Бланки архивариуса делопроизводителя

Должностная инструкция архивариуса — общие положения


» Ключевые функциональные обязанности архивариуса включают следующее:

  1. следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
  2. организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
  3. принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
  4. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;
  5. контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
  6. участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
  7. принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
  8. в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
  9. подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
  10. выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
  11. осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии;
  12. подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на госхранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
  13. ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:

  1. архивы различных ведомств.
  2. архивы субъектов Федерации;
  3. на федеральные архивы;

В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем.

Именно этим и занимается архивариус.Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия.

В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.А вот что должен знать архивариус:

  1. требования законов к системе делопроизводства;
  2. правила и нормы охраны труда.
  3. порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
  4. порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
  5. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
  6. правила эксплуатации технических средств;
  7. порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
  8. порядок ведения учета и составления отчетности;
  9. основы трудового законодательства;
  10. правила внутреннего трудового распорядка;
  11. основы организации труда;
  12. структуру предприятия;

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК.

Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:

  1. Общая часть.
  2. Ответственность за нарушения.
  3. Обязанности специалиста.
  4. Его трудовые права.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

  1. Условия работы специалиста.
  2. Особенности должностных взаимоотношений.
  3. Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание!

Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации.

В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр.

Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

  1. порядок его приема на работу и увольнения;
  2. умения, которыми он должен обладать;
  3. квалификационные стандарты.
  4. порядок его временной замены;

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях.

Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр.

Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.Внимание!

Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту.

Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде.

В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам.
В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела.

После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства.

Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.В каждой компании имеется свой архив с документами, который подлежит тщательному контролю. Важнейшие материалы хранятся в архиве достаточно долго.

Для того чтобы ценная информация была систематизирована и хранилась в соответствии с инструкциями и регламентами, на предприятии работает человек, чья профессия называется архивариус.Сотрудник, работающий в архиве, должен обладать определенным набором качеств, характеризующих его как профессионала своего дела. На первый взгляд, работа может показаться несложной, но на самом деле, у архивариуса очень большой круг обязанностей.

К ним относятся:

  1. систематизация и отбор документации;
  2. контроль над состоянием документации;
  3. составление справок на документы;
  4. восстановление утраченных документов.
  5. принятие и обработка документов на хранение;
  6. хранение документов до истечения их срока;
  7. ведение делопроизводства организации;
  8. контроль над использованием архивных материалов;
  9. учет, всех поступающих в архив документов и других бумаг;
  10. размещение дел;
  11. составление и наполнение базы данных документации;
  12. передача документов в хранилище государственных органов;

К задачам архивиста относится организация хранения документации, и ее регистрация.

А также работник архива составляет описи всех документов.

Должностные обязанности включают в себя:

  1. выдача копий документов по поступающим запросам.
  2. участие в проведении экспертиз;
  3. соблюдение правил пожарной безопасности;

Должностная инструкция архивариуса в разных организациях может отличаться, все зависит от того, как руководитель компании видит деятельность этого человека.

Однако, как правило, следующие моменты повторяются в большинстве инструкций.Архивист должен знать:

  1. порядок составление актов уничтожения документации;
  2. правила пожарной безопасности.
  3. правила пользования документами;
  4. положения и инструкции, касающиеся архивного дела в организации;
  5. правила составления отчетов;
  6. правила пользования техническими средствами;
  7. порядок принятия и передачи документов на хранение;
  8. систему делопроизводства;
  9. структуру организации;
  10. нормативно-правовые акты об архивном деле;
  11. трудовое законодательство;
  12. правила составления описи;
  13. правила трудового распорядка;

Помимо обязанностей, у архивариуса имеются и права.К ним относятся:

  1. поддерживание коммуникации с сотрудниками организации по рабочим вопросам.
  2. подписание документации в пределах своих обязанностей;
  3. ознакомление с решениями руководящих лиц организации, которые касаются его деятельности;
  4. запрашивание информации, связанной с его непосредственной деятельностью;
  5. сообщение о недостатках в работе организации, выявленных в процессе выполнения своей работы;
  6. представление интересов компании;
  7. запрашивание документов, которые необходимы для выполнения его обязанностей;
  8. не выполнение работы, если имеется угроза здоровью или жизни;

За ненадлежащую работу архивариус несет ответственность, которая предусмотрена законодательством о труде в Российской Федерации. За правонарушения, совершенные в процессе работы, архивист несет ответственность, предусмотренную уголовным, административным или гражданским кодексами Российской Федерации. За нанесение материального вреда ответственность предусмотрена в трудовом и гражданском законодательстве.Ответственность может наступить за:

  1. разглашение сведений, являющихся государственной тайной;
  2. направление руководителю или заведующему архивом ложной информации;
  3. разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной;
  4. некачественное исполнение своих обязанностей;
  5. нарушение пожарной безопасности;
  6. нарушение внутреннего распорядка организации;
  7. нанесение предприятию ущерба;
  8. нарушение делового этикета;
  9. разглашение конфиденциальной информации;
  10. нарушений положений и инструкций предприятия.

Критерии оценки деятельности архивариуса включают в себя:

  1. качественное исполнение своей работы;
  2. соблюдение дисциплины на предприятии;
  3. своевременное исполнение обязанностей.

Оценивает работу архивариуса вышестоящее начальство архивного отдела.Архивист имеет отношения к технической профессии.

Работником архива может стать человек, который имеет профильное образование по специальности «архивное дело» или «делопроизводство». Специалист по архивной работе должен обладать определенными качествами:

  1. обладать усидчивостью и терпеливостью;
  2. обладать дисциплинированностью и спокойствием;
  3. быть аккуратным и сосредоточенным;
  4. быть ответственным и организованным;
  5. обладать тонкой ручной моторикой;
  6. быть внимательным и педантичным;
  7. иметь способность анализировать информацию.
  8. обладать хорошими знаниями русского языка;

И также архивист должен иметь хорошую память, обладать повышенным вниманием к деталям, уметь воспринимать большое количество информации, быть пунктуальным. Сотрудник архива должен иметь готовность делать долгое время монотонную работу.Основными, требованиями, предъявляемыми к человеку, работающему в архиве, являются:

  1. в некоторых случаях возрастной ценз.
  2. умение работать с организационной техникой;
  3. умение работать с огромным потоком информации;
  4. знание и соблюдение законодательства Российской федерации, положений и инструкций по архивному делу;
  5. опыт работы;
  6. письменная и устная грамотная речь;
  7. знание основ работы на компьютере;

Кроме того, архивист должен периодически проходить профессиональную подготовку, чтобы повышать свой уровень знаний.

Обучение на рабочем месте давно ушло в прошлое. Обучиться можно в магистратуре. Она позволит получить степень магистра в архивном деле, улучшить знания и умения работать с архивными документами.

В будущем это позволит претендовать на более высокую должность, стать заместителем или начальником архива.У архивиста не должно быть медицинских противопоказаний для работы в архиве организации. К противопоказаниям относятся:

  1. эпилептические припадки;
  2. заболевания слухового аппарата;
  3. нервные и психические заболевания;
  4. нарушение зрения;
  5. наркотическая и алкогольная зависимость;
  6. потери сознания;
  7. заболевания кожных покровов;
  8. заболевания, связанные с речью;
  9. болезни опорно-двигательного аппарата;
  10. нарушение координации движений;
  11. инфекционные болезни.
  12. судороги;
  13. аллергия на пыль;

В Российской федерации существуют архивы федерального значения, архивы субъектов Федерации и ведомственные архивы. Они могут работать в государственных учреждениях, например, в загсе.

В данном случае, его работа будет заключаться в учете рождаемости и смертности, хранении копий документов и других бумаг.

Трудиться могут сотрудники и в архиве музеев, занимаясь контролем и систематизацией экспонатов. Учебные заведения тоже не могут обойтись без архивиста, так как в них находится очень много документов учащихся и сотрудников.

В лечебных учреждениях архивариус занимается учетом и хранение медицинской документации, карточек и историй болезни.В библиотеках работники данной профессии также необходимы. На крупных заводах имеются свои архивы с документами, поэтому такой сотрудник присутствует и там.

Специалисты нужны в банках, торговых сетях, страховых компаниях.

Частные лица могут обратиться за услугами архивариусов, например, если семья хочет поддерживать в полном порядке и контроле свои семейные библиотеки, исторические записи.Документация предприятий должна храниться правильно и аккуратно, именно за этим и следит работник архива.

Он заполняет их, размещает на полках и стеллажах для более быстрого поиска. Специалист создает электронные базы данных, каталоги и заполняет реестр, тем самым упрощает работу для себя и других работников.Архивисты работают с большим объемом информации и документации, являются хранителями всех ценных бумаг.
Специалист создает электронные базы данных, каталоги и заполняет реестр, тем самым упрощает работу для себя и других работников.Архивисты работают с большим объемом информации и документации, являются хранителями всех ценных бумаг.

Они мало проводят времени на свежем воздухе, так как работа осуществляется в помещении. Основной рабочей формой является халат.

Свой профессиональный праздник работники архива отмечают 10 марта.Видео содержит интересную информацию о профессии Архивист.Список обязанностей, прав и основных функций сотрудников отражаются во многих документах. Одним из них является должностная инструкция. Как правило, она разрабатывается юрисконсультом и работником отдела кадров и утверждается начальником предприятия.Затем принимаемому на должность человеку предоставляется возможность ознакомиться с документом (факт подтверждается личной подписью) и выдается на руки при подписании трудового договора.Должностная инструкция архивариуса представляет собой внутренний локальный акт предприятия.

Положение о структурном подразделении — база для его разработки.

При составлении также используются:

  1. Трудовой Кодекс Российской Федерации.
  2. Единый квалификационный справочник должностей служащих.
  3. Общегосударственный классификатор.

Профстандарт 2020 представляет собой характеристику квалификации. Которая необходима работнику для того, чтобы он мог работать в определенной профессии.Данное понятие включает в себя требования к навыкам и умениям.также опыту работы.Популярные материалы разделаЗаявление в суд об ускорения рассмотрения уголовного делаСколько действует медицинская справка при сдачи на праваПересчитают ли пенсию работающему пенсионеру после увольненияПочему работники ржд раньше выходят на пенсиюМожно ли при жизни аннулировать дарственнуюОплата коммунальных услуг тсжНа сегодняшний день разработан профессиональный стандарт для работников архива, утвержденный Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.04.2018 №266н для «Специалиста по формированию электронного архива» — код 07.009.Определение понятия профессионального стандарта содержится в тексте Федерального закона от 03.12.2012 № 236-ФЗ.Согласно документу, это квалификационная характеристика, которая необходима работнику для исполнения определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения установленной трудовой функции. Под квалификацией работника подразумевается определенный уровень профессиональных знаний, умений, навыков и опыта.В документе содержится подробная информация об:

  1. содержании труда;
  2. знаниях специалиста;
  3. его обязанностях и т.д.
  4. особенностях профессии;

Согласно профстандарту, функции архивариуса формируют целостную, завершенную, автономную систему, а данная профессия считается единицей руководящего блока, со свойственными ей обязанностями и полномочиями.Тип деятельности — ручной, в основном требующий нахождения в помещении.

Архивист осуществляет однотипную работу, выполняет стандартные задачи по установленному образцу, соблюдая нормы, правила и инструкции.Основная задача работника — систематизирование и учет различных материалов и документов. Архивариус способен работать по специальности в архивных отделах и заведениях городского, районного или национального значения и прочих учреждениях и службах, которые занимаются архивными делами (частного или ведомственного типа).Архивариус обязан владеть:

  1. порядком приема, выдачи, хранения и использования бумаг;
  2. знаниями в области правовой документации, используемой в работе;
  3. навыками составления описей и др.

В профессиональных стандартах в разделе «Характеристика обобщенных трудовых функций» часто указано несколько вариантов наименования должностей на выбор работодателя.То есть, в случае выявленных расхождений работодателю необходимо пересмотреть штатное расписание и внести изменения в трудовой договор и трудовую книжку работника.5.

После выявления «родных» профессиональных стандартов, определения и оформления дополнительной работы, решения вопроса о переименовании должности, работодателю уже будет виден квалификационный уровень работника и соответственно квалификационные требования к данной должности.( 2 оценки, среднее 5 из 5 )Понравилась статья?

После выявления «родных» профессиональных стандартов, определения и оформления дополнительной работы, решения вопроса о переименовании должности, работодателю уже будет виден квалификационный уровень работника и соответственно квалификационные требования к данной должности.( 2 оценки, среднее 5 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями:

Должностные обязанности архивариуса

23 Октября 2020 в 12:20 на предприятии — организация хранения и обеспечение сохранности документов, попадающих в архив, т.е. ведение архивного дела. Его основной задачей является контроль за документооборотом компании.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Согласно Квалификационному справочнику должностей, утвержденному , архивариус является отдельной профессией. Архивариус — это должностное лицо, в обязанности которого входит обеспечение сохранности документов в архиве, их своевременная опись и ликвидация (после того как обязательный срок хранения истечет). Обязанности архивариуса для резюме чаще всего включают в себя:

  1. создание системы хранения документов на предприятии;
  2. контроль над ведением делопроизводства в компании и др.
  3. их отбор, упорядочивание и использование по запросам подразделений;

Полный список обязанностей архивиста приведен в должностной инструкции, с которой обязаны знакомить каждого работника.

Требования к профессии зависят от того, какая категория присвоена специалисту. Так, для работников архивов муниципальных образований установлены следующие:

  • Архивисту второй категории необходимо иметь среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и не менее года рабочего стажа по направлению профессиональной деятельности.
  • Для архивиста первой категории обязательным является наличие высшего профессионального образования по одной из следующих специальностей: «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение» или «История». При наличии дипломов по этим специальностям требования к стажу не предъявляются. Допустимо и среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение», но такой кандидат обязан иметь стаж профессиональной деятельности не менее двух лет.
  • Архивист, не имеющий категорий, вправе работать в этой должности при наличии среднего профессионального образования. Требования к наличию стажа не предъявляются.

Знание:

  1. нормативной базы РФ, которая регламентирует отношения в сфере архивного дела;
  2. содержания и состава комплекса документов, которые находятся на хранении;
  3. правил и порядка составления отчетной документации — входит в обязанности архивариуса и определяет уровень его квалификации.
  4. основ текстологии и вспомогательных исторических дисциплин;
  5. видов систем хранения и классификации бумаг, направленных в архив;
  6. условий их хранения;
  7. нормативных документов и методических материалов, которые напрямую касаются его деятельности;

Бесплатно скачайте из КонсультантПлюс . Должностная инструкция архивариуса составляется в соответствии со стандартами, описанными – , на основании профстандартов:

  1. специалистов по формированию электронных архивов .
  2. по документационному обеспечению ;

Исчерпывающую информацию о том, кто такой архивариус, ищите в этих нормативных документах.

Указанные стандарты носят рекомендательный характер, поэтому каждая компания вправе адаптировать нормативы с учетом индивидуальных особенностей предприятия. Типовая структура должностной инструкции выглядит так:

  1. общие положения;
  2. обязанности работника;
  3. ответственность, которую понесет специалист в случае недобросовестного исполнения трудовых обязанностей.
  4. его права;

Перечислим по пунктам, что входит в обязанности архивариуса и что можно добавить в его должностную инструкцию:

  1. обеспыливание и прошивка;
  2. топографирование;
  3. подготовка материалов для новостных порталов и СМИ;
  4. исполнение поступающих запросов;
  5. участие в мероприятиях по спасению и эвакуации документов в чрезвычайных ситуациях.
  6. описание печатей, подписей и других особенностей документов;
  7. отбор документов в зависимости от их состояния для страхового копирования, реставрации и восстановления;
  8. работы по созданию каталогов, баз данных и автоматизация работы архива;
  9. выдача материалов по запросу сотрудников предприятия, их обратный прием и размещение на отведенных для них местах хранения;
  10. оформительные работы;
  11. сверка текстов с оригиналами;
  12. оказание помощи сотрудникам архивов и делопроизводства организаций;
  13. прием документации на постоянное или временное хранение;
  14. контроль за соблюдением нормативов по хранению;
  15. подготовка целевой экспертизы для определения ценности материалов, находящихся на хранении;
  16. обслуживание посетителей в читальном зале архива (в случае его наличия);
  17. проведение работ по оценке наличия и состояния материалов, ранее переданных на хранение;

На время отсутствия архивариуса его функциональные обязанности, права и ответственность в полной мере переходят к другому сотруднику компании, назначенному приказом директора предприятия.

Следовательно, ответ на вопрос, может ли выполнять обязанности архивариуса заместитель директора, положительный. Замещать вправе любой специалист, обладающий достаточной квалификацией, в том числе и заместитель директора.
Сотрудник, принятый на должность архивариуса (архивиста), наделяется следующими правами:

  1. может вносить предложения по реконструкции работы архива с целью оптимизации его деятельности;
  2. информирование руководства организации о проблемных моментах в работе;
  3. право требовать поддержания условий, необходимых для качественной работы службы.
  4. правом подписи в рамках должностных обязанностей;
  5. получение сведений, необходимых для обеспечения надлежащей работы от других сотрудников предприятия;

Ответственность архивариус в соответствии с должностной инструкцией несет в следующих случаях:

  • За раскрытие внутренней информации.