Есои ли нормы суммы подотчета на одного кладовщика

Есои ли нормы суммы подотчета на одного кладовщика

Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2020 году


» Во многих организациях сотрудникам передаются или перечисляются денежные средства под отчет, например, для покупки каких-то материалов, либо для поездки в служебную командировку и др.После использования подотчетных денежных средств лицо обязано предоставить авансовый отчет, в котором указываются произведенные расходы, с учетом целей на которые предоставлены подотчетные денежные средства.Ниже рассмотрим отдельные вопросы, касающиеся авансового отчета и возврата подотчетных сумм. Наш адвокат по трудовым спорам поможет работнику или работодателю в процессе взыскания подотчетных сумм: профессионально, на выгодных условиях и в срок.Новые правила подотчета представляют собой следующий порядок последовательных действий:

  • Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
  • Подотчетным лицам, изменения 2020 года утвердили это нововведение, теперь разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей произведите полную сверку взаиморасчетов с ним.
  • Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег подотчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
  • Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

ВажноЕсли руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, утвердите запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.Изменения по подотчетным суммам в 2020 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений.

Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма ограничена 100 000 рублей по одному контракту.При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день.

Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена.

В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно).

Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации.

Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера.

Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:

  1. командировочные.
  2. административно-хозяйственные,
  3. представительские,

А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства.

Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.Это тоже важно знать: Какие документы нужны для оформления производственной травмыСроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе.

Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера.

Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.Выдать деньги подотчет из кассы организации можно только тем работникам, с которыми организация заключила трудовой договор, либо гражданско-правовой договор.

Таким образом выдать аванс на будущие расходы можно не только штатному сотруднику, но и своим подрядчикам. К примеру организация наняла работников по гражданско-правовому договору для выполнения определенного объема работ.

Для их выполнения потребуется покупка материалов. Соответственно, выдать таким работникам денежные средства для закупки материалов подточит можно (Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм.
Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:

  1. Организация вправе определить в Положении, выдает она аванс при условии полного отсутствия у работника задолженности по подотчетным суммам или у работника есть возможность получить деньги под отчет, будучи должником по предыдущему авансу. Для этого можно предусмотреть в бланке заявления работника строчку об отсутствии задолженности, подписанную бухгалтером.
  2. Работник согласно законодательству должен написать заявление, в котором необходимо указать размер аванса и срок, на который он нужен, а также назначение подотчетных сумм. Заявление подотчетного лица с просьбой о выдаче денежных средств может быть оформлено в свободной форме как от руки, так и на компьютере. Форму заявления для удобства рекомендуется разработать с учетом данных своего предприятия. Аналогом заявления может послужить приказ руководителя компании, содержащий Ф. И. О. подотчетника, цель выдачи средств, их размер на какой срок выдаются, подпись руководителя, дату и регномер приказа (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064). Предусмотрите также в приказе место для подписи подотчетного лица, чтобы подтвердить, что он ознакомлен с размером и назначением выдаваемого аванса. С 19.08.2017 чиновники закрепили за юрлицом или ИП право самостоятельно решать, выдаются подотчетные деньги по заявлению или приказу руководства. Однако один из указанных документов должен быть обязательно (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).

ВажноС 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п.

1.3 указания № 4416-У).

  1. В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.
  2. Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
  3. Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита (на 2020 год он составляет 100 000 руб.).

Порядок ведения кассовых операций изменялся неоднократно.

На момент написания материала действует Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Указание утвердило новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства.

Указание утвердило новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства.

Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются Указанием № 3210-У, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Документ зарегистрирован в Минюсте России 23.05.2014 (№ 32404) и опубликован в «Вестнике Банка России» № 46 (1524) от 28.05.2014.

Указание № 3210-У вступило в силу с 01.06.2014, за исключением требований к программно-техническим средствам для приема банкнот Банка России, которые будут действовать с 1 января 2020 года.

Со дня вступления в силу Указания № 3210-У утратило силу Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П

«О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»

.Когда заходит разговор об ограничении сумм, участвующих в хозоперациях с подотчетом, нередко возникает путаница и упоминается сумма 100 000 руб. Откуда она взялась?Следует понимать, что процесс получения и расходования средств сотрудником-подотчетником включает 2 основные хозоперации:

  • Получение от работодателя денег в подотчет на покупки, необходимые для осуществления его деятельности.
  • Приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним.

И если первая операция, как мы выяснили, не предполагает законодательных ограничений по суммам, то вторая в части расчетов наличными (т. е. деньгами, выданными под отчет) строго регламентирована указанием Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У, устанавливающего предельную сумму для них.Согласно п.

6 данного документа, ограничение в сумме 100 000 руб. распространяется на расчеты наличностью по одному договору, совершаемые между юрлицами, предпринимателями, а также между юрлицом и ИП.К обычным физлицам (гражданам, не являющимся предпринимателями), участвующим в расчетах с фирмами и ИП, вышеуказанное ограничение не относится. При этом физлицо-сотрудник, выступающее в сделке не самостоятельно, а от имени своего работодателя (например, по доверенности), также обязано соблюдать расчеты наличными (ст.

182 ГК РФ). ФактОтносительно установления предельно возможной суммы 100 000 руб.

законодательством не предусмотрены какие-либо временные границы (например, распространенное заблуждение «100 000 руб. — в один день»). Таким образом, данный лимит невозможно обойти, поделив сумму платежа по договору на несколько платежных операций, произведенных в разные дни.Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется.
— в один день»). Таким образом, данный лимит невозможно обойти, поделив сумму платежа по договору на несколько платежных операций, произведенных в разные дни.Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется.

Рекомендуем прочесть:  Донор плазмы спб за деньги

Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными.

Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту.

А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет. Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.Далее расскажем, какие документы необходимо оформить при выдаче подотчетных.В этой части Положения нужно отразить основные моменты, связанные с авансовым отчетом, после составления которого работник вместе с прикрепленными к отчету первичными документами передает его в бухгалтерию.

В частности, такие:

  1. Срок, в течение которого отчет должен быть проверен и утвержден, а также закрыты суммы по данному аналитическому счету, необходимо указать в Приложении. Например, на проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу — 2 рабочих дня после утверждения руководителем. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока предприятие вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (ст. 137,138 ТК РФ).
  2. Желательно описать, как проводится проверка самого отчета и приложенных к нему документов. Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику.
  3. Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает его сотруднику.
  4. После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а далее на утверждение руководителю.

Это тоже важно знать: Что делать, если работодатель не выплачивает заработную платуКак правильно отразить возврат в бухучете, прочтите в статье «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».

  1. Если предприятие ведет активную деятельность, в результате которой регулярно выдаются подотчетные суммы большому числу сотрудников, то для контроля и учета рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить несколько раз в год. Этот вопрос также следует осветить в Положении.
  2. Если за период, на который были выданы подотчетные средства, сотрудником ничего не было куплено, то в течение 3 дней после указанного в Положении срока деньги в полной сумме должны быть возвращены в организацию.

Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами.При разработке Положения о расчетах с подотчетными лицами в 2020 году можно установить право работника получать денежные суммы на хозяйственные нужды не только наличным, но и безналичным путем, используя при этом:

  1. личные банковские карты сотрудника.
  2. корпоративную карту компании;

Делать это можно на основании заявления работника либо приказа руководителя (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Если деньги выдаются по заявлению, то в нем работник указывает данные своей карты.Чтобы выдать подотчет в 2020 году, оформляют любой из двух документов (п.

6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г.
№ 3210-У):

  1. распорядительный документ руководителя. Например, приказ или распоряжение;
  2. заявление работника с визой руководителя.

Значит, можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника.

Правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора. Это удобно в трех ситуациях. Первая — бывает, что получить подпись на приказе проще, чем заявление. К примеру, если деньги берет сам директор. Вторая — если в один день подотчетные получают несколько сотрудников. Третья причина — сотрудник каждый месяц получает одну и ту же сумму.Если выберете первый вариант, составьте приказ (распоряжение) на каждую выдачу наличных денег, к которым подотчетник не написал заявление.

Третья причина — сотрудник каждый месяц получает одну и ту же сумму.Если выберете первый вариант, составьте приказ (распоряжение) на каждую выдачу наличных денег, к которым подотчетник не написал заявление.

Укажите в документе:

  1. регистрационный номер документа.
  2. дату;
  3. подпись руководителя;
  4. сумму наличных;
  5. фамилию, имя и отчество подотчетника;
  6. срок, на который они выдаются;

Хотя заявления на выдачу подотчетных больше не нужны, многие компании продолжают их использовать. В этом случае проследите за отметками руководителя.

Он должен проставить сумму и срок, на который выдаете наличные, подпись и дату.

Образец заявления в подотчет в 2020 году смотрите в конце статьи.Это тоже важно знать: Командировочное удостоверение отменили — что это значитВыдавать деньги по заявлению удобнее, когда они нужны для разовой покупки.

А если выдаете сотруднику сумму на расходы в деловой поездке, в любом случае компания издает приказ на командировку.

Тогда удобно указать информацию о выдаче подотчетных прямо в нем.При выдаче денег подотчетному лицу бухгалтеру необходимо оформить не только авансовый отчет, но и приказ о выдаче денег.

Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждает доверенность.Авансовый отчет является документом, на основании которого происходит контроль за движением денежных средств и установление факта хозяйственной операции, потому что с ним в бухгалтерию сдаются первичные документы, подтверждающие этот факт.В Положении необходимо написать о том, что отчет по форме АО-1 должен быть сдан в бухгалтерию в течение 3 дней после последнего дня срока, на который были получены деньги, либо после выхода сотрудника на работу. Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом.Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!Задать вопросРекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат.

Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру. Могут понадобиться также следующие документы на приобретенные товары или услуги:Бесплатная консультация юристаОтветим на ваш вопрос за 5 минут!Задать вопрос

  1. в розничной торговле — товарный чек;
  2. в оптовой — накладная и счет-фактура;
  3. при оплате за услуги — договор, счет-фактура, акт приемки-передачи или универсальный передаточный документ.

По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах. Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др.

Форма бланка утверждается руководителем.

Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру. Если сотруднику не хватило выданных средств, то перерасход также компенсируется из кассы, но по расходному ордеру. Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.Для целей налогообложения операцию по передаче подотчета 2020 рассматривайте как выдачу аванса.

Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет.

Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль.На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги — это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи, а компенсация будущих расходов.Деньги, потраченные на хознужны и командировки не считаются выплатами в пользу сотрудников, если есть документы, подтверждающие расходы.

Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием отчета об их использовании. То есть, никакой выгоды от подотчетных денег работники не получают.

Поэтому НДФЛ с подотчетных сумм не удерживайте.Компания должна рассчитать с подотчетных НДФЛ и взносы, если сотрудник вовремя не отчитался о покупках. Письмо с таким выводом недавно выпустили чиновники из Минфина. Но есть сразу четыре причины, по которым вы не обязаны следовать новому разъяснению.Кто может применять: ограничений нет.Процедура обнуления подотчета: составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы.

Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:Операция Дт Кт Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный) 50, 51 71 700 000 Начисление компенсации 20, 26, 44 73 700 000 Уплата компенсации (фиктивная) 73 50, 51 700 000Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб.

НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст.

188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ).

На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб.

в месяц (постановление Правительства РФ

«Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта»

от 08.02.2002 № 92).Совет: размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда».

С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.Ни по одному из перечисленных в предыдущем разделе оснований фирму (или ИП) нельзя привлечь к ответственности.

И хотя в КоАП существует ст. 15.1 под названием «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов», ответственность по ней может наступить только в следующих ситуациях:

  1. расчеты наличностью с юрлицами сверх установленного лимита;
  2. нарушения, совершаемые платежными агентами.
  3. неоприходование в кассу наличности;
  4. нарушение порядка хранения наличных денег;
Рекомендуем прочесть:  Прошить пачку листов а4

Установленные суммы штрафных санкций за эти нарушения — 4 000–5 000 руб.

для должностных лиц и 40 000–50 000 руб. — для юрлиц. Для иных ситуаций санкций не предусмотрено.Однако безответственная выдача средств в подотчет может обойтись еще дороже — например, если налоговики переквалифицируют крупную сумму, выданную в подотчет директору на длительный срок, в беспроцентный заем и насчитают с материальной выгоды НДФЛ.Установить, что бесконечная выдача-возврат из подотчета средств используется для маскировки превышения лимита кассы, для контролеров — тоже несложная задача.Даже если ревизорам станет понятен истинный смысл осуществляемых хозсубъектом операций со средствами, выданными в подотчет, отстаивать свою точку зрения им придется в суде. Арбитражная же практика в данной сфере очень разнородна (например, постановления 7-го арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 по делу № А67-5875/2013 и ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 приняты в пользу компании, а решение Московского городского суда от 14.08.2013 по делу № 7–1920/2013 и постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.07.2012 № Ф08-3500/12 по делу № А53-8405/2011 — в пользу ФНС).Кто может применять: ограничений нет.Процедура обнуления подотчета: подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией.

В бухучете отметьте следующие операции:Операция Дт Кт Сумма, руб. Возврат подотчета (фиктивный) 50, 51 71 700 000 Выдача займа (фиктивная) 73 50, 51 700 000 Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295) 73 68 1 342,46= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ) Уплата НДФЛ за месяц 68 51 1 342,46Сумма налогов и взносов к уплате: 1 342,46 руб.

в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%).

Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.Совет: злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности.

Но здесь есть свои нюансы.О подробностях читайте в статье «Порядок списания договора займа (нюансы)».Выдача под отчет наличных денежных средств и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:Это тоже важно знать: Сроки выплаты отпускных по закону, расчет компенсацииСодержание операцииДебетКредитВыданы наличные денежные средства под отчет из кассы0 208 00 5670 201 34 610 забалансовый счет 18Приняты к учету расходы на основании утвержденного авансового отчета0 401 20 000 0 109 00 0000 105 00 0000 106 00 0000 208 00 667Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы0 201 34 510 забалансовый счет 180 208 00 667Возмещен из кассы перерасход по авансовому отчету0 208 00 5670 201 34 610 забалансовый счет 18Пример 1.Сотруднику автономного учреждения культуры выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы:

  1. проживание – 4 900 руб.;
  2. суточные – 700 руб. (7 дн. x 100 руб.);
  3. проезд – 3 000 руб.

По возвращении из командировки сотрудник оформил авансовый отчет, приложив к нему акт об оказанных услугах по проживанию и кассовый чек на сумму 4 900 руб., а также проездные билеты на сумму 2 700 руб., которые тоже приняты в качестве подтверждения фактического срока его нахождения в командировке (7 дн.).

Неизрасходованный остаток наличных средств в размере 300 руб.

внесен в кассу.Согласно учетной политике командировочные расходы отнесены в состав общехозяйственных.Операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.В бухгалтерском учете автономного учреждения данные операции отразятся следующим образом:Содержание операцииДебетКредитСумма, руб.Выданы наличные денежные средства из кассы на командировочные расходы:– суточные2 208 12 5672 201 34 610 забалансовый счет 18(код 212 КОСГУ)700– проживание2 208 26 5672 201 34 610 забалансовый счет 18(код 226 КОСГУ)4 900– проезд2 208 26 5672 201 34 610 забалансовый счет 18(код 226 КОСГУ)3 000Начислены командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета:– суточные2 109 80 2122 208 12 667700– проживание2 109 80 2262 208 26 6674 900– проезд2 109 80 2262 208 26 6672 700Возвращен в кассу неизрасходованный остаток наличных денежных средств (3 000 – 2 700) руб.2 201 34 510 забалансовый счет 18(код 226 КОСГУ)2 208 26 667300Выдача под отчет денежных средств с использованием банковских карт и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:Содержание операцииДебетКредитПеречислены с лицевого счета денежные средства на карту, выданную ОФК, для получения наличных денег на основании заявки учреждения0 210 03 561 забалансовый счет 170 201 11 610* забалансовый счет 181 304 05 000**Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат с использованием карт, выданных ОФК, а также оплачены приобретенные услуги (работы, товары) с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт0 208 00 5670 210 03 661 забалансовый счет 18Приняты на основании авансового отчета и подтверждающих документов суммы расходов, произведенных подотчетным лицом0 401 20 000 0 109 00 0000 105 00 3400 106 00 3100 208 00 667Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на банковскую карту через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств0 201 23 510 забалансовый счет 170 208 00 667Поступили (зачислены) на лицевой счет учреждения суммы полученных возвратов дебиторской задолженности с применением банковских карт0 201 11 510* забалансовый счет 181 201 23 610 забалансовый счет 181 304 05 000**Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!Звоните: 8 800 511-4582* Счет применяется бюджетными (автономными) учреждениями.Бесплатная консультация юристаОтветим на ваш вопрос за 5 минут!Задать вопросКак только при проверке порядка ведения кассовых операций налоговая инспекция видит выдачу средств руководителю компании под отчет и возвращение этих денег через день-два в кассу предприятия, то считается – таким образом предприятие хранит сверхлимитную наличность.Свои доводы налоговики строят, исходя из того, что:

  1. авансовый отчет не сдается;
  2. в заявлении на получение средств из кассы (если данное заявление есть вообще) указывается фиктивная цель. И само заявление нужно лишь для формального соблюдения требований Указания Банка РФ №3210-У.
  3. деньги не расходуются совсем, в том числе и на нужды предприятия;

И даже если будет сдаваться нулевой авансовый отчет, налоговый орган будет делать упор на отсутствие фактического расхода подотчетных денег.

Именно этот факт послужит главным доказательством подмены действиями руководителя компании обязанности предприятия хранить сверхлимитные деньги на банковском счете.Особенно, если под отчет «выдается» несколько десятков или сотен тысяч рублей, и эта сумма от раза к разу увеличивается. В итоге, сразу видно, что вся процедура по возвращению и последующей выдаче наличности под отчет является фиктивной!Более того, налоговый орган может поставить под сомнение фактическое наличие указанных средств.

Ведь очень часто, чтобы не платить лишних налогов с доходов учредителей, выплату дивидендов им прячут за выдачей бесконечного подотчета.Кроме того, налоговики при выездной проверке солидные подотчетные суммы, которые руководитель компании вообще не тратит, могут посчитать его доходом со всеми вытекающими отсюда проблемами. Т.е. исчислить с этой суммы НДФЛ!

Тем более, есть судебная практика, которая выступает на стороне налоговых органов.Так же могут поступить и представители внебюджетных фондов при проведении своей проверки – начислить страховые взносы на эти суммы.Как избежать таких проблем?

Прежде всего, нужно найти способ, чтобы обнулить уже имеющийся бесконечный подотчет и изыскать возможность вообще его избежать, используя совсем другие операции.Подотчетные суммы отражаются в балансе на счете 71.

Дебетовое сальдо показывает задолженность сотрудника организации. По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход. По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу.

Учет всех сумм ведется в журнале-ордере. Записи в него вносятся на основании ПКО, РКО, авансовых отчетов.

Последние сдаются кассиру только после проверки бухгалтером арифметических расчетов и целевого использования средств.

Рассмотрим основные проводки.

  1. КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.
  2. ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.
  3. ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).
  4. КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.
  5. КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).
  6. КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.

Законодательство не запрещает сотрудникам возвращать неизрасходованную часть подотчётных средств на расчётный счёт организации.

Но безналичные расчёты этого типа не урегулированы.Руководитель организации должен утвердить в учётной политике или отдельном приказе порядок выдачи, использования и возврата подотчётных средств безналичным способом.

Скачать файл можно здесь.Как оформить перевод с возвратом подотчётных средствСотрудник может самостоятельно перевести деньги на расчётный счёт работодателя. Для этого ему нужно знать платёжные реквизиты и верно указать назначение платежа.У подотчётных лиц должны быть актуальные реквизиты организации, поэтому подготовьте для них памятку с данными:

  1. наименование банка;
  2. корреспондентский счёт.
  3. номер расчётного счёта;
  4. БИК;
  5. ИНН/КПП;
  6. полное наименование организации;

Готовую выписку с реквизитами можно быстро сформировать в личном кабинете.Разъясните сотрудникам, какое назначение платежа нужно указывать при переводе. Его можно сформулировать в свободной форме, например, «Возврат неиспользованных подотчётных сумм» или «Возврат остатка подотчётных средств».Верное назначение перевода позволит избежать проблем с налоговой.

Если его не указать, то есть риск увеличить за счёт этого перевода доходы и переплатить налог.Если подотчётник забыл указать, что перечисленные деньги являются возвратом непотраченной части подотчётной суммы, направьте в банк пояснительную записку к платежу.Отчет о расходах в командировке нужно предоставить в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Несоблюдение этих сроков приведет к доначислению НДФЛ. Инспекция может посчитать, что выданные подотчетные суммы являются доходами физлиц.

Поэтому сотрудник должен составлять отчет о каждом расходе средств.

Форму бланка можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Сроки сдачи отчетности должны быть утверждены приказом руководителя. Образец:ООО (название)Приказ № 15 об утверждении сроков подачи авансового отчетаг.

Белгород 15 марта 2020 годаСотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по их использованию:

  1. по хознуждам – не позднее двух недель с даты получения средств;
  2. по командировочным расходам – в течение трех дней по возвращении на работу.

Выданные средства должны быть использованы строго по назначению.На хозяйственные расходы и приобретение товаров предоставляется не более 100 тыс.