Два кассовых аппарата у одной организации

Два кассовых аппарата у одной организации

Кассовые операции: правила


Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации — это специализированная система учета деятельности по движению наличных денежных средств в кассе учреждения. Нормативы по ведению дисциплины обязан применять любой экономический субъект, работающий с наличностью. Чиновники систематически обновляют законодательство.

Наиболее значимым нововведением последнего времени является введение обязательного использования онлайн-касс.

Изменения в порядок ведения кассовых операций в 2020 году не вносились. Руководствоваться необходимо указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, последняя редакция которого вступила в силу 19.08.2017 (см. указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).

Этим распоряжением Центробанк:

  1. изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.
  2. ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
  3. поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;

Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций Отменено/изменено Суть изменений в правилах ведения операций с наличными П.

5.2 утратил П. 4.1. Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляют по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Фед. закона от 22.05.2003 № 54 П. 5.1 изменен П. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанцию к ПКО направляют вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты П.

6.1 изменен П. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе П.

6.2 изменен П. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег проставляется электронная подпись П. 6.3 изменен П. 6.3. Отдельное заявление на подотчет составлять не обязательно, если на подотчетное лицо есть приказ (т.

е. вернулся порядок, действовавший до 01.06.2014) П. 6.3 изменен — абзац третий утратил силу П. 6.3. Выдавать аванс допустимо при непогашенном долге по предыдущему подотчету — Цитата с сайта ClubTK.ru.

Подробнее: https://clubtk.ru/poryadok-vedeniya-kassovykh-operatsiy Как видим, кассовая дисциплина с принятием последней редакции указания 3210-У значительно изменилась.

Чтобы учреждению избежать проблем с контролирующими органами, необходимо соблюсти несколько ключевых требований по отражению движения наличных. Рассмотрим ключевые условия, как организовать ведение в 2020 году онлайн-кассы.

Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными: Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения.

На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя.

Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись. Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий.

В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет. Фиксируйте каждую операцию с наличными.

Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом.

Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.

Отражайте операции в бухучете.

На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку.

Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ. Обеспечьте тотальный контроль операций.

Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.

Как и прежде, кассовые операции в 2020 году оформляются обязательными к применению унифицированными формами первичных учетных документов. Это формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88: приходный кассовый ордер (сокр.

ПКО, код ОКУД 0310001), расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002), кассовая книга (код ОКУД 0310004).

При выдаче из кассы сумм заработной платы применяется платежная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчетно-платежная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. ВАЖНО! Письмом от 21.07.2017 № 03-01-15/46715 Минфин РФ подтвердил, что применять унифицированные формы, связанные с ведением ККМ (постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132), в соответствии с

«Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин .»

(МФ РФ от 30.08.1993 № 104), необязательно!

В том числе правила ведения кассовых операций в 2020 году признают необязательными следующие формы:

  1. журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ; акт о проверке наличных денежных средств кассы.
  2. акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;
  3. журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
  4. сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
  5. акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам);
  6. справка-расчет кассира-операциониста;
  7. журнал кассира-операциониста;
  8. акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;

Однако некоторые бланки остались обязательными элементами учета движения наличных.

Каждое учреждение обязано формировать обязательные документы при движении наличных денежных средств. Поскольку не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс, перечислим, какие кассовые документы отменили в 2020 году, а какие продолжают применяться.
Поскольку не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс, перечислим, какие кассовые документы отменили в 2020 году, а какие продолжают применяться.

Так, к примеру, при наличных расчетах внутри учреждения придется формировать специальные бланки. Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег.

Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом. Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.

Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.Пример заполнения РКО Операции по поступлению наличности в кассу оформляем приходным кассовым ордером. Причем поступления могут быть не только от работников, но и с расчетного счета банка в кассу организации.

Например, учреждение выдает заработную плату и пособия наличными.Пример заполнения ПКО Все расходные и приходные операции регистрируются в специальном документе — кассовой книге, учитывая хронологический порядок регистрации и ведения бухгалтерских данных.Пример заполнения У экономических субъектов внедрение онлайн-касс происходит поэтапно. В соответствии с п. 4 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290, с 01.02.2017 новую контрольно-кассовую технику допускается использовать только через оператора фискальных данных.

С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред.

от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:

  1. образовательные услуги населению;
  2. оказание услуг центрами культуры и творчества.
  3. поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ; в отдаленных и труднодоступных местах;
  4. в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
  5. по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
  6. платных услуг библиотечного дела;
  7. аптечные организации в сельской местности;
  8. предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
  9. прием наличности за коммунальные услуги;

Для наглядности представим поэтапный порядок реализации новой редакции закона № 54-ФЗ в виде блок-схемы.

На сегодняшний день существуют уже более 100 моделей онлайн-касс, а действующие ОФД обеспечивают передачу данных с касс в ОФД, ФНС и ЕГАИС. По каждой онлайн-кассе ОФД собирает и актуализирует массу параметров: время открытия и закрытия смены, сумму наличных, средний чек и т.

д. А значит, любую точку продаж теперь есть возможность проверить через интернет за считанные минуты. Кроме того, встроенные сервисы некоторых ОФД позволяют не только хранить полученные данные, но и формировать различные отчеты. После введения онлайн-касс все их владельцы с 19.08.2017 обязаны выполнять через личный кабинет КК-техники следующие действия (пункт 1 главы I приказа ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/[email protected]):

  1. отвечать в трехдневный срок на поступившие через личный кабинет запросы ИФНС;
  2. сообщать о неприменении КК-машин или в трехдневный срок со дня устранения выявленных нарушений при ее использовании;
  3. сообщать о своем согласии или несогласии с поступившими от ИФНС данными о выявленных нарушениях в течение одного рабочего дня.

Передаваемые сведения необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП).

После получения такого сообщения ИФНС должна подтвердить факт получения, разместив в кабинете КК-машин квитанцию о приеме.

Информация и документы могут быть переданы и на бумажном носителе в налоговые органы. Многие пользователи онлайн-касс столкнулись с массовым сбоем 20.12.2017.

В результате неясности, как работать в такой ситуации, и боязнь штрафных санкций заставили закрыться многие торговые точки на территории всей страны. В результате ФНС в срочном порядке выпустила разъяснение, в котором пояснила порядок действий при массовом техническом сбое в работе ККТ (письмо от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867).

В нем сделан вывод, что учреждения могут продолжать работать в этом случае без применения ККТ, применения штрафных санкций в этом случае не будет. После восстановления работоспособности системы пользователь обязан сформировать коррекционный кассовый чек, в котором надо отразить общую сумму неучтенной по ККТ выручки.

А как не нарушить кассовую дисциплину, если произошла поломка единственного ККТ, который в своей деятельности использует компания?

При поломке ККТ организация вправе вести деятельность без ее использования.

В этом случае покупателю выдают бумажный документ, подтверждающий факт оплаты (например, товарный чек).

Сразу же после устранения поломки, чтобы избежать штрафа, необходимо (п.

14.5 КоАП РФ):

  1. сформировать по каждой операции коррекционный чек;
  2. в письменной форме сообщить о возникшей ситуации, указав информацию о каждом созданном чеке коррекции.

Очень важно соблюдать порядок ведения до того, как ИФНС узнает о возникшей поломке в результате проверки.

Только в этом случае штрафные санкции не будут применены. Чтобы не оказаться в ситуации невозможности работы при поломке ККТ, налоговые органы предлагают приобрести запасной кассовый аппарат (письмо № ЕД-4-20/24899). Если ранее, до изменения порядка кассовых операций в 2012 году, контроль над кассовыми операциями возлагался на банки, то сейчас его осуществление поручено Федеральной налоговой службе.

При проведении выездной налоговой проверки комиссия проверит соблюдение кассовой дисциплины в целом: не только факт наличия первичных кассовых документов и порядок учета денежных средств в кассе, но и:

  1. выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
  2. соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
  3. соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
  4. как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
  5. производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в 2020 году наказуемо. Нарушением признается неоприходование наличной выручки, несоблюдение кассового лимита, расчеты с контрагентами наличными деньгами сверх установленных норм, несоблюдение порядка хранения денежных средств. За такие правонарушения предусмотрен административный штраф по статье 15.1 КоАП РФ.

Если кассовая дисциплина в 2020 году не отвечает заявленным требованиям, на нарушителей наложат штраф:

  1. для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей;
  2. для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

: Теги: 5850 9750 ₽ –40%

  1. © 2001 — 2021, Клерк.Ру.

18+

Кассовая дисциплина в 2021 году

→→Кассовая дисциплина Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»: Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы. Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача).

В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату.

Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции). Основными правилами кассовой дисциплины являются:

  1. соблюдение между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
  2. оформление (отражающих движение наличных денег в кассе);
  3. соблюдение (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
  4. соблюдения подотчетным лицам (работникам);

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККТ или .

Даже если вы не имеете (например, попадаете в исключения из статьи 2 закона 54-ФЗ), все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать. Однако с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.
Однако с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.

Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга).

Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости). Также согласно упрощенному порядку ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн.

рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе. Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г.

№ 3073-У). Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2021 году кассовые операции оформляются следующими документами:

  • (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
  • и – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.
  • (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену). Примечание. С июля 2020 года БСО () формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.
  • (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
  • (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.

Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413). Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

  1. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
  2. Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем, что такие отчетные документы как: , и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся. Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит еще называют переходящий остаток).

Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).

Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0, и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.

Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и . Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Согласно ему в 2021 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов: В этом случае применяется формула: L = V / P x Nc L – лимит остатка наличных денег в рублях; V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объемы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым. Nc – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днем сдачи этих денег в банк.

Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то Nc = 3.

При определении Nc могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.). Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2021 год, взяв за расчетный период – декабрь 2020 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня.

Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Данный способ как правило используют организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками). В этом случае применяется формула: L = R / P x Nn L – лимит остатка наличных денег в рублях; R – объем выдачи наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам).

В этом случае применяется формула: L = R / P x Nn L – лимит остатка наличных денег в рублях; R – объем выдачи наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдачи наличных денег; P – расчетный период, за который учитывается объем выдачи наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объемы выдачи наличности).

Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым. Nn – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам).

Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то Nn = 3.

Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк.

Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками.

Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2021 год, взяв за расчетный период – декабрь 2020 года. В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня.

Заработная плата из кассы не выдавалась.

Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.). После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита.

В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2021 год ().

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2021 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ. Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн.

рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе. Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ.

Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку:

«Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе»

(). Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора (другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть такие данные:

  1. Фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
  2. назначение (опционально);
  3. сумма к выдаче;
  4. дата, подпись.
  5. срок;
  6. номер документа;

Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся.

Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП). Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККТ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придется удержать и заплатить . Примечание: до 19 августа 2017 года запрещалось выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам.
Примечание: до 19 августа 2017 года запрещалось выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам.

Но теперь это правило отменено. Еще одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей. При расчетах с физическими лицами данное ограничение не действует.

Также не нужно соблюдать этот лимит при выдаче работникам из кассы зарплаты, социальных выплат и подотчетных сумм (за исключением случаев, когда подотчетное лицо совершает сделку от имени организации на основании доверенности).

Обратите внимание: из наличной выручки нельзя погашать займы, выплачивать дивиденды и оплачивать аренду недвижимости.

Все что зарабатывает организация является ее собственностью. Поэтому, даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Соответственно, брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя.

Индивидуальные предприниматели, в отличие от ООО, имеют право в любой момент времени брать наличные деньги из кассы или снимать с . Суммы, которые ИП может тратить на свои личные нужды, не ограничены (самое главное не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов).

Примечание: если ИП не издал приказ, отменяющий ведение кассовых документов, то при получении наличных денег из кассы ему необходимо оформлять РКО с формулировкой:

«Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды»

или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности». До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки.

Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.

Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:

  1. все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
  2. выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).
  3. учет наличных денежных средств в кассе;
  4. распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;

За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ:

  1. для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.
  2. для ИП и должностных лиц организации – от 4000 до 5 000 рублей;

Пожалуйста, оцените или поделитесь статьей, если она была вам полезна: 4.4 5 47 Поделиться Поделиться Твитнуть Подпишитесь на нашу рассылку Никакого спама, только анонсы новых статей, интересных малому бизнесу. Мы пишем о регистрации, налогообложении и управлении частным бизнесом. Похожие статьи Остались вопросы?

На этом сайте вы можете бесплатно задать свой вопрос нашему специалисту в разделе .

Касса в ОП: необходимый минимум

→ → → Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 12 мая 2017 г.

Н.А. Мартынюк,эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложениюВести свою кассу нужно в каждом обособленном подразделении (ОП), которое имеет дело с наличными. Иначе возможен штраф. Посмотрим, что должно появиться у ОП, как только оно начинает принимать и/или выдавать наличные деньги.

Для налогов обособленное подразделение — это хотя бы одно рабочее место, оборудованное на срок больше месяца по адресу, отличному от адреса организации в ЕГРЮЛ; . Такие подразделения нужно ставить на учет в ИФНС.

Для кассовых целей определение иное: ОП — это подразделение юрлица, по месту нахождения которого оборудуется одно или несколько обособленных рабочих мест (далее — Указание № 3210-У). И не важно, на какой срок — больше месяца или меньше.

Поэтому на любом оборудованном вне юридического адреса рабочем месте, где есть операции с наличными, должен быть полный «кассовый» набор — свои кассовая книга, кассир, ПКО и РКО и т. д. Он необходим даже в том случае, если такое ОП: •не подлежит постановке на налоговый учет в ИФНС, поскольку создано на срок меньше месяца; •расположено в пределах того же административно-территориального образования, в которое попадает и юридический адрес организации; ; •находится на территории, подконтрольной той же ИФНС, что и головной офис (оставлено без изменения ); •не имеет своего счета; •не выделено на отдельный баланс; •не имеет статуса ни филиала, ни представительства. Итак, вот что должно быть у каждого обособленного — в кассовом смысле — подразделения, если оно имеет дело с наличными.

Каждый прием и каждая выдача наличных в обособленном подразделении должны быть оформлены ПКО и РКО, подписанными кассиром именно этого ОП. Кассовые ордера, которые «централизованно» подписаны кассиром головного подразделения (ГП) на наличные операции ОП, налоговики не засчитают.

Внимание ПКО и РКО должны быть составлены независимо от того, кто вносит в кассу/получает из кассы наличные — стороннее физлицо, представитель другого юрлица, работник ГП, этого или другого ОП вашей организации, директор, учредитель и т. д. Дело в том, что кассовый ордер на любую операцию с наличными должен быть подписан совершающим эту операцию кассиром непосредственно при получении либо при выдаче наличных, . То есть кассир должен присутствовать в ОП, лично принимая деньги в кассу и выдавая их и сразу подписывая соответствующие ПКО и РКО.

А составление и подписание в ГП кассовых ордеров по операциям ОП говорит о том, что эти правила были нарушены и наличные не являются оприходованными. За это налоговики могут оштрафовать организацию на сумму от 40 000 до 50 000 руб., директора — на сумму от 4000 до 5000 руб. И в большинстве таких случаев суды налоговиков поддержали, , ; .

Кассиром в ОП нужно назначить того работника, который выдает и принимает наличные, то есть проводит кассовые операции, . Помимо работы с наличными и подписания ПКО и РКО, он должен заполнять и подписывать кассовую книгу (подробнее об этом скажем ниже). Не обязательно нанимать отдельного работника на должность кассира.

Например, в маленькой торговой точке кассиром можно назначить продавца.

Ведь он все равно принимает деньги у покупателей и отвечает за них. Нужно заключить с кассиром договор о полной материальной ответственности и под роспись ознакомить его с должностной инструкцией.

Если вы возлагаете обязанности кассира на человека, который уже работает по другой должности (например, на того же продавца), то дополнительно заключите с ним соглашение о совмещении должностей с доплатой за совмещение, , . Предупреждаем руководителя Нельзя, чтобы ПКО и РКО обособленного подразделения подписывал кассир головного офиса или другого ОП.

Предупреждаем руководителя Нельзя, чтобы ПКО и РКО обособленного подразделения подписывал кассир головного офиса или другого ОП. Если инспекция это обнаружит, то оштрафует за неоприходование наличных в ОП.

Учтите: при передаче наличных между ОП и ГП или между двумя ОП одной организации кассовые ордера должны быть составлены и там и там, .

Комментарий к схеме 1 РКО выписывается на работника (иного уполномоченного директором организации человека), который должен доставить деньги из одного подразделения в другое (либо, в случае с ОП-3, в банк).

2 Отрывная квитанция к ПКО должна быть выдана работнику (иному уполномоченному директором организации человеку), доставившему деньги в кассу, и остается у него как подтверждение того, сколько денег и когда он внес. И например, сумма полученной ОП наличной выручки, которая затем сдана в кассу ГП, пройдет в организации по ПКО дважды: сначала в ОП, потом в ГП.

Понятно, что для тех налоговых режимов, где доход признают по дате получения денег (например, УСН), выручка будет учтена только один раз — на дату ее получения наличными в ОП. Кроме того, для передачи наличных между подразделениями руководитель организации должен, , : •утвердить порядок выдачи наличных из кассы одного подразделения и их приема в кассе другого подразделения; •оформить приказом либо доверенностью полномочия работника (иного человека), доставляющего деньги из одной кассы организации в другую.

С таким работником нужно заключить договор о полной материальной ответственности.

Внимание Внесение в кассовую книгу записей о наличных операциях без оформления на них ПКО и РКО приравнивается к неоприходованию наличных.

Из одного ОП организации в другое ОП или в ГП можно передать любую сумму наличных.

Ведь в этом случае деньги передаются внутри одной организации.

А установленное ЦБ ограничение касается только суммы наличного расчета с другими юрлицами и ИП (максимум 100 тыс.

руб. в рамках одного договора). У каждого ОП должна быть своя кассовая книга, в которую на основании ПКО и РКО записываются только те операции с наличными, которые проводятся в этом ОП, , , ; ; ; .

Все ПКО и РКО должны быть записаны в эту кассовую книгу уже в день их составления, то есть в день соответствующих приема либо выдачи наличных. Это и является оприходованием наличных. Если проверяющие обнаружат, что кассовой книги у ОП нет или что записи вносятся в нее несвоевременно, то они оштрафуют за неоприходование наличныхсм., например, ; ; ; .

Хранить кассовую книгу ОП нужно в самом ОП, чтобы можно было в любой момент предъявить ее проверяющим. Обычно они хотят получить книгу сразу же в первый день проверки либо в течение следующего рабочего дня.

Если книга будет храниться в другом подразделении и из-за этого не будет представлена инспекторам вовремя, то суд может расценить это как неведение книги в кассе ОП и как неоприходование наличныхсм., например, ; ; .

Внимание ОП должно передавать в ГП: •отрывные листы кассовой книги — если книга в ОП заполняется от руки; •распечатанные и подписанные вторые экземпляры листов — если кассовая книга заполняется на компьютере.

Периодичность, сроки и порядок передачи должен установить директор организации. При этом важно, чтобы листы за отчетный период были получены в ГП до составления бухгалтерской отчетности. Отсутствие утвержденного директором порядка передачи суд может расценить как дополнительное доказательство того, что в ОП отдельная кассовая книга не ведется.

В ГП листы кассовых книг ОП брошюруются по каждому ОП в хронологической последовательности не реже раза в год. Только в редких случаях суды признают кассовую книгу ОП, предъявленную для проверки с опозданием, например вместе с возражениями на акт, при составлении протокола о нарушении; . Да и то нередко лишь потому, что инспекция не доказала факт изготовления книги после проверки; .

Так что не стоит рассчитывать на то, что в случае проверки ОП у вас будет время заполнить и причесать кассовую книгу, — оформляйте все как следует сразу. Организации, которые налоговики штрафовали за неоприходование наличных из-за отсутствия в ОП своей кассовой книги, пытались штраф оспорить, но ничего не вышло.

Чтобы не повторять чужие ошибки, читайте статью на . Кассовая книга. По правилам вслед за кассиром кассовую книгу ОП должен подписать, сверив записи в ней с ордерами, бухгалтер либо главбух, а при их отсутствии — директор организации.

Если в «обособке» есть операции с наличными, то во избежание проблем с налоговиками ОП должно «завести себе лучшего друга» — кассира Если в ОП есть свой бухгалтер, то все понятно — это делает он.

А если нет? Тогда директор должен уполномочить на подписание кассовой книги кого-нибудь из работников ОП.

Это может быть и руководитель ОП, и сотрудник, выполняющий обязанности кассира в ОП.

В последнем случае он один будет подписывать кассовую книгу и за кассира, и за руководителя (бухгалтера).

Еще один вариант — вести кассовую книгу в электронном виде с подписанием ее электронной подписью (ЭП).

Но тогда своя ЭП должна быть не только у главбуха и директора организации, но и у кассира ОП. Кроме того, вносить исправления в подписанные ЭП листы книги запрещено (в отличие от бумажной книги, где исправления допустимы). ПКО и РКО. По правилам кассовый ордер до совершения операции с наличными должен быть составлен и подписан бухгалтером (главбухом) либо директором и передан в кассу кассиру, , .

Здесь все так же: если в ОП нет бухгалтера, то можно уполномочить оформлять ордера кого-то из работников ОП или включить это в обязанности кассира. Также, по мнению ЦБ, бухгалтер либо директор организации могут оформлять кассовые ордера в электронном виде и пересылать их кассиру при условии, что подпишут их ЭП.

А кассир просто распечатает ордер и на распечатке при выдаче либо при приеме денег поставит подпись от руки. Прочие документы. Работнику ОП, который принимает решения о расходовании денег из кассы, директор организации может передать полномочия по подписанию за себя: •письменных распоряжений на выдачу наличных, которые являются основанием для оформления РКО без подписи руководителя, либо непосредственно РКО, если у вас принято подписание его руководителем; •заявлений на выдачу денег под отчет. Также можно передать полномочия по утверждению авансовых отчетов.

Для этого директор организации должен оформить доверенность на работника либо приказ, а также указать соответствующие обязанности в его должностной инструкции.

Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти: Это максимальная сумма наличных, которая может оставаться в ОП после окончания рабочего дня. Устанавливается директором организации.

Тем ОП, которые сдают излишек своих наличных в банк, лимит рассчитывается отдельно по тем же правилам, что и лимит для организаций. Остальным ОП организация выделяет фиксированную часть своего общего лимита, рассчитанного по совокупным показателям ГП и всех таких ОП.

Приказ о лимите остатка кассы ОП должен храниться в самом ОП, чтобы его сразу можно было предъявить проверяющим. Иначе инспекция может оштрафовать за сверхлимитный остаток в ОП (размер штрафа такой же, как за неоприходование), и суд ее наверняка поддержит.

Так, приказ о лимите ОП, предъявленный в ИФНС после составления протокола об административном правонарушении, суд не принял во внимание.

Совет Если у вас малое предприятие, которое пользуется своим правом хранить наличные без лимита, передайте копию приказа об этом в каждое ваше ОП.

Бывает, что инспекция проверяет не одно ОП организации, а все сразу.

И если в каждом ОП находит одно и то же «кассовое» нарушение, то накладывает на организацию штраф столько раз, сколько у нее ОП.

Например, если у организации четыре ОП и в каждом из них не ведется своя кассовая книга, то инспекция составит четыре протокола и вынесет четыре постановления о штрафе — каждое на сумму от 40 до 50 тыс. руб. И суд это, скорее всего, поддержитсм., например, ; .

По мнению судов, здесь нет противоречия с правилом о том, что никто не может нести административную ответственность дважды за одно и то же нарушение. В этом случае есть несколько одинаковых нарушений по разным адресам, а значит, должно быть несколько штрафов; . В должностные обязанности руководителя ОП директор может включить также контроль за ведением кассовых операций и кассовой книги в ОП, за их надлежащим оформлением, за хранением связанных с кассой документов, , .

Справка Срок давности для штрафа за «кассовые» нарушения (не путать с ККТ-нарушениями) — 2 месяца, .

Для длящихся нарушений (таким суд может признать, например, неведение кассовой книги) эти 2 месяца отсчитывают от момента обнаружения нарушения (составления налоговиками акта проверки). Для остальных — от момента совершения. Тогда возникнет вопрос о том, кто — этот работник или директор организации — должен нести административную ответственность за неоприходование наличных в ОП как должностное лицо.

И был случай, когда в такой ситуации ИФНС за неоприходование в ОП наличных оштрафовала гендиректора организации, а суд штраф отменил. По мнению суда, штрафовать следовало руководителя ОП, которого директор наделил правом подписи кассовых документов ОП и назначил ответственным за ведение кассовых операций и их оформление в ОП, .

* * * По операциям платежного агента (субагента) нужно вести отдельную кассовую книгу. Поэтому если ОП принимает деньги как платежный агент и проводит еще какие-то операции с наличными, то у него должно быть две свои кассовые книги. Одна — для собственных наличных, вторая — для наличных, принятых в качестве платежного агента.

Оприходование «агентских» денег в основной кассовой книге ОП приведет к штрафу.