа возникнут трудности, этот срок сдвигается.

Если документ потерян работником или испорчен по его вине, то оформление дубликата трудовой книжки при утере платное — он оплачивает стоимость бланка. Возможна оплата наличными в кассу или по заявлению о вычете суммы из зарплаты.

Без согласия работника вычитать деньги нельзя. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. ЮРИСТУ: СТАТЬИ ЮРИСТУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Дубликат трудовой книжки

→ → → Добавить в «Нужное» Актуально на: 27 февраля 2017 г.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки?

В таких случаях, как:

  1. внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника ();
  2. негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
  3. утеря трудовой книжки работодателем;
  4. массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. ().
  5. утеря трудовой книжки бывшим работником ();

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей ().

Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР ().

К примеру, для представления в отделение ПФР (). Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен.

Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы. Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки. Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.

Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он.

Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива. На новом бланке трудовой книжки:

  1. на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.
  2. на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника.

Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно ().

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже. Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки.

Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил. Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать.

Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником. А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников.

Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки.

То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи. Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность.

То есть ее состояние таково, что требуется замена ().

Более полную информацию по теме вы можете найти в .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Инструкция: как правильно оформить дубликат трудовой книжки

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Как оформить дубликат трудовой книжки:

  • Оформить приказ (не обязательно).
  • Получить заявление от сотрудника.

  • При необходимости собрать документы, которые подтверждают стаж.
  • Заполнить новый бланк трудкнижки.

10 марта 2020 Автор: Инициатором оформления выступает:

  1. работодатель;
  2. сотрудник.

Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.

Причина переоформления Кто делает Работником потерян или утрачен оригинал Лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 правил). Трудовая книжка потеряла целостность, порвалась — блокнот и часть сведений использовать невозможно Сведения для восстановления записей собирает виновная сторона.
31 правил). Трудовая книжка потеряла целостность, порвалась — блокнот и часть сведений использовать невозможно Сведения для восстановления записей собирает виновная сторона. Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.

Запись в трудовой книжке признана недействительной Дубликат по заявлению гражданина оформляется у последнего работодателя.

Кража, массовое уничтожение документов у работодателя Создается специальная комиссия с привлечением представителей органов исполнительной власти (п.

34 правил). Процедура восстановления сведений о стаже регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50. Правила ведения и хранения трудкнижек регулируют, когда и как происходит оформление дубликата трудовой книжки при утере. Они утверждены постановлением правительства № 225 от 16.04.2003.

Обязанность по оформлению возложена на работодателя:

  1. настоящего, если вы уже работаете.
  2. бывшего, если вы не работаете после увольнения;

Дается ему на это 15 дней (п. 31 правил). Но документы вы собираете сами. Работодатель лишь содействует в предоставлении и получении информации для подтверждения стажа (п.

7.2 правил). Часть информации содержит лицевой счет ПФ (СЗВК-4). Не стоит надеяться на него полностью.

Для многих занятых там есть сведения о суммарном стаже работы и отсутствует детализация по периодам и работодателям. Запись в трудкнижке на этой основе не сделать. Иногда не удается подтвердить отдельные места работы — новый документ имеет хронологические разрывы.

Доказательства действительных трудовых отношений в прошлом:

  1. бухгалтерская документация об оплате труда;
  2. справки, содержащие информацию о причине их выдачи;
  3. лицевые счета;
  4. профсоюзный билет и т. д.;
  5. реквизиты распоряжений о приеме и увольнении, переводе с должностей;
  6. приказы (распоряжения) и выписки их них;
  7. личные дела и карточки;
  8. архивные справки, если организации уже нет; решения суда об установлении стажа.

Используются только оригиналы документов.

После оформления у работодателя остаются заверенные копии с них (ч. 7 п. 7.2 инструкции (утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10.10.2003)). Дубликат — документ, идентичный подлиннику.

Он является повторным экземпляром без существенных различий (п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (приказ Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013)). Для изготовления используется бланк ТК, утвержденный пунктом 1 постановления правительства № 225 от 16.04.2003.
Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

  1. перечисляются занимаемые должности и позиции;
  2. фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
  3. он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
  4. заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.
  5. исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
  6. вносится персональная информация о работнике;

В новую трудкнижку не вносят данные:

  1. которые нет возможности подтвердить документально;
  2. неточные, ошибочные и недостоверные.

Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п.

31 правил):

  • Правильно внести подтвержденные записи.
  • Подготовить новый бланк.

Вот инструкция, как правильно заполнить дубликат и не допустить ошибок.

Шаг 1. Для получения работнику следует обратиться к прежнему работодателю с заявлением в произвольной форме — в содержательной части указывается причина утраты. Вот так выглядит образец заявления на дубликат трудовой книжки: Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации.

Вот так выглядит образец заявления на дубликат трудовой книжки: Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации. Это позволяет:

  1. руководителю и организации избежать административной ответственности за нарушение законодательства (ст. 5.27 КоАП).
  2. обосновать использование формуляра и сделать запись в книге учета;
  3. кадровой службе соблюсти нормативные сроки оформления;

С приказом о выдаче дубликата трудовой книжки под подпись ознакомьте исполнителей, которые будут заниматься восстановлением, заявителя.

Шаг 2. При заполнении нового формуляра помните о правилах внесения данных в титульный лист и остальные разделы. На титульном листе нового бланка:

  1. напишите «Дубликат» (правый верхний угол);
  2. внесите актуальную на день оформления информацию — фамилия, имя, отчество и пр. (данные о прежних изменениях вносить в дубликат нет необходимости (п. 2.1 инструкции)).
  3. в левом верхнем углу делается заверенная подписью ответственного лица и печатью отметка о дате выдачи, причине (утрата) и серийном номере оригинала (например, «Дубликат выдан 12.05.2019 в связи с утратой трудовой книжки АТ № 123456765»);

На оригинале (если он сохранился) сделайте запись, что взамен нее выдан дубликат (например, в ситуации признания недействительной одной из записей).

Проставьте его серию и номер (п. 1.2 инструкции). Вот так выглядит образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере и другим причинам: В разделе «Сведения о работе» (ч.

2 п. 7.2 инструкции):

  1. рассчитайте суммарно за весь период работы общий стаж;
  2. в хронологическом порядке поочередно вносите сведения о каждом подтвержденном месте работы (графа 3);
  3. сведения о работе на вашем предприятии внесите по общим правилам;
  4. в графу 4 впишите данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация.
  5. интервал работы на вашем предприятии в него не включайте;
  6. даты приема и увольнения ставятся в графе 2, порядковый номера записи — в графе 1;

Еще несколько правил о том, как сделать дубликат трудовой книжки при утере и другим причинам:

  • Последующие данные о занятости у текущего работодателя вносятся в общем порядке.
  • Написание дат, цвет пасты и чернил соответствуют инструкции.
  • Каждая внесенная запись подписями уполномоченных лиц не заверяется.

Шаг 3. Выдайте документ заявителю, соблюдая следующий порядок:

  • Внесите сведения о выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
  • Снимите с учета оригинал (при необходимости).
  • Выдайте новый бланк владельцу под расписку.

Стоимость бланка не взимается в случаях:

  1. порчи не по вине работника.
  2. если ошибки допущены ответственным работником при первичном заполнении;
  3. массовой утраты оригиналов при чрезвычайных ситуациях;

Вместо испорченного кадровик обязан бесплатно заполнить работнику другой бланк трудкнижки.

Во всех остальных случаях расходы возмещает работник при получении замены (п. 47 правил). Нет прямого запрета на одновременное существование двух трудовых. ПФР предупредил: при совпадении нескольких периодов стажа учтется только один по выбору застрахованного (п.

2 ст. 16 ФЗ-255). С 01.01.2021 ведение бумажных трудовых книжек прекращается.

Их выдадут работникам на руки. Необходимость и смысл в дубликатах и вторых экземплярах отпадет в принципе. Трудовая книжка подтверждает трудовую деятельность (ст.

66 ТК). Форма, заполнение, хранение, кто делает дубликат трудовой книжки и по каким правилам, ответственность должностных лиц — эти вопросы регулируются законодательством:

  • Инструкция по заполнению., утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
  • ТК РФ — ст. 66.
  • Правила ведения., утв. постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003.

Руководитель назначает ответственное лицо за работу с книжками и соблюдение правил их хранения (ст. 62, 66 ТК, п. 45 Правил от 16.04.2003 № 225).

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи должностные лица организации несут ответственность, установленную законодательством РФ (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 140, 292, 293 УК). Об авторе статьи Дмитриева Наталья Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Сроки обращения в суд по трудовым спорам — это от 1 месяца до 1 года, в зависимости от характера нарушения.

Они отсчитываются с момента, когда работник или работодатель узнал или должен был узнать о правонарушении. 1 марта 2020 Как пожаловаться в трудовую инспекцию на работодателя:

  • Дождаться результата рассмотрения обращения.
  • Сформулировать проблему.
  • При необходимости продолжить обжалование действий работодателя в следующих инстанциях.
  • Подготовить текст жалобы и сопутствующие документы.
  • Выбрать подходящий способ отправки и отправить.

24 февраля 2020 Оплата работы в ночное время по Трудовому кодексу — это гарантированная компенсация сотруднику, которому пришлось работать в ночь.

Минимальный размер доплаты — 20% от оклада. 14 апреля 2020 Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества — это специальная запись, которую делает кадровик на внутренней стороне обложки, если у сотрудника поменялось ФИО. Обязательно указывают реквизиты документов-оснований и заверяют печатью и подписью.

5 марта 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки в 2020 году

Трудовая книжка — это основной документ гражданина, который работает на официальной основе и является источником страховых взносов, а также налогов. Именно в нем отражается трудовая история человека, причины его увольнения и стаж в принципе, но в некоторых случаях может потребоваться дубликат.

Его заполнение не отличается особыми правилами, но при этом нужно соблюсти нюансы, оговоренные законодательством. Ведь дубль документа — это его замена, но когда выдается новый паспорт, информация из него хранится в УФМС, в то время, как рабочая книжка находится у человека, и сдается только на время официальной занятости.

Обычно информация о работе хранится только в этой бумаге, и ни в какие базы не попадает, с одной стороны, так личная информация более защищена, но вместе с тем, при необходимости восстановления возникает вопрос, где взять данные для нового заполнения. Естественно, что люди часто теряют данные документы или портят их, а вина в этом может быть как сотрудника, так и ответственных за хранение документации лиц. В любом случае, нужно разобраться, когда дубликат действительно необходим, и как его правильно запросить.

Если сотрудник потерял свой документ, либо это сделали ответственные за хранение лица, задача по восстановлению всех записей осложняется, поскольку нельзя увидеть записи даже частично, и остается только пользоваться заранее сделанными копиями или другими методами. Но поскольку дубликат все равно выдается и в такой ситуации, то следует подготовиться, и попросить при трудоустройстве, чтобы начальство сняло копии со всех страниц, и только тогда направлял книжку в личное дело. Массовая утрата работодателем также является причиной для восстановления в виде дубликатов, но заниматься этим должен он сам, вне зависимости от того, произошла данная ситуация по вине начальства, либо же в этом виновен форс-мажор.

В любом случае порядок восстановления информации о стаже оговаривается Постановлением Минтруда под номером 50 от 1994 года.

Не менее часто, наравне с утерей документы еще и портятся, это может быть по вине домашних животных, стихии, детей и массы других факторов. Работодатель же может сослаться на возникший пожар, наводнение, влияние вредных веществ и т.д., этот случае лучше, чем утеря, поскольку восстановить можно хотя бы часть данных, если на страницах осталась хотя бы некоторая информация.

Но при отсутствии такой возможности, нужно будет пользоваться теми же способами, что и в случае с утерей, поскольку в обоих вариантах доступа к данным нет. Заполняется дубль так же, как и основной вариант, то есть на его титульной странице ставится номер, ФИО владельца, его дата рождения, уровень образования и специальность, а также дата оформления. Но выше, над названием документа ставится пометка из слова “дубликат”, а слева на свободной странице оговаривается выдача официальной копии, ставится дата и причина замены, с указанием номер трудовой, это подтверждается печатью.

Заполнение внутренних разделов никак не отличается от оригинала, то есть вносится вся информация о трудоустройстве, но произвести записи о деятельности можно как просто отражением длительности стажа, так и детализировать его, если подобная информация имеется. Тот работодатель, который был последним, или является текущим, вписывает свои данные, и по возможности указывает не только даты работы и название предприятия, но и статьи ТК РФ, на основании которых производились действия. При наличии, желательно также указывать основания в виде реквизитов документов, по которым принимались решения.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2020 году такой: В бланк обычного рабочего документа вносятся все те же данные, что и обычно, и этот перечень состоит из: Личных данных человека Его специальности и уровня образования — на титульном листе Обязательно следует указать Что это дубликат основного рабочего свидетельства Дата поступления на работу Увольнения или иного события Информация О том, где работает человек Переводы и увольнения Также необходимо отразить Основания на внесение записей В виде внутренних документов Для дубля Также характерна запись об общем стаже работы до начала труда в фирме, она присутствует при восстановлении не по копии, а по иным каналам При утере или порче трудовой книжки либо ее вкладыша, следует разобраться, какой есть порядок запроса нового документа, и что нужно сделать конкретно гражданину, чтобы получить необходимую помощь. Прежде всего, следует ознакомиться с двумя основными схемами восстановления — по копии и по справкам, из которых легче всего будет первая.

Обязательно при утере человек должен известить об этом работодателя, даже если он бывший (когда новую работу он не нашел), и в срок до 15 дней ему оформляется бумага. Вполне можно запросить не дубль, а новый документ, подав заявку начальству, но прежде всего, этот метод хорош для молодых людей, которые не зависят от стажа, и для них важны только страховые отчисления.

Но если речь идет о работниках в возрасте, либо когда молодой специалист трудился в престижной фирме, лучше восстановить.

Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки можно .

Ксерокопия сама по себе не является документом, поскольку ее можно легко подделать и записать себе в стаж любую информацию. Чтобы использовать ее для восстановления, необходима заверенная ксерокопия, но получить ее уже само по себе сложно, поскольку книжица находится у работодателя.

Для получения отксеренного документа, направляется обращение к кадровикам, в больших компаниях это письменно, а в мелких организациях вполне можно обойтись устным желанием.

Правила отводят на выдачу копии всего 3 рабочих дня, а результатом станет набор скопированных страниц, где разместится подпись “копия верна”, а также автограф должностного лица с печатью предприятия. Также на последней странице ставится надпись “работает по настоящее время”, также заверяемая гендиректором, главным кадровиком или главбухом. В итоге заполненные листы копии будут заверяться следующим образом: Можно заверить только последний лист копии, но в этой ситуации все части должны быть сшиты ниткой, а ее концы выводятся на последнюю страницу, и уже там фиксируются бланком с написанным количеством и штампом.

Закон же утверждает, что восстановить трудовую, произведя ее дубликат, могут использоваться следующие документы:

  1. решения суда о признании стажа;
  2. трудовые договора;
  3. расчетные книжки, в которых отражена заработная плата;
  4. архивная документация.
  5. выписки из приказов о трудоустройстве или увольнениях;
  6. справки от работодателей — заверенные копии будут именно такими бумагами;

Если же копии заблаговременно не было сделано, то необходимо воспользоваться справками, которые берутся у бывших работодателей.

Пишется обращение от имени текущего работодателя, в котором указывается просьба предоставить информацию о трудоустройстве конкретного человека в свободной форме. Прежде чем отправлять это, компания обязана запросить разрешение у самого человека на обработку персональных данных, куда входит и информация о предыдущих местах работы.

В ответе другая компания должна подтвердить конкретный период, на протяжении которого человек находился в ее штате, а также указать реквизиты соответствующих приказов, которые и были основаниями для зачисления в коллектив. Собрав все возможные справки, текущее начальство заполняет дубликат, но если с каким-то периодом возникла проблема, остается только обращаться в суд, но это крайняя ситуация.

Процедура заполнения не отличается от восстановления по копии, и необходимо постараться указать все существенные сведения.

Видео: по данной теме Сам процесс оформления дубля трудовой книжки бесплатен, но при этом работник должен возместить стоимость бланка. Ведь в каждой организации есть резервный запас, который выдается новоприбывшим людям, и гражданин может либо запросить такой, либо же приобрести его самостоятельно.

Во втором случае возможность приобрести не соответствующий стандартам вариант достаточно велик, поэтому лучше обратиться в компанию. Она может взимать с обратившегося человека плату за бланк, цена которого зависит от региона и условий, на которых бумага была приобретена.

В среднем форма обойдется в 200 рублей, и есть как расценки ниже, так и выше, все зависит от индивидуального подхода. Люди, которые уволились ранее, могут обратиться к последнему работодателю с просьбой о восстановлении, если после этого они никуда больше не зачислялись в штат.

Отказ в связи с отсутствием доказательств последнего утверждения и просто отрицательный ответ на просьбу будут незаконными, поскольку дубль оформляется на общих основаниях.

То есть, у компании есть обязанность выдать официальную копию при поступлении соответствующего заявления, но естественно, что если человек работает в другой фирме, то и обращаться ему нужно туда же. Для уволенных все равно нужно подтверждать свой стаж, но это может сделать и бывшее начальство по тому же принципу, что и действующее. Если книжка теряется или портится, то ее нужно восстановить, а делается это путем оформления дубликата, в котором отражается прошлый стаж.

Для этого нужно обратиться к руководителю текущего места, подать на его имя заявление и сообщить, где человек был трудоустроен, чтобы был оформлен официальный запрос. Заполняется этот документ так же, как и оригинал, за исключением надписи о замене на титульной странице и пояснением слева в свободной зоне.

Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2020 году

31.01.2020 Актуально на 31 января 2020 Время для прочтения: 8 минут Прочитано: Сохранить статью Содержание Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку.

При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2020 году остался прежним.

Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки. Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка.

Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.

При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал. Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником. Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин.

Соискатель вправе восстановить утерянный документ.

Для этого может потребоваться:

  • Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
  • Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.
  • Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.

Также см.

«». Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя.

При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства.

Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР. Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере?

Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку.

На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку. Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника.

В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки.

Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель.

В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.

Также см. «». Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки. При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника. Единой обязательной формы для такого обращения нет.

Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки.

Образец может быть выполнен в произвольной форме.

Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников.

А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого.

В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы. Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации.

Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом. Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей.

Делают это в случае непредвиденных бедствий и т.

п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций.

В состав комиссии, по итогам деятельности которой нужно сгенерировать образец оформления дубликата трудовой книжки по справкам, могут входить руководители подразделений, представители профсоюзов и прочие заинтересованные лица. Установление факта работы допустимо на основе показаний не менее 2-х свидетелей. По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже.

В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации. При невозможности получения сведений об опыте работы иным путем допустимо установление стажа и в судебном порядке. Используя полученные данные, работодатель вносит соответствующие записи.

Среди них могут быть и сведения об имеющихся трудовых наградах.

Если документы не содержат все требуемые показатели, то заносят лишь имеющиеся сведения. Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере следующий: 1Указывают общий стаж работы, который есть у сотрудника до поступления к работодателю, ответственному за выдачу дубликата. 2В первой графе проставляют порядковый номер записи.

Как правило, это – № 1. 3Графа 2 содержит сведения о дате события. 4В графу 3 заносят информацию о занимаемой должности.

Данные о работодателях в дубликате трудовой книжки приводят после указания даты (в отличие от оригинала). Затем действует общий порядок: наименование места работы предшествует данным графы 2.

5Перечисляют документы, сведения которых позволили внести запись о работе, стаже.

Помимо данных о приеме на работу, следует указывать информацию об увольнениях. Образец, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в этом случае полностью соответствует приведенному выше алгоритму.

Также см. «». После внесения в продублированный документ данных о местах работы и отражении продолжительности стажа наниматель, согласно требованиям законодательства, снимает копии со всех предоставленных справок, приказов и прочих документов, возвращая оригиналы владельцу книжки. Те же действия проводят и при необходимости оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку.

Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения. Также см. «». Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек.

С указанием даты этого события и подписи самого работника. На нашем сайте бланк этой книги .

Теперь вы знаете, как оформить дубликат трудовой книжки по образцу 2020-го года.

Процедура особой сложности не представляет. Достаточно иметь заявление сотрудника и внести требуемые сведения в новый бланк с пометкой «дубликат».

Также см. «». 14.06.2018 14.06.2018 12.03.2020 13.04.2020 23.04.2020 12.05.2020 Подписывайтесь на новости: Подписаться на рассылку © 2013—2021 – «Бухгуру» ГлавнаяПолезноеО нас Разместить объявление[contact-form-7 404 "Not Found"]

Как оформить дубликат трудовой книжки (наглядные примеры)

07 октября 2015 в 12:10 53655 Поделиться Поделиться Поделиться В каких случаях оформляется дубликат трудовой книжки?

Как собрать документально подтвержденные сведения от предыдущих работодателей? Как их правильно отразить в дубликате: указать документы-основания, данные о переименовании / реорганизации работодателя, об общем трудовом стаже? Что делать, если не удалось собрать ­сведения ото всех работодателей?Давайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки.

Таких ситуаций три:

  1. в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда ­признана ­незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.
  2. трудовая книжка утеряна;
  3. она пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при его оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако нужно помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя.

Это значительно усложняет процедуру ­оформления дубликата трудовой книжки. Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений).

И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата. А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности?

Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд. Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2). Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки.

Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в ­письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1). Пример 1 Согласие на обработку персональных данных, в т.ч.

на сбор данных о предыдущих местах работы Пример 2 Запрос от действующего работодателя бывшему Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде ­письма, так и в виде справки (Пример 3).

Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна. Пример 3 Ответ от бывшего работодателя Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже.

1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат». 2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и оригиналов которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно:

«справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) (при наличии номера)»

.

3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился.

Это ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название.

В данном случае будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации.

В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе ­проставляется оттиск новой печати организации. В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении.

И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании ­юридического лица в определенном порядке:

  1. в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
  2. дата в графе 2 не заполняется;
  3. в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.
  4. следующий порядковый номер записи;

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации.

Дополнительно можно выдать работнику справку с ­подтверждением периода работы и переименования ­компании. 4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа – это одна из самых ­распространенных ошибок. Правильный вариант показан в Примере 4 (см.

отметку «!»). 5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании дополнительно собранных документов. Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой ­книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах. Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыду­щих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ­последнего места работы (вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы / распоряжения и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и ­номеров).

6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат. 7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка.

Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность. Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено 5 записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками.

Если, например, справки удалось собрать только с 3 из 5 мест работы, то по этим 3 периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все 3 периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж.