Хранение трудовых книжек в организации в сейфе

Хранение трудовых книжек в организации в сейфе

Как хранить трудовые книжки и личные дела сотрудников?


Трудовые книжки Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность ( Правил ведения и хранения трудовых книжек, Положения о документообороте). Для быстрого и безошибочного нахождения трудовых книжек в организации можно составлять картотеку трудовых книжек работников.

За хранение трудовых книжек отвечает работник, назначенный приказом руководителя организации. См. составления приказа. Если за ведение трудовых книжек отвечает другой работник, то он получает чистые бланки трудовых книжек от работника, ответственного за их хранение, по письменной заявке (, Правил ведения трудовых книжек). См. составления заявки. Для учета трудовых книжек работодатель должен вести две книги ( Правил ведения трудовых книжек): • по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — приходно-расходная книга); • движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета движения трудовых книжек).

Все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них указываются в приходно-расходной книге. В ней же делается отметка о выдаче бланка для оформления ( Правил ведения трудовых книжек): • трудовой книжки или вкладыша в нее новому работнику; • вкладыша в трудовую книжку действующему работнику; • дубликата трудовой книжки действующему или уволенному работнику.

См. приходно-расходной книги.

Если бланк трудовой книжки был испорчен, то его надо уничтожить, о чем составляется ( Правил ведения трудовых книжек).

См. составления акта. Сведения о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек работников, в том числе оформленных в вашей организации, записываются в книгу учета движения трудовых книжек ( Правил ведения трудовых книжек).

См. заполнения книги учета. Работник, получающий трудовую книжку при увольнении, должен расписаться в графе 13 книги учета движения трудовых книжек. Если уволенный работник не забрал трудовую книжку, она хранится в организации до востребования ( Правил ведения трудовых книжек). Подробнее читайте в : Хранение невостребованных трудовых книжек по правилам (Кожанова Е.) (

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

, 2017, N 2) Личные карточки и личные дела Личная карточка работника, в отличие от личного дела, обязательна для ведения всеми работодателями (см.

Правил ведения трудовых книжек). Тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника.

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек (и дел) заводится специальный, запирающийся на ключ, шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, имеют только работники отдела кадров, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их на столе, тем более на ночь или на время отпуска или другого временного отсутствия кадровика.

Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Наличие журнала учета личных карточек и (или) журнала личных дел работников не обязательно для коммерческих организаций. О передаче этих документов в архив организации и дальнейшее хранение читайте в : Хранение личных карточек и личных дел (Кожанова Е.) (

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

, 2017, N 9).

На заметку: за нарушение правил хранения трудовых книжек и личных дел возможно привлечение к ответственности за нарушения трудового законодательства ( КоАП РФ) и законодательства о защите персональных данных (, КоАП РФ). Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам компании «ЭЛКОД». Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить .

Хранение трудовой книжки

Содержание

  1. Действия работодателя при утере трудовой книжки
  2. Ответственные лица
  3. Срок хранения
  4. Назначение
  5. Приказ о назначении лица, ответственного за ТК
    • Назначение
    • Смена ответственного
    • Акт приёма-передачи ответственности
  6. Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек
  7. Места для хранения бланков ТК
  8. Процесс ведения
    • Право сотрудника на ведение ТК
  9. Право сотрудника на ведение ТК
  10. Процедура правильного хранения
    • Организация места для хранения
    • Места для хранения бланков ТК
  11. Акт приёма-передачи ответственности
  12. Организация места для хранения
  13. Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
  14. Смена ответственного
  15. Вопрос: Обязательно ли хранить трудовые книжки в огнестойком сейфе и будет ли являться нарушением то, что трудовые книжки у нас…
  16. Где и как хранить трудовые книжки
  17. Порядок

Вопрос: Обязательно ли хранить трудовые книжки в огнестойком сейфе и будет ли являться нарушением то, что трудовые книжки у нас… Ответ на вопрос: Нормативные акты, регламентирующие данную сферу работы, не содержат четких указаний относительно оснащения места, где хранится трудовая книжка работника. То есть законодательством не установлено требований о хранению трудовых книжек, например, в сейфе или металлическом шкафу. Также не установлены требования к помещению, где находятся трудовые книжки, например, требование о решетках на окнах и металлической двери.

Анализ норм Правил показывает, что порядок хранения трудовых книжек работников, с которыми трудовые отношения у работодателя продолжаются, специально не регламентирован. Пунктом 42 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225, установлены требования к хранению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п.

6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Но это требование к хранению бланков.

Пунктом 43 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225, установлено требование к хранению невостребованных трудовых книжек:

«…в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле»

.

Пунктом 45 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Следовательно, чтобы избежать утрату или повреждение трудовых книжек организация обязана принять соответствующие меры.

Следовательно, чтобы избежать утрату или повреждение трудовых книжек организация обязана принять соответствующие меры. Так, по своему усмотрению организация вправе использовать для хранения трудовых книжек работников сейфы, металлические шкафы или специально оборудованные помещения.

Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответы: Как организации хранить трудовые книжки Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.

Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляют в произвольной форме. Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. При этом работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п.

44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225). Пример выдачи под отчет бланков трудовых книжек и оформления отчета о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши 19 октября руководителю отдела кадров Е.Э.

Громовой на основании заявки были выданы под отчет:  бланк трудовой книжки;  вкладыш в трудовую книжку. 21 октября Громова представила в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. Из ответа «Как учитывать и хранить трудовые книжки» Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости 2.

Из ответа «Как учитывать и хранить трудовые книжки» Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости 2. Ответы: Как хранить документы в кадровой службе Документы обязательные для хранения Какие кадровые документы должна хранить организация Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п.

1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу. В коммерческих организациях Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст.

50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г.

№ 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:  документы по личному составу;  положения, приказы и т.

п., обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации. ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г.

№ 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г.

№ 03-33/пс. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве (ч.

1 ст. 8 ТК РФ). Где организация должна хранить кадровые документы Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526.Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526). В коммерческих организациях Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п.

3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г.

№ 03-33/пс). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г.

№ 14-ФЗ). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей.

Об этом говорится в пункте 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526. С целью обеспечения эффективного хранения документов как в бумажном, так и в электронном виде организация может создать свой собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, п. 1.3–1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п.

4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Совет: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение. С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера.

При помощи кодировки можно отделить приказы, которые нужно хранить 75 или 50 лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках и т. п.). Это облегчит их подшивку в разные дела.

Такой вывод следует из статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и пункта 665 Перечня, утвержденного приказом Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами Какая ответственность предусмотрена за нарушения, допущенные при работе с архивными документами За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст.

13.20 КоАП РФ). Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:  от 100 до 300 руб. для граждан;  от 300 до 500 руб.

для должностных лиц (например, руководителя организации). Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России Порядок Порядок ведения и хранения трудовых книжек падает на ответственные лица. Трудовая книжка ответственность работодателя, который обязан вести трудовые книжки на работников проработавших в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

После оформления работника в соответствующей должности, работодатель заполняет ТК, внося в неё основные сведения:

  1. соответствующий приказ.
  2. наименование организации;
  3. должность;
  4. дату принятия на работу;

Эта традиция ведения трудового делопроизводства сложилась на заре формирования Советского государства, не утрачивая актуальности, по сей день. Трудовые книжки ведутся на всех работников работающих в учреждении, если работа является официальной.

Принятый Трудовой кодекс РФ осуществил переход права пользования советскими документами в новых условиях государственности, постепенно и поэтапно модернизируя регистрацию работников и их миграцию в пределах РФ.

Правовая политика в области труда нацелена на максимально безболезненную адаптацию устаревших традиций новым условиям и требованиям. В настоящее время на одном отрезке трудовой истории уживаются трудящиеся трёх поколений.
Это ознаменовано наличием единого нормативного пространства, где учтены следующие виды ТК:

  1. 1973 г. выпуска;
  2. 2004 г. выпуска;
  3. 1938 г. выпуска.

При этом документы унифицированы независимо от источника происхождения, которым полноправно может являться другое государство, которое раньше входило в состав Союза в качестве союзной республики.

По существующим нормативам, записи, внесённые в сведения о работе до распада союза и введение Трудового кодекса РФ, являются актуальными как для определения квалификации сотрудника и его профессионального опыта, так и для учёта трудового стажа.

Ответственные лица

Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.

Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях. Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности.

В частности:

  1. по секторам номенклатурного делопроизводства, где специалист отвечает за ведение определённых операций;
  2. по подразделениям, закреплённым за ответственным специалистом.

В средних и небольших организациях с числом сотрудников менее 100 человек, подобный отдел может отсутствовать.

Выполнение работ делегируется одному из административных или иных уполномоченных сотрудников:

  1. при освобождении от иных видов работ;
  2. без такового.

Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам.

Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии. Процедура правильного хранения Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.
Процедура правильного хранения Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.

Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица.

В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись.

Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ. Заполнение ТК производится с опорой на правовые основания Трудового кодекса, при использовании стандартных формулировок заполнения, в соответствии с установленным регламентом. Внесённые записи должны иметь безупречный вид, выполняться без помарок и исправлений.

После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам. Организация места для хранения

Где должны храниться трудовые книжки работников и как хранить трудовые книжки?

Условия хранения трудовых книжек регламентировано Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках». Оно определяет, что данный документ относится к статусу документации, подлежащей строжайшему учёту и контролю. На этом основании место хранения должно обеспечиваться надлежащей максимальной защитой.

Практически каждый работодатель понимает, что отсутствие прямых указаний не отменяет перестраховки хранения трудовых книжек в сейфе или несгораемом шкафу особой прочности.

В чрезвычайных ситуациях с него востребуется отчёт по принятым мерам безопасности. Хранение этих документов на открытых полках стеллажей в местах свободного доступа – недопустимо. Эти сведения относятся к персональным данным, а их утрата чревата сложными правовыми последствиями.

Места для хранения бланков ТК Вновь прибывшие сотрудники обеспечиваются трудовой книжкой после оформления на работу. Она заводится непосредственно на предприятии, на новом, чистом, ранее не использованном бланке. Бланк ТК – основа книжки сотрудника, который, однако, не имеет аналогичной ценности.

Соответственно его хранение не связано с определёнными условиями. Где хранятся чистые бланки трудовых книжек? Храниться бланки могут в месте, предусмотренном сотрудником кадровой службы или непосредственно руководителем.

Если бланки подвергнутся порче – организация понесёт незначительный материальный ущерб, ограниченный приобретением новых экземпляров. Тем не менее, добросовестный сотрудник обязан хранить их в чистоте и не оставлять в доступном месте, стараясь ограничить их от возможности хищения. Не надлежащее хранение бланков может спровоцировать преступный умысел у морально неблагонадёжных лиц.

Хотя во многих регионах бланки ТК находятся в свободной продаже. Испорченные бланки списываются специальным актом и уничтожаются. Процесс ведения Как вести трудовую книжку?

Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора. Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.

В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:

  1. в надлежащем хранении и выдаче;
  2. во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
  3. в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.
  4. во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;

После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению. При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.

Вносимые записи соответствуют требованиям установленных Правил (№ 225) и нормативных инструкций, в соответствии с чем, они:

  • Опираются на основания статей ТК РФ.
  • Вносятся без помарок и ошибок, соответствуют формулировкам приказа.
  • Если работник делает первую запись в ТК, на титульном листе он ставит свою подпись.
  • Записываются шаблонными, унифицированными формулировками.

Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:

  1. наименование должности лица, подписавшего документ;
  2. расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
  3. личная подпись;

Право сотрудника на ведение ТК Кто ведет трудовые книжки на каждого работника? Если в организации существует отдел по работе с персоналом (отдел кадров), сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.

Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора (руководителя). Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом.

В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично.

Важным аспектом права работы является ответственность, налагаемая на лицо, уполномоченное на работу с персональными данными. Так как книжки сотрудников и сведения, вносимые в них, относятся к персональным данным, то сотрудник обязан предварительно пройти инструктаж и расписаться за ознакомление с правилами работы. Приказ о назначении лица, ответственного за ТК При отсутствии специалиста кадровой службы или менеджера по работе с персоналом, руководитель имеет право:

  • Принять производство ТК под свою ответственность.

  • Делегировать ответственность за их ведение и хранение одному из сотрудников по своему усмотрению.

Избранный руководителем сотрудник назначается приказом.

В приказе указывается фамилия, имя и отчество лица, его должность. Копия приказа подписывается сотрудником в том, что с приказом он ознакомлен. Далее приказ регистрируется в книге приказов на общих основаниях.

С назначенной в приказе даты, постановление об ответственности за ведение и хранение ТК вступает в силу.

Если руководитель выполняет обозначенные обязанности сам – приказ не потребуется, его ответственность за ведение ТК предусмотрена на основании вменённой ему общей ответственности за организацию производственных процессов.

Скачать образец приказ об ответственном за ведение трудовых книжек можно ниже.Скачать образец (бланк) приказа о назначение ответственного за ведение трудовых книжек.

Назначение При назначении ответственного лица определяются условия, на которых сотрудником принимаются полномочия. Они могут:

  1. устанавливать доплату;
  2. освобождать его от других видов работ;
  3. осуществляться наряду с основной деятельностью без предусмотренной компенсации или доплат.
  4. предоставлять определённую компенсацию;

При назначении руководитель просматривает штатное расписание и выбирает подходящую кандидатуру. Уместно сориентироваться и на известное своей ответственностью лицо.

После предварительной беседы и получения согласия со стороны работника, составляется приказ о передаче ему обозначенных полномочий. Приступить к исполнению обязанности он может после проведения с ним инструктажа (под роспись), а также – после его обучения работе с персональными данными. Перечень потенциальных уполномоченных на данный вид работы составляют:

  1. бухгалтера;
  2. личные секретари;
  3. иные сотрудники.
  4. офис менеджеры;
  5. секретари делопроизводители;

При назначении ответственного лица работодатель не имеет права прибегать к понуждению кроме случаев, когда вменённая обязанность содержит должностные инструкции (например, для кадровиков).

Смена ответственного Смена уполномоченного, независимо от причин осуществляется приказом. Руководитель издаёт приказ:

  1. о назначении ответственного лица.
  2. об освобождении ответственного лица;

Освобождение уполномоченного и назначение нового, может осуществляться одним приказом или двумя разными. Ситуация зависит от одновременности назначения или от наличия временного отрезка между назначениями.

При смене уполномоченного, его также необходимо проинструктировать об основных положениях проведения процедуры ведения и хранения ТК. Акт приёма-передачи ответственности При назначении или смене ответственного лица, право распоряжения трудовыми книжками переходит к нему только после их принятия специальным актом.

Акт составляется на основании приказа о принятии данных полномочий, при создании комиссии из незаинтересованных лиц. Акт устанавливает дату проведения передачи ответственности и определяет число членов комиссии с указанием:

  1. фамилии и инициалов.
  2. их должности;

Далее даётся полный перечень книжек сотрудников, с указанием фамилии, инициалов и должности каждого из владельцев ТК.

Если документов много, их необходимо классифицировать по подразделениям, где работают сотрудники, а внутри располагать в алфавитном порядке.

Акт составляется на основании имеющихся в наличии книжек. Те, которые находятся на руках у сотрудников и оформлены надлежащим образом, передаются отдельно в конце списка, с наименованием имеющегося в наличии заместительного документа. После составления документ подписывается членами комиссии, а лицо, передающее полномочия освобождается от ответственности.

Если замена не найдена, документы передаются актом руководителю. Впоследствии потребуется очередной акт передачи ответственности от руководителя – к назначенному им лицу.

Скачать образец (бланк) акта приема-передачи трудовых книжек Срок хранения В соответствии со статьёй 66 ТК РФ, срок хранения трудовых книжек на предприятии соответствует сроку работы этого сотрудника. После его увольнения она должна быть выдана незамедлительно. В случае если документ не забран владельцем после его увольнения, после проведения предупреждающих процедур о необходимости забрать принадлежащую ему книжку, она выкладывается отдельно от других.

Если в течение трёх месяцев владелец ТК не явился, документ оформляется особым образом:

  1. в карточку личного учёта и журнал регистрации выдачи ТК вносится аналогичная запись;
  2. в личное дело уволенного работника вкладываются документы, свидетельствующие о проведении процедуры предупреждения о необходимости забрать документ.
  3. в него вносится запись об отсутствии владельца и его неявки за документом;

После этого она приобретает статус невостребованной трудовой книжки.

Она хранится в том же несгораемом шкафу или сейфе, что и другие документы, но в отдельной пачке. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет, в соответствии с инструкцией, 2 года. В истечение 2 лет её надлежит передать на хранение в архив предприятия, где в общей сложности документы хранятся на протяжении 50 лет.

Как показывает практика – работа с трудовыми книжками на предприятии требует повышенного внимания и ответственности уполномоченных лиц.

Малейшая ошибка или недочёт привлекут серьёзные правовые последствия для обеих сторон. Соответственно вся деятельность должна опираться на Правила и инструкции федерального, муниципального и локального характера. Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году.

До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости. В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек». Где и как хранить трудовые книжки В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи. В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО.

Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов. Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником.

Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п.

37 Положения о ТК). Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования.

Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Действия работодателя при утере трудовой книжки Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек.

Рассмотрим две возможные ситуации:

  1. Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).
  2. Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки. Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей

«Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017»

. Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников.

Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов.

Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п.

2 ст. 13.25 КоАП РФ:

  1. на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  2. на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

  1. Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.
  2. Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
  3. Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.

Рубрики: Справочник Найти: Свежие записи

  1. Как часто проводится аттестация сотрудников ОВД?
  2. Уведомление о признании участника аукциона победителем, образец
  3. 168 федеральный закон
  4. Испытание спасательной веревки пожарной
  5. 18 разрядная тарифная сетка

Архивы

  1. Ноябрь 2018
  2. Декабрь 2018
  3. Октябрь 2020
  4. Июнь 2018
  5. Декабрь 2020
  6. Май 2020
  7. Август 2020
  8. Июль 2018
  9. Март 2018
  10. Октябрь 2018
  11. Ноябрь 2020
  12. Февраль 2020
  13. Июнь 2020
  14. Январь 2020
  15. Март 2020
  16. Сентябрь 2020
  17. Сентябрь 2018
  18. Май 2018
  19. Июль 2020
  20. Август 2018
  21. Апрель 2018

Рубрики

  1. Справочник

Мета

  1. RSS комментариев
  2. WordPress.org
  3. Войти
  4. RSS записей

Страницы

  1. Карта сайта

Инструкция: как правильно хранить трудовые книжки

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Учет и хранение трудовых книжек в организации — это одна из обязательных задач, которую решает работодатель.

Особые правила установлены только для физических лиц. Но с введением электронных трудкнижек все поменяется.

18 мая 2020 Автор: Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается. Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы.

Трудовая книжка содержит:

  1. сведения о награждениях.
  2. сведения о работе, куда вписывают информацию о приеме на работу, перемещениях внутри организации, совместительстве, в том числе внешнем, если работник предоставляет такую информацию, увольнении;
  3. информацию о работнике или титульный лист: Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия или специальность, дата заполнения титульного листа;

С 2015 года для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ печати не обязательны, в связи с чем 31.10.2016 Минтруд выпустил приказ № 589н, в котором разъяснил вопрос проставления печатей в кадровых бумагах. Печать необходима, если она в организации имеется и утверждена учредительными документами.

Если печати нет, бумаги заполняются без нее. Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями.

Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003.

В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.

Если у гражданина нет трудовой, работодатель предоставляет ему чистый бланк, если она полностью заполнена — бланк вкладыша. Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Дебет 20, 26, 44 Кредит 60.

Стоимость документа, предоставляемого работнику:

  1. вычитается из зарплаты сотрудника.
  2. компенсируется внесением соответствующей суммы в кассу организации;

Работодатели обязаны соблюдать требования к хранению трудовых книжек, установленные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Этот документ устанавливает правила ведения и хранения как чистых бланков, так и текущих кадровых бумаг. Для хранения заводят специальные книги учета: Бланк Действующие документы Наименование документа учета Приходно-расходная книга Книга учета движения Где утверждена форма Приложение № 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 Кто хранит Бухгалтерия Кадровая служба Где хранить В условиях, позволяющих обеспечить сохранность бумаги: в сейфе, запирающемся шкафу или помещении Пункт 45 правил говорит о том, что работодатель ответственен за сохранность бумаг работников и закрепляет обязанность возложить ответственность за хранение на конкретное должностное лицо.

Ответственное лицо назначается приказом по организации. Он не имеет законодательно установленной формы, составляется на бланке компании и содержит все возлагаемые на работника обязанности в связи с ведением и хранением кадровых бумаг, правила заполнения и хранения трудовых книжек оговаривают, что назначенное должностное лицо несет административную ответственность за несоблюдение правил обращения с бумагами сотрудников. Полезно: . Ответственность за сохранность несет работодатель, поэтому трудкнижка хранится у него.

Хранение трудовой книжки у работника возможно, только если его работодатель — физическое лицо. По ст. 66 ТК РФ, физлицо не ведет кадровые документы.

Если компания и сотрудник работают дистанционно, соглашением сторон они вправе отказаться от оформления кадровых бумаг. Это правило закреплено ст. 312.2 ТК РФ. Кадровые документы выдаются в момент увольнения.

Если документ не востребован после увольнения либо если сотрудник умер и его родственники не забрали документ, работодатель обязан хранить его у себя, срок хранения трудовых книжек установлен п.

449 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 75 лет, если они закончены делопроизводством до 01.01.2003. И 50 лет — если после этой даты. В соответствии с п. 42 постановления № 225, бланки, испорченные при заполнении, подлежат утилизации.

Поскольку речь идет о документе строгой отчетности, прежде чем непосредственно уничтожать, необходимо его правильно списать, а именно: составить акт, в котором перечислить номера всех уничтожаемых бланков, вклеив в него вырезанные номера.

Акт не имеет жестко установленной формы. Подписывает документ комиссия в составе сотрудников работодателя: кадровой службы и бухгалтерии.

После формального списания бумаги физически уничтожаются:

  1. наняв для этого специализированную организацию;
  2. либо самостоятельно в шредере или через сжигание.

С 2020 года в Российской Федерации введены электронные рабочие бумаги — это альтернатива привычным бумажным документам, реализованная исключительно в цифровом виде. Принцип работы в том, что информацию о сотруднике работодатель вносит напрямую в информационную базу Пенсионного фонда РФ через личный кабинет страхователя. Работник в любое время вправе посмотреть информацию о себе в личном кабинете застрахованного лица на сайте ПФР или запросить у работодателя выписку из электронной трудовой.

В течение 2020 года сотрудники подают работодателям заявления о переходе на электронный порядок или о том, что они хотят продолжить пользоваться бумажными документами — в таком случае информация дублируется в оба формата. Если работник целиком переходит на электронный документооборот, работодатель выдает ему бумажный вариант и не несет более ответственность за хранение трудовых книжек, выданных на руки.

Работнику, даже перешедшему на электронные книжки, следует сохранять бумажный документ — в цифровую базу вносится информация после 01.01.2020. Все, что предшествовало этой дате, записано в бумажной книжке и сохраняет юридическую силу. Об авторе статьи Гольцова Полина юрист, специалист по госзакупкам В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе

«Управление государственными и муниципальными закупками»

.

С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Срок хранения кадровых документов в организации — это от 1 года до 75 лет. Конкретный период устанавливается законодательством в зависимости от типа и социально-экономической важности документации.

20 января 2020 Конфликт интересов на муниципальной службе — это ситуация, при которой личная выгода служащего влияет на выполнение им обязанностей по службе.

1 ноября 2020 Больничный лист по уходу за больным родителем — это документ, который выдают трудящимся по особым правилам. Он позволяет ухаживать за болеющими родными.

Порядок оплаты отличается от пособий по уходу за ребенком. 6 декабря 2020 Перевод в связи с медицинским заключением — это изменение трудовой функции работника, связанное с состоянием его здоровья.